46. Задачи юридической службы по обеспечению сохранности имущества организации (Правовая работа по обеспечению сохранности имущества)

Источник: Лекции Б.И. Пугинского

В условиях становления рыночных отношений актуальной является задача обеспечения сохранности материальных ценностей. Являясь собственниками имущества, хозяйственные общества и товарищества заинтересованы в его сохранении и эффективном использовании, причем это касается не только хозяев, владельцев имущества, но и работников. Всякого рода потери снижают долю прибыли, направляемой на стимулирование, оказание материальной помощи, улучшения условий труда сотрудников. Поэтому растраты, хищения, недостачи наносят вред как собственникам, так и всему персоналу организации.

Одной из основных задач юридической службы в п. 2 Общего положения 1972 г. названо использование правовых средств для усиления сохранности имущества. Юридическая служба в этой работе взаимодействует с бухгалтерией, отделами снабжения, сбыта, производственными и другими структурными подразделениями. Вместе с тем от юристов нередко требуется проявление инициативы для разработки и осуществления необходимых правовых мер. Одним из постоянных участков является учет вопросов сохранности имущества при проверке юристами проектов приказов, положений, должностных инструкций, договоров и других документов. Нужно добиваться закрепления в таких документах конкретных обязанностей подразделений и работников по обеспечению сохранности материальных ценностей. Должны предусматриваться требования к надлежащему осуществлению приемки, хранению и учету материальных ценностей. Нужно постоянно записывать вам своими руками, вписывать в число задач работников – осуществляет учет и обеспечивает сохранность вверенного имущества. Без этого невозможно предъявлять спрос к исполнителю за утрату и порчу имущества.

Одним из важных документов является договор об охране объектов между организацией и соответствующим охранным предприятием. Основанием договора служит составляемый сторонами акт о технической укрепленности объекта и средствах охраны. В договоре следует предусматривать регулярную – не реже двух раз в год – совместную проверку технического состояния объекта. При обнаружении недостатков в техническом оснащении должны предусматриваться меры по усилению защищенности и сроки их выполнения. При составлении договора на основе акта о технической укрепленности важно обращать внимание на правильность и полноту условий, обеспечивающих надлежащую охраны объекта, в т.ч. недопустимость входа самой охраны в отдельные помещения при отсутствии оснований. Два года назад столкнулся с любопытным фактом, когда вновь построенное здание для фирмы было оборудовано и передано под охрану, там имелось все необходимое оснащение, в т.ч. 160 телефонных аппаратов, а вот запрет для охраны входить в помещение не был прописан – они были похищены сотрудниками охранного предприятия – небрежность, невнимательность юристов, готовивших договор.

С обеспечением охраны связаны мероприятия по организации пропускного режима – установление порядка, разрешение вывоза или выноса материальных ценностей с объекта только на основании определенных документов (пропуск, копия транспортной накладной, наряда и иного документа, подписанного определенными ДЛ). Запрещение пропуска транспорта и лиц с территории объекта с материальными ценностями по устным, в т.ч. по телефонным разрешениям, записка, и иным не предусмотренными правилами охраны документами. Проверка работниками охраны соответствия вывозимых материальных ценностей по виду и количеству, указанному в пропускных документах. На службу охраны должен быть возложен контроль за организацией и соблюдением пропускного режима.

При этом важно создавать охране необходимые условия для проверки вывозимых материальных ценностей – таково, например, устройство у проходной помоста на уровне борта автомобиля для облегчения проверки. Без такого помоста, а их нет в большинстве организаций, никакой охранник не будет карабкаться в кузов для пересчета ящиков. В результате вещь пропускной режим превращается в балаган. Каждого входящего человека записывают в амбарную книгу как посетителей ресторана в Булгаковском романе, либо выписывают пропуска, которые никто не отбирает, а вот вывоз грузов остается бесконтрольным. При организации отгрузки и доставки грузов важно определять в договорах вид транспорта, частоту отгрузок, размеры отгружаемых партий. Важно использовать средства обеспечения сохранности отгружаемых или получаемых ценностей – таковы поддоны, сетки и другие. Важно направление уведомлений отправителям, получателю о произведенной отгрузке в его адрес.

