49. Методика проведения аудита персонала в организации

Методические основы проведения аудита персонала в организации. Основные показатели аудита персонала в организации. Методика проведения аудита персонала. Стандарты аудита персонала. Основные источники информации, используемые при проведении аудита в социально-трудовой сфере: законы и инструкции; трудовые показатели; анкетирование и интервьюирование работников. Задачи и основные направления анализа трудовых показателей при проведении аудита персонала. Совершенствование системы управления персоналом организации на основе аудита персонала. Оценка эффективности аудита персонала. Направления аудита персонала. Аудит работы служб управления персоналом.

Аудит персонала – система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, позволяющая выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникновения социальных проблем (рисков) и возможные пути их решения или снижение их негативного воздействия.

Объект аудита персонала – трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы УП в организации.

Главная цель данного аудита – оценка эффективности и производительности деятельности персонала, как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

Сущность аудита персонала - оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; диагностика причин возникновения проблем по вине персонала, а также оценка их важности и возможности разрешения; формулирование конкретных рекомендаций для руководства и службы управления персоналом по их устранению.

Предметом аудита персонала являются практически все составляющие процесса управления персоналом.

Основные принципы аудиторской проверки персонала (внешний аудит, независимые от руководства предприятия):

· Профессионализм;

· Независимость;

· Достоверность;

· Честность;

· Объективность;

· Сопоставимость с международным правом [3].

Основные направления аудита персонала:

а) Оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных характеристик персонала (достаточное ли количество работников для нормального функционирования и развития организации; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией. Для этого оценивается фактический состав рабочих, особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.

б) Диагностика кадровых процессов и процедур УП, оценка их эффективности.

Аудит позволяет получить следующие данные:

1) соответствие требованиям вакансии;

2) готовность сотрудника к повышению в должности;

3) профессиональные характеристики сотрудников

4) выявление сильных и слабых сторон;

5) определение потребности сотрудников в тренингах и обучении;

6) разработка рекомендаций по эффективному управлению персоналом;

7) формулирование должностных обязанностей и требований;

8) оценка интеллектуального потенциала персонала;

Показатели аудита персонала:

Определить кадровый потенциал одним показателем невозможно. Поэтому применяется система показателей, отражающая различные стороны трудового потенциала организации. К ним можно отнести следующие показатели:

• анализ списочного состава работников по социально-демографическим характеристикам;

• анализ структуры кадрового состава по психологическим характеристикам;

• оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса;

• оценку соответствия образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности;

• анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей;

• проверку и анализ данных об использовании рабочего времени;

• оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики причин движения работников, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда;

• определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

• исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.);

• сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, мест общественного питания);

• диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению.

Сложность объекта аудита персонала предполагает использование многообразных методов проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

1) Организационно- аналитические методы – проверка документов и отчетности. Анализ трудовых показателей о результативности деятельности организации и ее персонала (показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества и производительности труда, оплаты труда). Источники информации: баланс трудовых ресурсов, описание работы и специфики, должностные инструкции, данные об издержках найма, увольнения, обучения и переподготовки кадров, анкеты и тесты кандидатов, уровень профессионального травматизма и общей заболеваемости;

2) Социально-психологические методы - проведение социологических опросов, анкетирование, индивидуальные и коллективные беседы, интервьюирования рабочих различного уровня. Данные методы используются для оценки удовлетворения трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждения;

3) Экономические методы – через сравнение экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями оценить: конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом , эффективность самого аудита персонала.

Этапы аудиторской проверки персонала:

1. Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.

2. Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики.

3. Обработка и анализ информации – информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающей организацией, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки и т.д.

4. Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите персонала. Указываются пути усовершенствования управления персоналом (внедрение новых технологий – коммуникационной, офисной, информационной), предложения по модификации управления персоналом, уточнение документации. Здесь же оценка результативности аудита персонала , заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

Аудиторские стандарты формируют единые базовые требования, определяющие нормативные требования к качеству и надежности аудита и обеспечивающие определенный уровень гарантии результатов аудиторской проверки при их соблюдении. С изменением экономических условий аудиторские стандарты подлежат периодическому пересмотру для максимального удовлетворения потребностей пользователей финансовой отчетности.

