3.12. Управление ресурсами и затратами при планировании работ во времени

Выделенные ресурсы, последовательность задач проекта и связи между ними образуют основу для профессионального управления проектом.

В Project 2002 применяются три группы таблиц: задачи, ресурсы и задания (отношения между задачами и ресурсами).

Вы ввели задачи, заполнили таблицу ресурсов и назначили конкретные ресурсы в нужном количестве задачам. Тем самым первая стадия создания проекта закончена.

Однако практика показывает, что почти всегда требуется настройка про­ екта из-за изменений обстоятельств, поступивших предложений по улучше­ нию, замеченных собственных ошибок.

При управлении проектами с помощью Project 2002 одна из важнейших обязанностей руководителя проекта состоит в том, чтобы проанализировать каждую задачу и затем обоснованно выбрать (или переопределить) ее тип и опцию планирования по ресурсам.

В этом случае Project будет правильно пересчитывать работу, длитель­ ность и объем ресурсов по мере добавления и удаления ресурсов, изменения продолжительности или настройки объема работ.

3.12.1. Основные понятия

Время, масштаб и стоимость образуют так называемый треугольник проекта.

Длительность, трудозатраты и ресурсы образуют так называемый треугольник работы.

Объем

Ресурсы Длительность

Связь данных параметров по задаче определяется формулой:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов

или в другой терминологии

Длительность = Трудозатраты / Объем ресурсов.

Масштаб - это общая трудоемкость проекта (в часах, днях, месяцах и т. п.).

Объем ресурсов — это количество ресурсов, сопоставленных задаче и выражаемых в безразмерных числах (2 - два строителя, 0,5 - один человек, занятый на полставки).

Длительность представляет собой отрезок календарного графика проек­ та, от начала до конца задачи; не более и не менее.

Работа (трудозатраты, трудоемкость работы) определяет, что именно необходимо сделать в рамках задания: 16 часов малярных работ, 4 часа пере­ возки, 5 часов обучения и т. п.

Трудозатраты:

для задач — общая требуемая для завершения задачи работа в челове­ ко-часах (может измеряться в минутах, часах, днях неделях или месяцах) для всех ресурсов;

для назначений — количество работы, назначенной ресурсу на вы­ полнение конкретной задачи;

для ресурсов — общее количество работы, назначенной ресурсу, для всех задач.

Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Напри­ мер, ресурсу может требоваться 32 часа трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом составлять лишь 2 дня. В этом случае задаче необходимо будет назначить более одного ресурса. Два чело­ века, работая над задачей 8 часов в день, выполнят ее за 2 дня.

Просматривать работу, длительность и ресурсы одновременно удобно в режиме Форма задач (Команда - Вид / Другие представления / Форма све­ дений о задаче) (рис.3.25).

Совет

Выбирайте тип каждой отдельной задачи на основании того, какая из переменных является константой или должна изменяться только лично ру­ ководителем проекта.

3.12.3. Комбинации типа задач и опции планирования по ресурсам

Существует пять уникальных комбинаций типа задач и опций планиро­ вания по ресурсам:

•Фиксированный объем ресурсов, планирование по ресурсам (по умолчанию).

•Фиксированный объем ресурсов.

•Фиксированные трудозатраты, планирование по ресурсам.

•Фиксированная длительность.

•Фиксированная длительность; планирование по ресурсам.

Слово «фиксированы» означает, что Project не пересчитывает значение в соответствующем поле при изменении значений других переменных. Это не значит, что данное значение вообще невозможно изменить: руководитель проекта может делать это и часто делает. Задачи с фиксированными трудоза­ тратами всегда планируются по ресурсам. Если выбрать Тип задачи - Фик­ сированные трудозатраты, Project автоматически установит флажок в окошко Фиксированный объем работ и заблокирует его, так что его будет невозможно изменить.

Опции планирования по ресурсам следует выбирать в зависимости от природы самой задачи.

Если выделение дополнительных ресурсов может изменить число дней или часов с момента начала работы до ее завершения, эта задача планируется по ресурсам (так называемые управляющие ресурсы).

Если при изменении ресурсов длительность задачи не изменяется, задача не планируется по ресурсам.

Тип задачи и флажок планирования по ресурсам Фиксированный объ­ ем работ устанавливаются на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче, изображенной на рис.3.26.

Рис. 3.26. Вкладка Дополнительно окна Сведения о задаче

Все возможные сочетания параметров подробно рассматриваются ниже.

Задачи с фиксированным объемом ресурсов

Для задачи с фиксированным объемом ресурсов Project при первом вы­ делении ресурсов вычисляет трудозатраты, умножая длительность на объем ресурсов (число единиц). После этого Project объявляет объем ресурсов по­ стоянной величиной и при изменении трудозатрат или объема ресурсов пере­ считывает длительность. При изменении продолжительности Project пере­ считывает трудозатраты. По мере реализации проекта его руководитель мо­ жет ликвидировать отставание для таких задач, вручную добавляя единицы ресурсов.

Задача с фиксированным объемом ресурсов:

•Если изменить количество единиц ресурса, Project пересчитывает трудозатраты.

•Если изменить процент доступности ресурса, Project пересчитывает длительность.

•Если изменить длительность, Project пересчитывает трудозатраты.

•Если изменить трудозатраты, Project пересчитывает длительность.

