Вопрос 2. Оценка системы внутреннего контроля кредиторской задолженности

Оценка системы внутреннего контроля кредиторской задолженности производится на стадии планирования аудиторских процедур и уточняется

при их проведении. В случае уточнения оценки корректируются также характер, временные рамки и объем аудиторских процедур по существу в отношении кредиторской задолженности организации.

Для оценки системы внутреннего контроля аудитор должен получить информацию о последовательности и характере операций с кредиторами организации, применяемых процедурах контроля кредиторской задолжен­ности и оценить эффективность этих процедур. При этом он должен полу­чить ответы на следующие вопросы.

1. Каким образом формируются и документируются заказы на поставку материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг)?

Установленный порядок формирования и документирования заказов на поставку материальных ценностей (работ, услуг) является важной ча­стью системы внутреннего контроля и предпосылкой его эффективного функционирования. В организации должен быть определен круг лиц, имеющих право формировать заказы (требования) на поставку материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг), и лиц, санкционирующих закупки. Как правило, заказы (требования) на приобретение материаль­ных ценностей (выполнение работ, оказание услуг) формируются в производственных подразделениях организации исходя из их потребностей в материальных ресурсах и санкционируются (утверждаются) руководством соответствующего производственного подразделения. В отношении круп­ных заказов может потребоваться одобрение со стороны высшего руководства организации, совета директоров или иного аналогичного органа управления.

Аудитору необходимо изучить процедуры формирования и документального оформления заказов на закупки, выборочно проверить нескольку заказов (требований) и убедиться в том, что заказы формируются и санкционируются уполномоченными на то лицами.

Если в организации не составляется план закупок и не определен круг лиц, ответственных за своевременное составление заказов и за их обоснованность, заказы (требования) не санкционируются или санкционируют: не уполномоченными на то лицами, это свидетельствует о недостаточной эффективности системы внутреннего контроля закупок.

2. Контролируются ли цены и условия оплаты приобретаемых ценностей (выполняемых работ, оказываемых услуг)? Санкционируются ли договоры на их приобретение? Производится ли сверка условий договоров с соответствующими заказами производственных служб на поставки?

Для эффективного функционирования системы внутреннего контроля кредиторской задолженности предпочтительно, чтобы обязанности по формированию заказов на приобретение материальных ценностей и под­готовке и санкционированию договоров на их приобретение были разделены.

Выполнение обязанностей по формированию заказов и оформлению договоров с поставщиками одними и теми же лицами снижает эффектив­ность контроля кредиторской задолженности и может являться предпосыл­кой для злоупотреблений (например, приобретение материальных ценно­стей по завышенным ценам, возникновение фиктивной кредиторской задолженности, когда реальные поставки не осуществляются или осуще­ствляются в меньших объемах, приобретение ценностей для целей, не свя­занных с реальными потребностями организации).

В случае заключения договоров с поставщиками юридические и финан­совые службы организации должны контролировать условия оплаты и цены на поставляемые ресурсы, а также проводить сверку данных договоров с данными соответствующих заказов на поставку со стороны производ­ственных служб.

Для оценки внутреннего контроля кредиторской задолженности ауди­тору необходимо выяснить, кто уполномочен санкционировать договоры с поставщиками организации. Такую информацию можно получить путем опроса соответствующих должностных лиц, просмотра внутренних рас­порядительных документов организации и т.п. Получив необходимую информацию, аудитор должен выбрать достаточное количество договоров с поставщиками и убедиться в том, что они санкционированы уполномо­ченными на то лицами.

3. Осуществляется ли регистрация полученных счетов поставщиков? Сверяются ли данные полученных счетов с соответствующими данными договоров, первичных документов на приемку полученных ценностей? Насколько своевременно и полно отражается в бухгалтерском учете кре­диторская задолженность перед поставщиками организации?

Все полученные организацией счета поставщиков должны быть над­лежащим образом зарегистрированы, а их данные сверены с данными до­говоров поставки и первичными документами, подтверждающими поступле­ние соответствующих ценностей. Аудитору необходимо выбрать случайным образом несколько счетов поставщиков и убедиться, что все они зареги­стрированы в соответствующем регистре (книге, ведомости). Затем ему надо провести сверку данных выбранных счетов, договоров поставки и пер­вичных документов (накладных, актов приемки-передачи), подтверждающих фактическую приемку соответствующих материальных ценностей, на пред­мет соответствия цен, спецификаций, количества полученных ценностей и других условий поставки. После этого следует проверить, соответству­ют ли записи на счетах бухгалтерского учета кредиторской задолженности Данным счетов поставщиков.

Если счета поставщиков не регистрируются, их данные не сверяются с договорами и первичными документами на приемку поступивших ценностей несвоевременно или неполностью отражаются в бухгалтерском учете организации, это свидетельствует о недостатках системы внутрен­него контроля и может привести к искажениям в бухгалтерском учете и отчетности организации. В этом случае аудитор должен расширить объем аудиторских процедур по существу в отношении кредиторской задолженности.

4. Проводится ли инвентаризация кредиторской задолженности? Производятся ли выверки расчетов с поставщиками организации? Отражаются ли их результаты в бухгалтерском учете организации своевременно и полностью?

Проведение периодических инвентаризаций и выверки расчетов с по­ставщиками организации - важный элемент системы внутреннего конт­роля. Аудитор должен получить от клиента акты инвентаризации расчетов с поставщиками, акты сверки расчетов с ними, убедиться в том, что они оформлены должным образом и их результаты отражены в бухгалтерском учете организации.

Если в организации не проводятся инвентаризация и выверка расче­тов, это говорит о недостаточной эффективности системы внутреннего контроля, а следовательно, о необходимости увеличения объема аудитор­ских процедур по существу в отношении кредиторской задолженности.

Аудитор также должен получить ответы на другие вопросы, необхо­димые, по его мнению, для оценки системы внутреннего контроля кре­диторской задолженности и планирования характера, временных рамок и объема аудиторских процедур.