7.15. Обязательные документы,

которые проверяет трудовая инспекция

Трудовая инспекция проверяет соблюдение работодателями требований трудового законодательства. В связи с этим инспектор может проверить наличие и содержание трудовых документов, которые обязательно должны быть в наличии у работодателя. Работодатели должны знать не только перечень указанных документов, но и информацию о сроках их хранения.

Хранение документов организации осуществляется по срокам на основании Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Итак, к документам, которые проверяет трудовая инспекция, относятся:

1) трудовой договор - один из первых и самых важных документов, подлежащих проверке.

Помимо самих трудовых договоров у работодателя должны быть в наличии все дополнения (дополнительные соглашения), изменения к ним.

Трудовые отношения, возникающие между работником и работодателем, оформляются трудовым договором. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

Обратите внимание! Трудовые инспекторы часто проверяют наличие подписи работника на экземпляре трудового договора работодателя. При ее отсутствии работодатель привлекается к административной ответственности.

Трудовые инспекторы проверяют не только наличие трудового договора, но и его содержание, а именно наличие в тексте договора обязательных условий;

2) трудовые книжки.

Трудовая книжка - обязательный кадровый документ. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника при условии, что работник проработал свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка ведется работодателем только по основному месту работы;

3) книги по учету и движению трудовых книжек;

4) личные карточки работников (унифицированные формы N N Т-2 и Т-2ГС(МС), утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Отдельная личная карточка по форме N Т-2 открывается на каждого работника, принимаемого на работу;

5) штатное расписание.

Штатное расписание является первичным учетным документом по учету кадров. Трудовым законодательством прямо не установлена обязанность работодателя иметь в наличии штатное расписание. В ст. 57 ТК РФ говорится, что существенным условием трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Таким образом, наличие штатного расписания для организации обязательно. Его отсутствие может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде и об охране труда.

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (унифицированная форма N Т-3). Она распространяется на организации всех форм собственности, а также на индивидуальных предпринимателей - работодателей.

Штатные расписания имеют постоянный срок хранения (п. 71 Приказа N 558);

6) график отпусков.

График отпусков обязателен для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Унифицированная форма графика отпусков N Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Имейте в виду: график отпусков должен утверждаться в порядке, установленном для утверждения локальных нормативных актов, т.е. с учетом мнения профсоюзного органа (если он есть в организации);

7) извещение о начале отпуска.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого рекомендуем работодателям вести журнал извещения работников о времени начала отпуска. Как вариант, можно извещать под расписку каждого конкретного работника о времени начала отпуска. Поэтому у работодателя помимо непосредственно графика отпусков должен присутствовать журнал извещения работников о предстоящем отпуске (или копии персональных извещений с подписями работников).

Отсутствие подписей работников о том, что они извещены о начале отпуска, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности (Постановление Верховного Суда РФ от 31.07.2009 N 18-АД09-8). Срок хранения графиков отпусков - один год (п. 693 Приказа N 558);

8) табель учета рабочего времени.

Статьей 91 ТК РФ установлено, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Значит, работодатель обязан иметь табель учета рабочего времени.

Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и N Т-13 "Табель учета рабочего времени". Эти формы не распространяются на бюджетные учреждения (п. 2 Постановления Госкомстата России N 1). Срок хранения табеля учета рабочего времени - пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет (п. 586 Приказа N 558);

9) расчетный лист.

Статьей 136 ТК РФ установлена обязанность работодателя при выплате заработной платы в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Отсутствие утвержденной формы расчетного листка является частым нарушением, выявляемым трудовыми инспекторами;

10) локальные акты.

Трудовое законодательство предоставляет работодателям (организациям и индивидуальным предпринимателям) право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Локальный нормативный акт - это "закон", действующий в рамках конкретной организации. Такой документ обязателен для всех работников организации, если в самом локальном акте не установлено иное.

Локальные акты организации можно условно разделить на акты, которые должны быть в организации в обязательном порядке, и акты, наличие которых в организации не обязательно. Кроме того, локальные акты различаются по процедуре их утверждения.

Определенные локальные акты должны утверждаться с учетом мнения профсоюзного органа организации. Другие локальные акты руководитель организации может утвердить самостоятельно.

Об обязательных локальных нормативных актах организации см. разд. 8.1 книги;

11) документы по охране труда.

На работодателя возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

Мы остановимся только на общих условиях по охране труда и документах, обязательных для всех работодателей. Если работники заняты на работах с вредными и опасными условиями труда, перечень требований по охране труда, которые должен выполнять работодатель, значительно шире.

