Тема 4. Проходження, виконання та реєстрація документів. Систематизація документів та їх зберігання

4.1. Організаційно-розпорядча документація.

4.2. Організаційні документи: положення, статути, інструкції, правила.

4.3. Розпорядчі документи: постанови, накази, розпорядження, вказівка.

4.4. Документування діяльності колегіальних органів: складання протоколів, порядок оформлення рішень.

4.5. Поняття про формування справ у діловодстві. Їх зберігання.

4.6. Експертиза цінності документів, мета її здійснення.

4.7. Порядок передачі справ до архівного підрозділу установи.

4.1. Організаційно-розпорядча документація

Організаційно-розпорядча документація - це підсис­тема управлінської документації, що забезпечує виконування організаційної та розпорядчої функцій управління.

Крім загальних вимог до тексту службових документів необхід­но враховувати, що кожний вид документа має свої особливості в складанні та оформленні, свою схему побудови.

Державні, комунальні, приватні підприємства, громадське об'єднання, акціонерні товариства діють на основі статуту.

4.2. Організаційні документи: положення, статути, інструкції, правила

Статут — це зведення правил, які регулюють діяльність органі­зацій, установ, товариств та громадян, їхні відносини з іншим" організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфер державної або господарської діяльності.

При оформленні статуту використовуються такі реквізити: назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назв^-виду документа (10), дата документа (11), реєстраційний індекс (12), місце складання або видання (14), гриф затвердження (17) текст документа (21), запис про державну реєстрацію (32).

Статути бувають типові, що розробляють для однотипних організацій, та індивідуальні, які створюють на підставі типових і конкретизують їх.

Текст статуту, його структура і зміст розділів залежать від форм власності, організаційної форми й типу організації. Наприклад, статут відкритого акціонерного товариства може мати такі розділи:

1. Загальні положення

2. Цілі й предмет діяльності товариства

3. Юридичний статус і права товариства

4. Статутний фонд

5. Акції та цінні папери

6. Майно товариства

7. Порядок розподілу прибутку і покриття збитків

8. Формування фондів

9. Права та обов'язки акціонерів

10. Органи управління і контролю

11. Облік і звітність

12. Персонал товариства

13. Припинення діяльності товариства

14. Заключні положення.

Мета створення й діяльність організації, інші положення ста­туту не повинні суперечити чинному законодавству. Незаконні положення має бути замінено новими. Інакше кажучи, статут має постійно оновлюватися шляхом унесення змін, доповнень або шляхом видання нової редакції статуту. Усі поправки, зміни та доповнення, що вносяться до статуту, має бути затверджено повноважним органом.

Після затвердження статут підлягає обов'язковій реєстрації (перереєстрації) у відповідних державних органах, про що на титульному аркуші статуту робиться запис установленої форми.

Статути оформлюють на аркушах паперу формату А4 дру­карським способом. Усі аркуші зшивають, нумерують і скріплю­ють печаткою.

Відповідно до статуту організації розробляється її структура, визначається штатна чисельність, складається штатний розклад, видаються положення, правила та інші документи.

Положення — це правовий акт, що визначає структуру, функ­ції, компетенцію органів управління та організацій, їх структур­них підрозділів, або порядок дій органів управління та організа­цій у певних випадках (наприклад, Положення про Державний комітет архівів України, Положення про порядок розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві), або такий, що регулює сукупність ор­ганізаційних, майнових, трудових відносин з конкретного питання (наприклад, Положення про відкриття, винаходи та раціоналіза­торські пропозиції).

Це можуть бути також положення про постійно діючі комісії: екс­пертні, ревізійні, наглядові, контрольні, методичні тощо (наприклад, Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації); або положення про проведення конкурсів, оглядів тощо.

Положення бувають примірні, типові та індивідуальні.

Типові положення розробляються організаціями вищого рівня для установ і підприємств своєї системи (відомства), примір­ні — для будь-яких організацій усіх форм власності, індивіду­альні — на основі типових і примірних положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях.

Підставою для розробки положень є Статут підприємства, організації.

Якщо структура підприємства складається з різних підрозділів, то для кожного з них розробляється Положення про струк­турний підрозділ.

