8.12. Должностные инструкции

Трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией.

Должностная инструкция сама по себе является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности. Такое определение содержится в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 30.11.2009 N 3520-6-1.

Должностная инструкция может быть оформлена приложением к трудовому договору или отдельным документом. Она разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Обратите внимание! Должностные инструкции не относятся к обязательным локальным актам организации.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Однако оно может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 N 3042-6-0).

Трудовой кодекс РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя последняя является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Федеральная служба по труду и занятости квалифицирует должностные инструкции не просто как формальные документы, а как документы, определяющие задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. На наш взгляд, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. вакантной), имеющейся в штатном расписании.

Должностная инструкция необходима как работодателю, так и работнику. Так, ее отсутствие в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Нередко наличие должностных инструкций помогает организациям в спорах с налоговой инспекцией. Так, работодатели могут возмещать работникам расходы на мобильную связь. Благодаря наличию должностных инструкций организации удалось отстоять экономическую обоснованность расходов на мобильную связь. Налогоплательщик включил в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, суммы, уплаченные за телефонные звонки, без расшифровок счетов телефонных станций, содержащих наименования фирм, с которыми велись переговоры, перечень номеров абонентов, стран и дат. Налоговый орган не согласился с решением налогоплательщика. ФАС Московского округа в Постановлениях от 07.02.2007 N КА-А40/113-07 и от 16.07.2007 N КА-А40/5441-07 встал на сторону налогоплательщика.

Глава 25 НК РФ не обязывает налогоплательщика получать детализированные счета и составлять отчеты по каждому звонку. Налогоплательщик представил суду копии должностных инструкций работников и приказов по организации, из которых следовало, что в обязанности ряда сотрудников входит ведение переговоров по мобильному телефону. Этого оказалось достаточно, чтобы суд вынес решение в пользу налогоплательщика.

Должностные обязанности работника могут быть подробно изложены в трудовом договоре. В этом случае необходимость в должностной инструкции для данного работника отпадает. Однако чаще всего в текст трудовых договоров включаются только самые общие права и обязанности работника, а остальные определяются имеющимися в организации должностными инструкциями.

Если должностные обязанности работника регулируются должностной инструкцией, при подписании трудового договора он должен быть с ней ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления работника с должностной инструкцией удостоверяется его подписью:

- на копии соответствующего локального нормативного акта (должностной инструкции);

- в специальном журнале.

Вместе с тем в трудовом договоре, заключенном с работником, может быть сделана отсылка к соответствующей должностной инструкции. При включении в текст трудового договора такой отсылки необходимо указать также все реквизиты локального нормативного акта, которым данная должностная инструкция утверждена (номер, дату принятия локального нормативного акта, лицо, подписавшее локальный нормативный акт).