53.Проектный подход к постановке управления портфелем проектов в компании. Организация функционирования портфельного совета. Функции портфельного менеджера.

Внедрение PPM как проект

• Устав проекта

• План проекта

• Матрица ответственности

• Разработка PPM процессов

• Выбор средств поддержки

• Проведение тренингов

• Аудит внедрения

• Создание пилотного портфеля

Стадии проекта

1. Определение требований к процессам портфельного управления

• Создание специальной комиссии, обеспечение спонсорства (наличие спонсора, группы спонсоров)

• Обеспечение солидарности в понимании задач комиссии и результатов ее деятельности

• Запуск деятельности комиссии и обсуждения посредством семинара с приглашением пользователей и высших менеджеров

• Литературный обзор

• Опыт других фирм

• Аудит текущей практики

• Определение системных требований (наш портфель должен:…)

• Определение метрик отбора проектов

• Разработка детального рабочего плана

• Поддержка плана ключевыми спонсорами и пользователями

2. Проектирование процессов портфельного управления

• Определение того, как будут работать процессы портфельного управления (принципы распределения ресурсов по направлениям, стадии-ворота, обзор портфеля и др.)

• Выбор доминирующего подхода (SGP или обзор)

• Распределение ресурсов

• Ключевые метрики портфеля

• Определение потребности в информационных технологиях

3. Опытная установка и корректировка

Установка программного обеспечения

• Сбор данных о проектах

• Обзор текущего портфеля

• Опытный прогон SGP, обзора проектов, программного обеспечения

• Разработка плана внедрения

• Презентация спонсорам

4. Внедрение и улучшение

• Поиск, выбор и назначение менеджера портфельного процесса (portfolio process manager, portfolio manager, gate meister )

• Вовлечение высших менеджеров в PMP на практике

• Разработка дружественной пользователям документации

• Внутренний маркетинг

• Тренинги

• Совершенствование

Группа (совет) управления портфелем проектов

• Может быть создана при наличии 15-20 одновременно выполняемых проектов и численности работающих от 200 чел.

• Может создаваться в разрезе отдельных бизнес направлений

• Организует совещания 1-2 раза в месяц по 3-4 часа, в ряде случае не имеет постоянного штата

• Формируется из руководителей, принимающих стратегические решения и ведущих экспертов

• Тесно взаимодействует с офисом управления проектами

Функции портфельного менеджера – по процессам управления портфелем (различаются от уровня зрелости компании). Приведем пример для низкого уровня зрелости.

Идентификация

• Разработка ключевых дескрипторов

• Поддержка листа существующих проектов

• Поддержка листа предлагаемых проектов

• Поддержка листа отклоненных проектов

Категоризация

• Предложение критериев категоризации

• Контроль за правильностью отнесения проектов к категориям

• Создание форм таблиц, графиков и др.

Оценка

Определение индикаторов оценки

• Сбор информации для процесса оценки

• подготовка документации для портфельного совета

• Поддержка листа оцененных проектов

Селекция

• организация селекции проектов

• Поддержание листа оцененных и отобранных проектов

Приоритезация

• проверка соответствия классификации установленным критериям

• Поддержка листа приоритезированных проектов

Балансировка

обзор портфельной системы для проведения балансировки

Авторизация

• определение бюджетных требований для каждого компонента

• Определение ресурсных требований для каждого компонента

Отчетность и обзор

• создание основ портфельной информационной системы

• Подготовка плана коммуникаций портфеля

• Формирование индикаторов результатов портфеля

• Обеспечение регулярной разработки отчетности

• Подготовка обзоров для портфельного совета

Стратегические измерения

• сбор информации об изменении целей организации

• Осознание того, что портфельное управление есть серьезное изменение организационной культуры организации