В оформленні положень мають бути присутні такі реквізити:

06— назва організації вищого рівня

07— назва організації

10— назва виду документа

11— дата документа

12— реєстраційний індекс документа

14 — місце складання або видання документа

17 — гриф затвердження документа

19 — заголовок до тексту документа

21 — текст документа

23— підпис

24— гриф погодження документа

25—. візи документа.

Заголовок до тексту може об'єднуватися з назвою виду доку­мента, наприклад: Положення про відділ матеріально-технічного постачання тощо.

Текст положення має містити такі розділи:

3агальні положення — визначають правовий статус підрозділу, його підпорядкованість, порядок призначення і звіль­нення з посади керівника структурного підрозділу, кваліфікаційні вимоги, що ставляться до керівника, наявність печатки і (або) штампа. У цьому розділі перелічуються правові акти та норматив­ні документи, якими мають керуватися працівники структурного підрозділу у своїй діяльності.

Завдання — зазначаються основні напрями діяльності структурного підрозділу.

Структура — схематично наводиться поділ на структурні підрозділи нищого рівня (ділянки, бюро, сектори тощо).

Функції перелічуються конкретні види виробничо-гос­подарської діяльності.

Взаємовідносини. Зв'язки — визначаються служ­бові взаємини з іншими підрозділами підприємства і сторонніми організаціями з питань виробничо-господарської діяльності.

Права — зазначаються права підрозділу, необхідні для здійснення покладених на нього функцій.

Відповідальність - установлюється відповідно до за­конодавства відповідальність керівника структурного підрозділу за невчасне і неякісне виконання покладених функцій та неви­користання наданих прав.

Положення набирає чинності з дня його затвердження (або Дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення є складним документом, тому для нього доцільно оформлювати титульний аркуш, на який виносяться такі реквізити: назва організації, гриф затвердження, дата, реєстраційний індекс, назва виду документа та об'єднаний з ним заголовок до тексту (на­приклад, Положення про управління справами), підпис розробника. Дата, гриф погодження, місце видання документа. У цьому разі немає необхідності видавати наказ про введення положення.

Положення про структурний підрозділ є одночасно посадовою інструкцією для керівника цього підрозділу.

Розробляється Положення про структурний підрозділ керів­ником цього підрозділу і ним підписується, погоджується із заступником директора за підлеглістю, заступником директора з економічних питань, заступником директора з правової роботи і затверджується керівником організації. Положення можуть візуватися начальником відділу праці та заробітної плати, юрис­консультом.

Усі положення, що розробляються в організації, реєструються в канцелярії.

Порядок оформлення, побудови, викладу, погодження і реєст­рації положень про структурні підрозділи і внесення до них змін установлюється методологічною інструкцією, що розробляється в межах діючої в організації системи менеджменту якості.

Зміни до Положення про структурний підрозділ уносяться на підставі наказу керівника організації.

Інструкція — правовий акт, створюваний з метою встанов­лення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), по­садових осіб та громадян.

Інструкції видаються для роз'яснення та визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів і міс­тять правила загального характеру, що регламентують порядок та умови здійснення діяльності в будь-якій певній галузі управ­ління. Наприклад: «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інфор­мації, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок, «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон* тощо.

Окремі групи становлять інструкції з експлуатації устаткуван­ня (механізмів, машин, пристроїв, приладів), інструкції з охорони праці, посадові інструкції.

Реквізити інструкції такі:

10 - назва виду документа

11- дата документа

12- реєстраційний індекс документа

14 — місце складання або видання документа

17 - гриф затвердження документа

19 - заголовок до тексту документа

21 - текст документа

23- підпис

24- гриф погодження документа

25- візи документа

28 — прізвище виконавця (за потреби).

Інструкція оформляється на загальному бланку організації безпосередньо керівником або розпорядчим документом. Більш переважним є введення інструкції в дію шляхом видання наказу. Це дозволяє встановлювати термін введення інструкції, передба­чати необхідні організаційні заходи, зазначати відповідальних виконавців і тим самим забезпечувати якнайшвидше введення в дію інструкції.

У разі коли інструкція затверджується розпорядчим докумен­том і є додатком до нього, вона повинна мати відмітку з поси­ланням на цей документ, його дату та номер. Відмітку роблять У верхньому правому куті першого аркуша інструкції-додатка.

