Вопрос 2. Планирование аудита мпз

Приступая к планированию аудиторской проверки необходимо собрать следующую информацию:

Запасы сырья и материалов

основные виды производственных запасов, наличие нормативов запасов;

методы оценки производственных запасов;

документооборот по движению сырья и материалов начиная со склада до списания на производство;

процедуры текущего контроля за наличием производственных запасов и правильностью их списания на производство;

особенности в движении сырья и материалов за отчетный период.

Товары

методы оценки товаров;

основные источники поступления товаров;

основные виды/номенклатура товаров;

документооборот по движению товаров начиная со склада до момента реализации;

процедуры текущего контроля за наличием товаров и возможностью их реализации;

особенности в движении товаров за отчетный период.

Готовая продукция

структурные подразделения/отделы, осуществляющие выпуск готовой продукции, выполнение работ и оказание услуг;

документооборот по выпуску готовой продукции (работ, услуг);

процедуры текущего контроля за правильностью отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с выпуском готовой продукции (работ, услуг).

Незавершенное производство

состав незавершенного производства и наличие нормативов запасов незавершенного производства;

метод оценки незавершенного производства;

процедуры текущего контроля за величиной незавершенного производства;

особенности незавершенного производства за отчетный период.

Вопрос 3. Оценка системы внутреннего контроля материально-производственных запасов

Систему внутреннего контроля МПЗ аудитор оценивает на этапе планирования, чтобы разработать эффективный подход к аудиту этих ценностей. В ходе аудита предварительная (планируемая) оценка системы внутреннего контроля МПЗ подтверждается аудитором или корректируется.

Система внутреннего контроля МПЗ должна охватывать все виды запасов (сырье и материалы, готовую продукцию и товары) и все виды операций с ними (оприходование приобретенных сырья, материалов, товаров для перепродажи, отпуск МПЗ в производство, оприходование готовой продукции, отгрузку товаров и готовой продукции покупателям и т.д.).

Оценивая систему внутреннего контроля МПЗ, аудитор должен получить ответы на следующие вопросы.

1. Существуют ли в организации должным образом оборудованные места хранения запасов: склады, кладовые, специально приспособленные площадки и т.п.? Размещены ли запасы в местах хранения таким образом, чтобы обеспечивалась возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия? Хранятся ли МПЗ, принадлежащие организации, обособленно от запасов, принадлежащих сторонним организациям и принятых на ответственное хранение (товаров, принятых на комиссию, материалов, предназначенных для переработки, готовой продукции и товаров, приобретенных покупателями, но не вывезенных со склада и т.д.)? Оснащены ли места хранения материалов необходимыми измерительными приборами (весами, мерной тарой и т.д.)?

Прежде всего, аудитор должен убедиться в том, что в организации созданы необходимые условия для хранения МПЗ, так как их порча может привести к значительному снижению стоимости активов организации.

Правильное размещение материалов, оснащение складов и других мест хранения МПЗ измерительными приборами являются необходимой предпосылкой для количественного учета МПЗ. Отсутствие необходимых измерительных приборов, бессистемное размещение материальных ценностей на складах свидетельствуют о недостатках внутреннего контроля, создают предпосылки для искажения данных бухгалтерского учета и отчетности о количестве и стоимости МПЗ.

Хранение МПЗ, принадлежащих организации, вместе с запасами, принадлежащими сторонним организациям, ослабляет систему внутреннего контроля и может привести к искажению показателей МПЗ и себестоимости проданной продукции в финансовой отчетности организации. Например, на предприятиях нефтепереработки, где сырье, принадлежащее организации, и сырье, принятое ею на ответственное хранение для дальнейшей переработки в качестве давальческого сырья, хранятся вместе (например, ввиду отсутствия дополнительных емкостей для хранения сырья), возможны случаи завышения себестоимости продукции собственного производства вследствие включения в расходы на производство стоимости сырья не принадлежащего организации. В подобных случаях аудитору при проверке МПЗ и расходов на производство продукции следует расширить объем аудиторских процедур по существу.

2. Определен ли в организации круг лиц, ответственных за сохранность, приемку и отпуск МПЗ, своевременное оформление этих операций в карточках (книгах) складского учета, а также лиц, имеющих право подписывать документы на приемку и отпуск запасов, их вывоз за пределы организации?