Рассмотрим пример такой задачи. Прослеживая действия Project, изло­ женные ниже, отмечайте их соответствие приведенному выше алгоритму:

Мы наняли двух садовников, чтобы они в течение трех дней привели в порядок старый сад рядом с новым офисным зданием работ (1-й вариант пе­ ресчета). Если нанять еще трех садовников, за те же три дня они смогут вы­ полнить больший объем работ (2-й вариант пересчета). Если не нанимать до­ полнительных садовников, а отвести двум рабочим на работу шесть дней вместо трех, они выполнят двойной объем работ (3-й вариант пересчета). Ес­

ли указать садовникам, что они должны вместе отработать 100 часов, это бо­ лее чем вдвое увеличит длительность задачи (4-й вариант пересчета).

Для того чтобы отнести задачу к этому типу, выберите в поле Тип зада­ чи значение Фикс, трудозатраты. Теперь Project будет пересчитывать тру­ дозатраты и длительность, но не будет изменять объем ресурсов.

Задачи с фиксированным объемом ресурсов, планируемые по ресурсам

По умолчанию задача в Project имеет тип Фиксированный объем ре­ сурсов. Планирование по ресурсам означает, что Project пересчитывает дли­ тельность при добавлении или удалении ресурсов. Фиксированный объем ре­ сурсов означает, что Project не изменяет объем ресурсов. Таким образом, в задачах этого типа можно автоматически изменять только один параметр — длительность. Любое изменение количества ресурсов или объема работ непо­ средственно отражается на графике. Ликвидировать «пробуксовку» для задач этого типа можно путем выделения дополнительных ресурсов.

Задача с фиксированным объемом ресурсов и планированием по ресур­

сам:

•Если изменить объем ресурсов, Project пересчитывает длительность.

•Если изменить процент доступности ресурса, Project пересчитывает длительность.

•Если изменить длительность, Project пересчитывает трудозатраты.

•Если изменить трудозатраты, Project пересчитывает длительность.

Примеры задач, которые следует отнести к этому типу:

• Детский сад приглашает детских психологов для оценки степени подготовленности детей к школе. Дети тестируются по одному. Беседа с ка­ ждым ребенком занимает 1 час, нужно обследовать 240 детей. Если увели­ чить число психологов с 3 до 5, тесты будут завершены раньше. Если умень­ шить число обследуемых детей, длительность должна уменьшиться.

• В типографию поступил большой заказ, выполнение которого на одной офсетной машине займет 16 часов. Если выделить для этой задачи вторую машину, задача будет выполнена за половину этого времени, поэтому Project должен изменить длительность. Если заказчик удвоит объем работ, Project должен вдвое увеличить длительность.

Если не изменить параметры Project по умолчанию, новые задачи будут отнесены именно к этому типу.

Задачи с фиксированными трудозатратами

Для задач с фиксированными трудозатратами Project при первом выде­ лении ресурсов вычисляет объем ресурсов, разделив трудозатраты на дли­ тельность. Если известны трудозатраты и длительность, можно легко опреде­

•Если изменить процент доступности ресурса, Project пересчитывает трудозатраты.

•Если изменить трудозатраты, Project пересчитывает объем ресурсов.

•Если изменить длительность, Project пересчитывает трудозатраты. Пример задачи, которую следует отнести к этому типу:

•Рядом с Вашим домом расположен большой фруктовый сад. В бли­ жайшие выходные в нем будет сбор урожая, и Вам по символической цене продадут все яблоки, которые Вы сможете собрать. Если пригласить с собой двух приятелей, можно будет собрать втрое больше яблок. Следовательно, если вам нужно втрое больше яблок, чем Вы в состоянии собрать в одиночку, стоит позвать с собой пару знакомых.

Внимание!

При дроблении задачи на подзадачи Project присваивает Объемлющей задаче тип Фиксированная длительность и блокирует диалоговое окно ти­ па задачи, так что изменить его невозможно. Если затем удалить подзадачи, и Объемлющая задача снова станет обычной, Project восстанавливает ее ис­ ходный тип.

Имеется целый ряд задач, когда длительность задачи фиксирована и ни­ как не зависит от прилагаемых усилий.

Примеры:

•Лаковое покрытие паркета должно сохнуть в течение 12 часов.

•Восьмичасовое учебное мероприятие займет один день. Если выделить второго преподавателя, это никак не изменит длительность занятия, но удвоит количество человеко-часов (скорее всего, без толку).

•Для оценки предлагаемого логотипа новой продукции инвесторам тре­ буется неделя.

•В плане мероприятий проекта предусмотрен двухдневный срок для его анализа.

•Любые задачи, выполняемые за определенный срок лицами и организа­ циями, не входящими в проектную группу, т.е. ресурсы, выделенные для за­ дачи, находятся вне зоны вашего непосредственного контроля.

Исключения:

•Не обязательно выделять ресурсы для каждой задачи проекта.

•У задачи могут быть ненулевые значения продолжительности или трудозатрат, даже если ей не выделены ресурсы.

Задачи с фиксированной длительностью и планированием по ресурсам

Для задач такого типа (Фиксированная длительность и трудозатра­ ты) Project не может изменять ни длительность, ни трудозатраты, так что вы­ деление дополнительных ресурсов будет означать снижение процента дос­