Вопросы обеспечения сохранности материальных ценностей, их экономного расходования, должны находить отражение в коллективных договорах и договорах с материальноответственными лицами. Опыт позволяет утверждать, что особое место в обеспечении сохранности имущества должно занимать материальной стимулирование за экономию ресурсов в производстве. Порядок и условия материального стимулирования за экономию ресурсов целесообразно предусматривать в коллективном договори прилагаемом к нему положении об оплате труда. Надо предварительно выяснять, какие ресурсы чаще подвергаются потерям и обращать на них особое внимание. Нужно использовать передовой опыт по экономии ресурсов. Смотрел учебный фильм, снятый корпорацией Дженерал Моторс, так там деталь вызывает интерес – в цехах промаслянные тряпки забрасывают в железные ящики, помещают под пресс, где отжимают масло. Сухую тряпку передают для использования, а масло на переработку.

В соответствии с ТК РФ договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены с работниками, которые выполняют работы, непосредственно связанные с продажей, хранением или обработкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Отпуск, уволнение или перевод на другую работу материально ответственных лиц должен проводиться при обязательном выпуске приказа, проведении инвентаризации, передачи материальных ценностей другим лицам.

Высокое значение приемки материальных ценностей по количеству и качеству – основная нагрузка в организации приемки ложится на складскую или юридическую службы. Функции юристов сводятся к следующему: (1) включение в договоры на приобретение и поставку товаров условия о применении инструкций Госарбитража СССР П-5 и П-6 о приемке и качестве, а также дополнения о приемке соответствующих товаров; (2) осуществляет контроль за соблюдением установленного нормативными актами порядка приемки по количеству и качеству; (3) организует изучение работниками нормативных актов, регулирующих порядок приемки и оказывает необходимую помощь при составлении актов приемки; (4) юрист обеспечивает возмещение ущерба, причиненного недостачей или порчей поступившего груза.

Одной из обязанностей юридической службы, предусмотренной п. 9 Общего положений 1972 г., является участие в работе по ликвидации дебиторской задолженности и обеспечение соблюдения законодательства при списании денежных средств и материальных ценностей. Данная работа проводится во взаимодействии с бухгалтерией. ЮС обязана контролировать соблюдение установленного порядка списания и недопущения списания имущества, долгов и других потерь без принятия всех необходимых мер и возмещения причиненного организацией ущерба с привлечением виновных к ответственности.

Способы участия юристов в работе по списанию с бухгалтерского баланса имущества и привлечение виновных к ответственности могут быть весьма различными. Таковы непосредственное участие в работе балансовой комиссии, в визировании подготовленных бухгалтерией документов и т.п. Юристы непременно должны проверять документы на списание; выяснять причины порчи или недостачи; реальной наличие изношенного или поврежденного имущества; наличие документов, обосновывающих списание; устанавливать, принимались ли меры по выявлению виновных лиц и привлечению их к ответственности; выявлять возможности частичного использования имущества, его реализации или сдачи в утиль. В случае истечения сроков исковой давности на взысканию просроченной дебиторской задолженности должны определяться лица, не принявшие своевременных ко взысканию для решения вопроса о персональной ответственности уже этих лиц.

Устанавливать условия о сохранности товаров при поставке – такие меры разнообразны, будут подробно рассказывать в курсе коммерческого права. На сохранности существенно сказывается определение порядка транспортировки, т.е. каким видом транспорта будет отгружаться товар, на какой из сторон лежит обязанность отгрузки и использование специализированной тары. Должны предусматриваться обязанности вложения в вагон или контейнер листов, определяющих виды и количества отправляемого товара. Важным этапом работы по обеспечению сохранности материальных ценностей служит оформление материалов о хищениях, растратах и недостачах, передача их следственным органам или суду в целях возмещения ущерба. Наряду с бухгалтерией юридическая служба выступает организатором этой работы – юрист должен обеспечить правильное оформление документов и доказательств, подтверждающих несение ущерба и вину соответствующих лиц. Решение о привлечении к материальной ответственности работников – это решение главы фирмы. На юристе фирмы лежит обязанность передача дела в суд, а также участие в процессе в качестве представителя организации. Крупный ущерб зачастую причиняется организациям действиями их собственных руководителей и иных ДЛ. Это происходит вследствие незаконного использования и присвоения средства организацией, уплаты санкции за нарушение договорных обязательств, ненадлежащего ведения хозяйственной деятельности.