Крім власне інструкцій, розрізняють інструкції примірні, типові, методологічні, посадові. Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки тощо.

Приступаючи до складання інструкції, слід з'ясувати, чи ^е примірні або типові інструкції з цього питання, і потім на їх базі розробляти потрібну інструкцію.

Інструкція є документом тривалої дії і, як правило, діє до ^Заміни її новою. Вона не містить вказівок на конкретних виконавців і не встановлює терміни виконання. Водночас інструкції Регламентують порядок виконання певних дій, процесів різними виконавцями і призначені для постійного використання. Тож ці об­ставини визначають особливості викладення тексту інструкції.

Заголовок інструкції має чітко окреслювати коло питань об'єктів та осіб, на яких поширюються її вимоги. Наприклад: «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інфор­мації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держав», «Посадова інструкція інспектора з контролю вико­нання доручень» тощо.

Оскільки інструкція містить методичні аспекти, її текст має бути надзвичайно точним і зрозумілим, викладатися в логічній послідовності закінченими розділами, які розбивають на пункти, підпункти. Рубрикація для інструкції є обов'язковою, чи будуть це тільки пункти або складніший розподіл тексту на структурні елементи (розділи. підрозділи, пункти_, підпункти) — всі вони мають бути пронумеровані.

Інструкції належать до організаційних документів і мають директивний характер, тому в тексті використовують форму­лювання зі словами: повинен, необхідно, слід, зобов'язаний, не дозволяється, забороняється, має право тощо. Відступи від дій, передбачених інструкцією, кваліфікуються як порушення дисципліни. Викладення тексту ведеться від третьої особи або в безособовій формі. Наприклад: Інспектор канцелярії відповідає за ведення журналів реєстрації працівників, що прибувають у відрядження і вибувають у відрядження, і проставляє поз­начки в посвідченнях про відрядження, або: Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні вестися відповідно до формулювань чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону тощо.

Правовий стан працівників підприємства регламентується посадовими інструкціями, які встановлюють функції, права, обов'язки та відповідальність посадових осіб. Текст посадової інструкції складається з таких розділів:

Загальні положення - встановлюються сфера діяль­ності працівника, порядок його призначення і звільнення з по­сади, яку він обіймає, підлеглість, визначаються кваліфікаційні вимоги, перелічуються основні законодавчі акти та нормативні документи, якими має керуватися фахівець у своїй роботі.

Функції - зазначаються предмет, зміст і перелік видів робіт.

Посадові обов'язки - перелічуються конкретні завдання, покладені на працівника; визначається форма його участі в процесі — забезпечує, готує, виконує, курирує, контролює, подає тощо.

Права - зазначаються права, що надаються фахівцю для виконання покладених на нього функцій та обов'язків.

Відповідальність — установлюються види відповідаль­ності за несвоєчасне і неякісне виконання працівником посадових обов'язків та невикористання наданих йому прав.

Взаємовідносини. Зв'язки за посадою — ре­гулюються трудові відносини між посадовими особами (зазна­чаються терміни отримання і надання інформації, визначається коло службових зв'язків).

Посадова інструкція розробляється керівником структурного підрозділу або фахівцем з праці, підписується керівником струк­турного підрозділу або фахівцем, що підготував її, погоджується з начальником відділу праці та заробітної плати, заступником директора за підлеглістю, юрисконсультом, затверджується керів­ником організації та доводиться до працівника під розпис.

Зміни до посадової інструкції вносяться наказом керівника організації. У певних випадках посадову інструкцію має бути замінено, наприклад при зміні назви організації або структурного підрозділу, зміні назви посади.

Посадові інструкції зберігаються протягом трьох років після заміни їх на нові інструкції.

Порядок оформлення, побудови, викладу посадових інструкцій та внесення до них змін установлюється методологічною інструк­цією, що розробляється в межах діючої в організації системи менеджменту якості.

Правила - це службові документи, у яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, пове­дінки юридичних та фізичних осіб.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною. Реквізити:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (короткий виклад призначення правил).

4. Дата.

5. Номер.

6. Текст (може складатися із пунктів).

7. Підпис особи, відповідальної за складання правил.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, і тому їх можна віднести до правових документів.