Аудитор должен удостовериться в том, что в организации определены материально ответственные лица и что с этими лицами заключены договоры о материальной ответственности. Наличие в организации утвержденного перечня должностных лиц, имеющих право подписывать документы на приемку и отпуск МПЗ, их вывоз за пределы организации, свидетельствует о существовании системы внутреннего контроля этих материальных ценностей.

Аудитору нужно обратить внимание на должное разделение полномочий при осуществлении операций с МПЗ. Например, ситуация, когда лицо, ответственное за непосредственный отпуск готовой продукции и товаров, одновременно санкционирует их вывоз за пределы организации, недопустима, поскольку это может привести к несанкционированной отгрузке запасов, которая не будет отражена (либо будет отражена несвоевременно или неполностью) в финансовой отчетности организации.

Путем выборочной проверки документов на приемку, отпуск и вывоз МПЗ аудитору следует убедиться в том, что к исполнению принимаются только документы, оформленные должным образом и подписанные уполномоченными лицами. Невыполнение этих требований свидетельствует о недостатках системы контроля. В этом случае надлежит рассмотреть вопрос о расширении объема аудиторских процедур по существу в отношении МПЗ.

3. Установлен ли в организации порядок нормирования МПЗ? Соблюдаются ли нормы отпуска материалов в производство и нормы запасов, необходимых для бесперебойной работы производства? Выявляются ли отклонения от норм, анализируются ли их причины, принимаются ли меры для ликвидации отклонений?

Введение в организации порядка нормирования МПЗ расценивается как сильная сторона системы внутреннего контроля. Аудитор может выборочно проверить соблюдение норм отпуска МПЗ путем анализа соответствующих документов на отпуск. Проверка остатков по счетам МПЗ на конец отчетного периода позволяет сделать выводы относительно соблюдения установленных норм запасов, необходимых для бесперебойной работы организации.

Наличие сверхнормативных запасов сырья и материалов может быть следствием слабого внутреннего контроля, излишнего отвлечения средств организации на закупки запасов, в которых нет необходимости. Выявив существенные сверхнормативные запасы сырья и материалов, аудитор должен проанализировать данные об объемах производства и выяснить, не было ли такого сокращения производства, которое способно повлиять на возможность организации продолжать деятельность в обозримом будущем, т.е. соблюдается ли принцип допущения непрерывности деятельности организации.

В случае выявления на складах организации сверхнормативных запасов готовой продукции, существенно превышающих обычные, аудитору необходимо проанализировать динамику продаж продукции организации за отчетный период и установить, связаны ли избыточные запасы готовой продукции с сокращением объема ее продаж и, если да, не повлияет ли это на соблюдение допущения непрерывности деятельности организации.

4. Отражаются ли операции с МПЗ в регистрах бухгалтерского учета своевременно и полностью? Проводится ли периодическая сверка данных синтетического учета МПЗ с данными карточек (книг) складского учета?

Аудитору необходимо ознакомиться с системой документооборота, процедурами передачи информации из складских подразделений в бухгалтерию и процедурами ее обработки.

Несвоевременность и нерегулярность передачи информации, ее обработки, сверки данных складского учета с данными регистров бухгалтерского учета и показателями отчетности свидетельствуют о недостатках системы внутреннего контроля и могут привести к искажениям данных бухгалтерского учета и отчетности организации.

5. Проводится ли инвентаризация МПЗ? С какой периодичностью? Установлен ли порядок проведения инвентаризации и соблюдается ли он? Оформляются ли инвентаризационные описи должным образом? Анализируются ли результаты инвентаризации и отражаются ли они своевременно в бухгалтерском учете и отчетности?

Инвентаризация МПЗ — важная процедура контроля за их сохранностью и достоверностью учета. Аудитору необходимо убедиться в том, что в организации установлены порядок и сроки проведения инвентаризации, утвержден состав инвентаризационной комиссии.

Как правило, аудитор наблюдает за инвентаризацией МПЗ в проверяемой организации. Отсутствие аудитора при инвентаризации (это может произойти при первой аудиторской проверке организации) в большинстве случаев является основанием для внесения оговорки в аудиторское заключение ввиду невозможности аудитора убедиться в фактическом наличии МПЗ и отсутствии у него одного из самых надежных доказательств реальности показателя остатка этих материальных ценностей, отраженного в отчетности проверяемой организации на начало отчетного периода.