Таким образом, значение стандартов состоит в том, что они:

• обеспечивают высокое качество аудиторской проверки;

• содействуют внедрению в аудиторскую практику новых научных достижений;

• помогают пользователям понять процесс аудиторской проверки;

• создают общественный имидж профессии;

• устраняют контроль со стороны государства;

• помогают аудитору вести переговоры с клиентом;

• обеспечивают связь отдельных элементов аудиторского процесса.

Стандарты аудиторской деятельности – это нормативные правовые документы, регламентирующие единые требования к порядку осуществления, оформления и оценки качества аудита и сопутствующих ему услуг, а также к порядку подготовки аудиторов и оценки их квалификации.

Таким образом, стандарты – это определенные требования:

• к самому аудитору;

• процессу аудита;

• аудиторскому заключению.

Стандарты аудита разделяются следующим образом:

1) международные;

2) национальные;

3) внутрифирменные.

Деятельность аудиторов регулируется международными стандартами аудита (МСА).

В систему MCA входят следующие стандарты:

I. Общие стандарты характеризуют требования, которым должны соответствовать квалификация и личностные качества аудитора.

1. Проверка должна проводиться лицом или лицами, имеющими надлежащую техническую подготовку и квалификацию аудитора (компетентность).

2. По всем вопросам, касающимся выполняемой работы, точка зрения аудитора или аудиторов должна постоянно оставаться независимой (независимость).

3. При проведении проверки и составлении отчета необходимо подходить к этому с должной профессиональной тщательностью, вниманием и объективностью.

II. Рабочие стандарты (проведения аудита).

4. Работа должна быть достаточно хорошо спланирована, и за вспомогательным персоналом, если он есть, должен осуществляться надлежащий контроль.

5. Должна быть проведена надлежащая оценка существующей системы внутреннего контроля, чтобы установить, можно ли на нее полагаться, и определить на основе этого объем проверок.

6. Должны быть получены достаточно компетентно представленные материалы, используемые в качестве доказательств, путем:

• обследования;

• проверки;

• наблюдения;

• инспекции;

• опросов и подтверждений;

• математических расчетов и анализа – для обоснования заключения по проверяемым финансовым отчетам.

III. Стандарты отчетности – правила, касающиеся отчетов по результатам аудиторской проверки.

7. В своем отчете аудитор должен указать, какие именно финансовые отчеты проверялись, определить, соответствуют ли они общепринятым правилам бухгалтерского учета.

8. Аудитор должен указать, соблюдались ли правила ведения учета в текущем периоде по сравнению с предшествующим периодом.

9. Сведения, содержащиеся в финансовых отчетах, признаются достаточными и правильными, если в аудиторском отчете не сказано другое.

10. Отчет аудитора должен содержать четкое и определенное описание характера проделанной аудитором проверки и заключение по поводу финансовых отчетов в целом или указание причины, по которой заключение не может быть составлено.

Если в финансовых отчетах встречаются неточности, по которым у аудитора и клиента возникают разногласия, аудитор обязан это отразить в своем отчете.

IV. Специфические стандарты – стандарты, используемые при осуществлении услуг, сопутствующих аудиту.

Стандарты аудита не содержат детализированных инструкций их применения и определяют в основном направления, порядок и цель того или иного вида деятельности аудитора. Эти стандарты рассчитаны на высокий профессиональный уровень, компетентность и самостоятельность аудиторов.

Основные источники информации, используемой при проведении аудита в трудовой сфере. Такими источниками являются:

• законы и инструкции,

• трудовые показатели,

• анкетирования и интервью работников.

Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе аудита в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.

Руководители предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.

Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа:

• рабочая сила,

• рабочее время,

• качество труда,

• производительность труда,

• заработная плата и т.д.

Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов, включающих:

• планирование опроса,

• разработку вопросника,

• непосредственное его использование,

• анализ данных и

• формулировку рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии,

• планирование и разработку мер по реализации рекомендаций.

Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.

Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Интервьюеры должны понимать, что задача интервью заключается в выяснении того, как сделать фирму, предприятие более эффективным и привлекательным местом работы. Необходимо внимательно выслушать собеседника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым по предпринимаемым действиям.

Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям в организации труда, все затраты на организацию таких интервью окупаются в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких прибылей.

В процессе анализа трудовых показателей решаются следующие задачи:

- оценивается обеспеченность рабочих мест производственного подразделения персоналом в требуемом для производства профессиональном и квалификационном составе (обеспеченность производства трудовыми ресурсами);

- изучается качественное использование трудовых ресурсов (рабочего времени) в процессе производства;

- осуществляется общая оценка динамики и выполнения плана производительности труда;

- измеряется влияние технико-экономических факторов на уровень производительности труда;

- определяется система факторов, влияющих на показатели производительности труда;

- количественно измеряется воздействие факторов на выявление отклонения отчетных показателей производительности труда от их базисных значений;

- исследуются состав и структура фонда заработной платы в разрезе групп, категорий персонала и видам выплат;

- производится факторный анализ фонда заработной платы;

- обобщается влияние трудовых факторов на результаты деятельности организации.

Аудит персонала позволяет повысить прибыльность организации за счет выявления внутриорганизационных резервов повышения эффективности и производтельности персонала организации.

Разработка и внедрение программ совершенствования системы УП требует определенных инвестиций, поэтому необходим тщательный анализ экономической эффективности проекта, который рекомендуется проводить по методическим рекомендациям по оценке эффективности инвестиционных проектов.

Затраты на совершенствование системы УП подразделяются на единовременные и текущие. Зачастую эти затраты состовляют значительные размеры, поэтомуих необходимо учитывать при оценке экономической эффективности совершенствования системы УП.

Для развития и становления эффективной системы управления персоналом определены следующие необходимые меры:

1) Унификация HR-стратегии в соответствии со стратегией компании, разработка единого подхода к управлению человеческими ресурсами:

- перераспределение полномочий в области управления между заводами и управляющей компанией;

- установление единой системы отчетности (отделы на заводе должны отчитываться перед руководителем управляющей компании, каждый по своему направлению).

- создание новых должностных инструкций, а так же назначение ответственных за дальнейший мониторинг изменения функциональных обязанностей и внесения этих изменений в новые Должностные инструкции.

- переведение кадрового делопроизводства на типовые унифицированные формы в соответствии с требованиями законодательства (автоматизация, т.е. установление комплексной программы по учету кадров)

2) Совершенствование процедур поиска, отбора и развития квалифицированных кадров:

- внедрение методов привлечения и удержания молодых сотрудников;

- создание смешанных бригад специалистов с чередованием 1+2:«молодой - старый - молодой»;

- создание на базе заводов учебных центров по обучению молодых специалистов;

- создание шкалы уровня оплаты, внедрение социальных льгот для опытных специалистов;

- размещение на официальных сайтах заводов информации о вакансиях;

- внедрение процедуры аттестации сотрудников.

3) Создание централизованной службы управления персоналом:

- проведение ротации в отделах кадров заводов;

- обучение сотрудников по вопросам поиска, отбора, мотивации персонала.

- внедрение системы отчетности по учету кадров;

- ежеквартальная проведения коучинга сотрудников отдела кадров, для повышения их квалификации.

Оценка результативности аудита персонала заключается прежде всего в социально-экономической и социально-психологической эффективности разработанных по итогам проведения аудиторской проверки мероприятий по рационализации организации труда персонала, а также по совершенствованию деятельности кадровой службы организации.

