7.2. Автоматизовані програми із ведення бухгалтерії

Починаючи з кінця 90-х pp.XXст., вУкраїні набуло поши­рення використання спеціальних комп'ютерних програм для авто­матизації ведення бухгалтерського обліку на підприємствах різ­них форм власності.

На ринку програмних продуктів є багато спеціальних бухгал­терських програм, які значно спрощують ведення бухгалтерсько­го обліку: "1С:Бухгалтерія", "Парус", "Дебет +","Фінанси без проблем", "Турбобухгалтер" та інші.

Для того, щоб вивчити будь-яку з цих програм, аудитору необ­хідно вивчити логіку функціонування програми, тобто логіку вза­ємозв'язків між її компонентами. Перш за все, аудитор повинен перевірити, чи програма, яка використовується підприємством, ^є ліцензованою, інстальованою та апробованою фірмою-розроб-ником або спеціальною уповноваженою фірмою. В іншому випад­ку аудитор повинен запобігти подальшому використанню цієї про­грами підприємством.

Досі з-поміж усіх програм найпопулярнішою та найпошире­нішою є "1С:Бухгалтерія", розроблена московською фірмою "1С".Програма є повністю пристосованою для ведення бухгалтерського обліку в Україні і дає змогу фіксувати в обліку всі фінансово-°сподарські операції, які проводяться на підприємстві.

Програма "1С:Бухгалтерія" дає можливість видрукувати всі не­бідні для бухгалтерії документи. Виняток становлять лише бланки

^в°рої звітності, подорожні листи та деякі інші форми документів,

томатизований облік яких з тих чи інших причин неможливий.

100 Тема 7

Проводячи аудиторську перевірку на підприємствах, де вико­ристовується програма "1С:Бухгалтерія", аудитор, в основному, звертатиме увагу на таке:

• правильність введення початкових залишків;

• правильність введення даних у комп'ютер;

• відповідність між окремими документами;

• правильність формування звітів;

• наявність паперових аналогів до електронних документів;

• деякі інші аспекти роботи бухгалтерії.

Аудитору особливу увагу потрібно приділити правильному вве­денню в комп'ютер початкових залишків. У день встановлення і початку роботи програми бухгалтер зобов'язаний внести залиш­ки з кожного рахунку в комп'ютер для ефективного подальшого ведення обліку.

Якщо з певних причин у введенні початкових залишків було допущено помилку, то і подальше ведення обліку з такого рахунку буде хибним. Тому аудитор повинен самостійно встановити за­лишки із кожного рахунку на день встановлення програми "1С:Бухгалтерія" і звірити ці залишки із залишками, які були внесені в комп'ютер. У разі виявлення помилки необхідно повідомити про* неї бухгалтеру, а у випадках підозри зловживання бухгалтером —керівникові підприємства.

Найбільшу увагу аудитор звертає на правильність введення початкових даних у комп'ютер, тобто заповнення електронних первинних документів і їх роздрук. Для перевірки наявності всіх первинних документів аудитор використовує меню "Журнали", в якому в окремих розділах знаходяться всі первинні документи. Наприклад, у розділі "Банк" знаходяться всі банківські виписки та платіжні доручення; в розділі "Каса" — всі прибуткові та ви­даткові касові ордери.

Аудитор повинен сформувати вибірку документів, які він буде перевіряти. Перевірити, чи хоча б переглянути всі документи практично неможливо, оскільки це зайняло б багато часу. Тому аудитор вибирає документи для перевірки вибірково.

Щоб отримати на екрані перелік усіх документів, які повинні бути проведені в обліку, аудитору потрібно натиснути на пункт "Повний журнал" меню "Журнали", або на відповідну позначку на панелі інструментів. У "Повному журналі" розміщені всі доку-

Організація аудиту в комп ютерному середовищі

101

менти, проведені бухгалтерією, у порядку зростання дати. Якщо аудитору потрібно отримати перелік документів з певного під­приємства, то він натискає клавішу "Відбір за замовленнями". Перед ним на екрані з'явиться діалогове вікно із двома полями. У лівому полі потрібно вибрати пункт "Контрагент", а в право­му —назву підприємства із переліку "Контрагенти" і натиснути клавішу "ОК". Після цього на екрані з'явиться рух документів із вибраного контрагенту. Аудитор може вибрати довільну дату і перевірити, чи є всі необхідні документи з обліку операцій, які проводилися з вибраним контрагентом цього дня.

Отримавши перед собою перелік документів, для детального їх перегляду аудитору потрібно вибрати документ і клацнути по ньо­му два рази мишкою. На екрані з'явиться вибраний документ у його первинному вигляді. Аудитор детально перевіряє всі рек­візити документа на правильність їх заповнення. Для отримання первинного документа у паперовому вигляді потрібно натиснути клавішу "Друк", і документ з'явиться на екрані у такому вигляді, як і на папері.

Аудитор також повинен простежити, чи всі документи, які є в комп'ютері в електронному вигляді, роздруковані і підшиті в паперовому вигляді. Електронний облік без паперового аналогу в Україні поки що недозволений, томупотрібно за цим стежити. Досить частими є випадки, коли певні документи в комп'ютері проведені, а паперових їх аналогів немає. А це є грубим пору­шенням.

Також аудиторові слід стежити за відповідністю окремих доку­ментів встановленим формам. Дуже часто в нас міняються блан­ки для заповнення тих чи інших документів. Тому аудитор по­винен простежити за тим, щоб зразки документів, які пропонує програма, були такими ж, як і затверджені відповідними орга­нами. Особливо це стосується бланків податкової звітності, які Дуже часто змінюються.

У разі виявлення невідповідності між бланками, які пропонує програма, і бланками, які є дійсними на час проведення перевір­ки, аудитор повинен негайно повідомити про це бухгалтера, а останній —вжити всіх заходів щодо їх заміни. Для того, щоб за­мінити чи удосконалити бланки звітності в програмі, підприєм­ство утримує в штаті кваліфікованого програміста із знанням про­грами "1С:Бухгалтерія". У разі відсутності такого, підприємство повинно звернутися за допомогою до фірми, яка встановлювала

102