Трудовой кодекс и иное законодательство предусматривают возмещение подобного ущерба за счет виновных должностных лиц. Проблема здесь состоит в обязанности юристов информировать следственные органы о выявленных хищениях. Прочитал как-то материал о том, что американский миллиардер Мэддокс создал в нарушение закона финансовую пирамиду и рассказал об этом своему сыну. Ему не оставалось ничего, кроме как сообщить об этом факте следственным органам. Папашу посадили, общественное мнение было на стороне сына – если сын недонесет, то он сам будет признан соучастником и при раскрытии ситуации попадет под ответственность. Плохо то, что для юристов не установлены гарантии защиты их прав в случае передачи информации о правонарушениях руководителей. У нас маются с тем, как повысить ответственность, усилить борьбу со взятками и хищениями – здесь совершенно слабо используются резервы юридической службы, для нее не установлены никакие гарантии действий по обеспечению законности. Для оказания профилактического воздействия по факту взыскания ущерба следует информировать весь коллектив организации. Для этого приказ или копия решения суда должны вывешиваться на информационном стенде.

Источник: Б.И. Пугинский «Правовая работа»

В условиях становления рыночных отношений не теряет остроты задача обеспечения сохранности материальных ценностей в организациях любых форм собственности. Являясь собственниками имущества, хозяйственные общества и товарищества заинтересованы в его сохранности и эффективном использовании. Поэтому одной из важных задач юридической службы должно быть признано применение правовых средств для обеспечения сохранности имущества.

Обеспечение сохранности имущества представляет собой отдельное направление правовой работы в организации в целом и работы юридической службы в частности. Применение правовых средств для усиления сохранности денежных и материальных ценностей определяется в зависимости от того, на какой стадии движения имущества (при транспортировке, хранении, в производственном процессе, отпуске и т. п.) произошли потери, каковы их причины, по вине каких структурных подразделений и лиц они возникли.

Одной из первых и постоянных задач является учет требования сохранности имущества при проверке юристами проектов приказов, положений, инструкций, договоров и других документов, в которых затрагиваются вопросы сохранности имущества и предупреждения необоснованных потерь. Юридическая служба должна добиваться закрепления в таких документах конкретных обязанностей подразделений и работников по обеспечению сохранности материальных ценностей, надлежащему осуществлению приемки, хранения и учета материальных ценностей, предупреждения хищений, прочих потерь, стимулирования за экономию материальных ресурсов.

Вопросы обеспечения сохранности материальных ценностей, их экономного расходования должны отражаться в коллективных трудовых договорах и договорах с материально ответственными лицами. Опыт хозяйствования советского периода позволяет утверждать, что особое место среди мер по обеспечению сохранности имущества также и в рыночной экономике может занимать материальное стимулирование за экономию материальных ресурсов в производстве. Порядок и условия стимулирующих выплат за экономию ресурсов целесообразно предусматривать в локальных нормативных актах организации: коллективном договоре, прилагаемом к нему положении об оплате труда или общей программе премирования работников.

Юридический отдел (юрисконсульт) должен проверять и визировать все заключаемые организацией договоры о полной материальной ответственности. При этом следует выяснить, относится ли сторона по договору к категории работников, с которыми согласно действующему законодательству может быть заключен такой договор, своевременно ли заключается договор. Юристам необходимо обращать внимание на подробное изложение обязанностей администрации и материально ответственного лица.

Юридическому отделу (юрисконсульту) рекомендуется организовать совместно с заинтересованными подразделениями (отдел сбыта, транспортный отдел и др.) изучение материально ответственными лицами действующих правил хранения и перевозки материальных ценностей, инструкций о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству. Вопросы предупреждения и сокращения потерь товаров должны находить решение в заключаемых с контрагентами договорах купли-продажи, поставки и др. Так, подлежат конкретизации условия об используемой таре и упаковке, их совершенствовании для предупреждения утраты товара. Важное значение имеет установление в договорах обязанности использования отправителем специализированной тары и упаковки.

В договорах следует предусматривать предельные размеры одновременно отгружаемых партий товара, устанавливать расписание отгрузок или интервалы времени между каждой отгрузкой. Данное условие особенно важно при поставках массовых или скоропортящихся грузов. Необходимо предусматривать обязанность уведомления продавцом покупателя по телефону, электронной почте или иными средствами обмена информацией об отправке ему товара. Это позволяет покупателю подготовиться к получению товара, своевременно произвести его выгрузку из транспортного средства. Условия, направленные на повышение сохранности грузов при перевозке, могут предусматриваться также в организационных договорах с транспортными организациями.