Основные направления аудита персонала

Основные функции управления персоналом	Содержание направлений аудита персонала
Формирование кадровой политики организации	Оценка текущего состояния кадровой политики, степени ее согласования с целями организации, стратегией ее развития; оценка степени связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями
Планирование персонала	Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале, анализ штатного расписания, степени его обоснованности, анализ изменений кадрового потенциала организации
Использование персонала	Анализ уровня занятости персонала, анализ обеспечения стабильности состава сотрудников, изучение занятости женщин, лиц пожилого возраста
Наем и отбор персонала	Оценка используемых методов найма персонала, источников и путей покрытия потребностей в персонале, стоимости найма, оценка результативности найма, обеспеченности вакансий кандидатами, оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями
Деловая оценка персонала	Анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичность ее проведения, представляемые решения
Обучение персонала	Анализ целей и используемых форм обучения, изучение содержания и продолжительности обучения, оценка персонала, прошедшего обучение, оценка эффективности обучения
Работа с кадровым резервом	Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации, оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке кадрового резерва, оценка методов работы с кадровым резервом
Служебно-профессиональное продвижение	Анализ системы продвижения персонала в организации, анализ схем замещения должностей, анализ реализации плана кадрового роста
Организация трудовой деятельности персонала	Анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда, анализ состояния нормирования труда в организации, оценка эффективности организации рабочих мест, распределения работ, анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов

Цель аудита службы управления персоналом - определение уровня эффективности и качества организации работы с персоналом в соответствии с целями и стратегией управления персоналом и бизнесом.

Основанием для проведения аудита данного подразделения является тот факт, что функции управления персоналом объективны и присущи любой компании (фирме), но управленческая деятельность по реализации этих функций выполняется по-разному, что существенным образом влияет на результативность работы, поэтому при проведении аудита нужно учитывать:

1. Тип кадровой службы (прогрессивный, адаптивный, переходный, традиционный).

2. Уровень эффективности управленческой деятельности службы

3. Качество проектирования внутренней структуры службы, степень ее централизации

4. Уровень квалификации специалистов, работающих в службе управления персоналом

Можно выделить критерии и показатели аудита службы управления персоналом. Формирование и группировку критериев оценки деятельности службы управления персоналом целесообразно осуществлять по направлениям:

Первое направление аудита службы управления - определение типа кадровой службы на основе оценки ее статуса и места в организационной структуре организации, отношения к ней высшего руководства и работников.

Установить тип кадровой службы можно с помощью показателей:

1. Уровень централизации управления персоналом.

2. Наличие стратегии и политики управления персоналом, которое оценивается в данном случае с точки зрения формального закрепления и доведения до всех руководителей и работников организации.

3. Количество выполняемых функций управления персоналом.

4. Отношение к службе управления персоналом высшего руководства и работников организации.

5. Статус и место службы в организационной структуре

Второе направление аудита службы управления персоналом - оценка уровня реализации функций планирования, организации, координации и контроля работы по управлению персоналом.

1. Уровень организации планирования работы по управлению персоналом

2. Уровень организации работы службы управления персоналом

3. Уровень координации действий внутри службы управления персоналом

4. Уровень организации контроля работы службы по управлению персоналом

Третье направление аудита службы управления персоналом - оценка уровня и качества проектирования и развития службы управления персоналом.

Это состояние можно оценить с помощью следующих критериев:

- соответствие типа организационной структуры службы управления персоналом специфике деятельности организации, ее размерам, уровню организационного развития. Это соответствие можно определить путем сравнения типа организационной структуры предприятия с типом структуры службы;

- уровень распределения прав и ответственности по выполнению функций управления персоналом между подразделениями службы;

- соответствие численности специалистов службы трудоемкости выполняемых ими работ;

- наличие иерархии в службе и соответствие объема полномочий отдельных подразделений службы уровню иерархии;

- наличие планов развития службы управления персоналом и др.

Четвертое направление аудита - установление уровня профессионализма специалистов данной службы, который существенным образом влияет на качество выполнения работы.

Для этого можно использовать следующие критерии и показатели:

1. Образовательный уровень специалистов службы:

- соответствие профиля образования выполняемой работе;

- соответствие уровня образования выполняемой работе.

2. Стаж работы в организации.

3. Возрастная структура работников службы.

4. Наличие у работников службы специфических качеств, определяемых профессиональными особенностями. Например, отзывчивость, способность к сотрудничеству, ответственность, знание методов мобилизующего воздействия на коллектив, техника публичного выступления и т.д.

5. Частота повышения квалификации сотрудниками, направления специализации знаний.

6. Уровень мотивации труда сотрудников службы и др.

Таким образом обозначенны основные направления аудита, систематизировали критерии и показатели оценки. Для реализации аудита важно разработать его технологию и применить в конкретных условиях деятельности компании.