Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
PANASYUK_K_A_organizatsiya_roboti_ofisu_ta_di.doc
Скачиваний:
194
Добавлен:
21.02.2016
Размер:
1.51 Mб
Скачать

3.7. Правила засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставляння печатки.

Документи підписуються посадовими особами згідно з їх компе­тенцією, визначеною документами, що встановлюють це право.

Підпис (23) складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ оформлено не на бланку, і ско­роченої — на документі, оформленому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) та прізвища. Розшифровка підпису в дужки не береться.

Приклади Директор Державної установи

«Науково-дослідний інститут

соціально-трудових відносин» Підпис Ініціали, прізвище

або

Директор Підпис Ініціали, прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, то їхні підписи роз­ташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад Директор Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають поса­ди однакового рівня, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Приклад Заступник Міністра Заступник Міністра

фінансів України юстиції України

Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіаль­ного органу і секретар.

Приклад Голова правління Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар правління Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в до­кументі, документ підписує особа, яка виконує його обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду особи, яка підписала, затвердила чи погодила документ, її ініціали та прізвище (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконуючий обов'язки» («В. о.»), «За­ступник» («Заст.»).

Підписувати документ з прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено

Реквізит «Підпис» розташовують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків на відстані 2 — 3 міжрядкових інтервалів від тексту, при цьому відступ від лівого краю берега не роблять. Розшифровку підпису друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Приклад Директор ЗАТ «Супутник-Донецьк» С.А.Александров

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Проте печатка ставиться не на всіх документах. Перелік документів, на які ставлять відбиток печат­ки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його наводять в інструкції з діловодства організації. Так, на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи має бути завірено печаткою організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, і дати затвер­дження.

Приклад ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор інституту

Підпис Ініціали, прізвище

15.09.2010

При затвердженні документа керівником вищої або сторонньої організації до назви посади включають назву організації.

Приклад ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

11.03.2008

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, нака­зом протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок і двокрапки), назви документа у на­зивному відмінку, дати і номера затверджувального документа.

Приклад ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

15.06.2001 № 34

або

ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол загальних зборів

акціонерів TOB «Вега»

15.04.2008 № З

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Примірний перелік документів, які підлягають затвердженню: акти, листи погодження, висновки і відгуки, довідки, доручення, договори, завдання, заяви, заявки, зразки відбитків печаток та підписів, посвідчення про відрядження, кошториси витрат, листи гарантійні, подання і клопотання, протоколи, реєстри, специфікації, статут підприємства, титульні списки, штатні розклади.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.