Аудитору следует убедиться в том, что организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность подсчета количества МПЗ, а именно:

— при инвентаризации используются исправные контрольно-измерительные приборы;

— склады и помещения, где хранятся запасы, опечатываются на время отсутствия членов инвентаризационной комиссии;

— приемка и отпуск материальных ценностей во время инвентаризации осуществляются в присутствии членов инвентаризационной комиссии и отражаются в соответствующих документах;

— все имеющиеся в наличии материальные ценности внесены в инвентаризационные описи и, наоборот, все внесенные в инвентаризационные описи ценности имеются в наличии и т.д.

Инвентаризация должна проводиться в отношении материальных ценностей, хранящихся на всех складах организации, включая территориально обособленные подразделения.

Наблюдая за проведением инвентаризации, аудитор должен убедиться, что материальные ценности, принятые организацией на ответственное хранение (товары, принятые на комиссию, материалы, принятые в переработку, готовая продукция или товары, приобретенные покупателями, но не отгруженные им, и т.п.), вносятся в отдельные инвентаризационные описи.

При инвентаризации аудитор может выбрать для проверки отдельные статьи МПЗ, самостоятельно провести их подсчет и убедиться в том, что данные подсчета правильно отражены в инвентаризационных описях. Далее, в ходе аудиторских процедур по существу, аудитор следит за тем, чтобы подсчитанные МПЗ были правильно отражены в бухгалтерском учете и отчетности организации. Необходимо провести и обратную процедуру: выбрать по регистрам бухгалтерского учета определенное количество статей материальных ценностей и при инвентаризации путем подсчета удостовериться в том, что они действительно существуют.

Кроме того, аудитор должен обращать внимание на физическое состояние МПЗ организации: испорченные, утратившие свои потребительные свойства материальные ценности должны отражаться в отчетности с учетом резерва под снижение их стоимости или списываться с баланса организации в связи с невозможностью их использования.

После окончания инвентаризации аудитор должен убедиться в том, что результаты инвентаризации правильно отражены в бухгалтерском учете, причины выявленных недостач и излишков проанализированы руководством организации и к виновным лицам приняты соответствующие меры.

Присутствие аудитора при инвентаризации материально-производственных запасов может рассматриваться не только как тестирование средств контроля, но и как аудиторская процедура по существу, направленная на проверку предпосылки существования.

6. Как организован контроль за закупками МПЗ? Правильно ли распределены обязанности по заключению договоров на приобретение материальных ценностей, получению счетов от поставщиков и их оплате, бухгалтерскому учету и приемке приобретенных ценностей?

Аудитор должен удостовериться, что в организации функционирует система внутреннего контроля закупок МПЗ: от составления плана закупок до оплаты счетов кредиторов за приобретенные материальные ценности. Для эффективной работы системы внутреннего контроля полномочия по заключению договоров, оприходованию поступивших материальных ценностей, оплате полученных счетов и отражению произошедших операций в бухгалтерском учете должны быть разделены. Это необходимо для предотвращения случаев получения и оплаты завышенных или фиктивных счетов поставщиков, а также внесения в регистры бухгалтерского учета записей о приемке МПЗ, не соответствующих их фактическому количеству и стоимости.

Путем выборочной проверки первичных бухгалтерских документов аудитор должен убедиться в том, что поступившие в организацию материальные ценности регистрируются в карточках (книгах) складского учета, данные об их оприходовании сопоставляются с товарно-транспортными накладными и счетами-фактурами, которые, в свою очередь, должны сопоставляться с условиями заключенных договоров.

Аудитор должен также удостовериться в том, что все договоры на поставку заключены в соответствии с принятым в организации порядком и завизированы и подписаны уполномоченными лицами.

Если организация закупает крупные партии или дорогостоящие МПЗ отбирая поставщика по конкурсу, значит в ней действует эффективная система контроля закупок. В этом случае посредством выборочной проверки документов следует убедиться в том, что условия конкурсных торгов соблюдаются и контракты на поставку заключаются именно с победителями торгов.

Система документооборота по закупкам должна обеспечивать своевременную передачу в бухгалтерию первичных документов (накладных и счетов-фактур) для отражения в регистрах бухгалтерского учета. Аудитору необходимо изучить систему документооборота, чтобы выяснить, обеспечивает ли она полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению МПЗ.

Аудитор также должен получить ответы на другие вопросы, необходимые, по его мнению, для оценки системы внутреннего контроля МПЗ и планирования характера и объема аудиторских процедур.