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. В силу абз. 23 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого рекомендуем завести отдельный журнал.

Минтруд России издал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утв. 13.05.2004). Работодатель обязан иметь:

- утвержденные инструкции по охране труда;

- журнал ознакомления работников с этими инструкциями;

- нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.

Инструктаж и обучение по охране труда. Статьей 225 ТК РФ установлено, что все работники, в т.ч. руководители организаций, а также работодатели - индивидуальные предприниматели обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда. Порядок обучения и проверки знаний утвержден Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29.

Для всех принимаемых на работу лиц, а также работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка N 1/29). Помимо первичного инструктажа работодатель обязан проводить повторный, а в установленных случаях - внеплановый инструктаж. Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах с указанием подписей инструктируемого и инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка N 1/29). Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

По общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако фактически в инструктаже нуждаются только работники рабочих профессий. Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте. Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка N 1/29). Эти работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа.

Таким образом, даже если деятельность работодателя не связана с производством и в инструктаже по охране труда его работники не нуждаются, у него должен быть документ, устанавливающий перечень профессий и должностей работников, освобождаемых от инструктажа. Кроме того, работодатель обязан организовать в течение месяца после приема на работу обучение безопасным методам и приемам выполнения работ всех поступающих на работу лиц, а также лиц, переводимых на другую работу.

Обучение по охране труда проводится при подготовке работников рабочих профессий, переподготовке и обучении их другим рабочим профессиям (п. 2.2.1 Порядка N 1/29).

Для работников, принимаемых на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, работодатель должен организовать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов, а в процессе трудовой деятельности - проведение периодического обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда. Порядок, форму, периодичность и продолжительность обучения и проверки знаний работников рабочих профессий работодатель устанавливает в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими безопасность конкретных видов работ. Кроме того, работодатель организует проведение периодического (не реже одного раза в год), обучения работников рабочих профессий оказанию первой помощи пострадавшим. Вновь принимаемые на работу проходят обучение по оказанию первой помощи пострадавшим в сроки, установленные работодателем (или уполномоченным им лицом), но не позднее одного месяца после приема на работу.

Обратите внимание! Руководители и специалисты организаций проходят специальное обучение по охране труда в объеме должностных обязанностей при поступлении на работу в течение первого месяца, далее - по мере необходимости, но не реже одного раза в три года (п. 2.3.1 Порядка N 1/29).

Обучение по охране труда руководителей и специалистов проводится по соответствующим программам непосредственно самой организацией или образовательными учреждениями профессионального образования, учебными центрами, другими учреждениями и организациями, осуществляющими образовательную деятельность, при наличии у них соответствующей лицензии, преподавательского состава, специализирующегося в области охраны труда, и соответствующей материально-технической базы.

Работодатель должен иметь:

- журналы инструктажей по охране труда;

- журналы ознакомления работников с инструкциями по охране труда;

- перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа по охране труда;

- удостоверения о прохождении работниками обучения по охране труда (для работников рабочих профессий);

- удостоверения руководителей и специалистов организации о прохождении специального обучения по охране труда в объеме должностных обязанностей.

Аптечки. Статья 223 ТК РФ обязывает работодателей создавать санитарные посты с аптечками. Иметь аптечку обязаны все организации независимо от того, относится их деятельность к производственной или нет.

Приказом Минздравсоцразвития России от 05.03.2011 N 169н утверждены Требования к комплектации изделиями медицинского назначения аптечек для оказания первой помощи работникам. Поэтому трудовые инспекторы могут проверить не только наличие аптечки в организации, но и ее комплектацию.

Аттестация рабочих мест. Согласно ст. 212 ТК РФ работодатель должен провести аттестацию рабочих мест по условиям труда и сертификацию организации работ по охране труда. Это правило распространяется на всех работодателей, в т.ч. на субъектов малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей.

Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 N 569. В соответствии с данным Приказом все организации (независимо от их организационно-правовой формы), индивидуальные предприниматели (кроме работодателей - физических лиц, не являющихся предпринимателями) должны в обязательном порядке проводить аттестацию рабочих мест самостоятельно или привлечь для этих целей специализированную организацию. Специализированная организация потребуется, если вредные или опасные производственные факторы, воздействующие на работников, подлежат количественным измерениям, а работодатель не имеет возможности провести их самостоятельно.

Результаты аттестации рабочих мест по условиям труда оформляются следующими документами:

- приказом о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда и привлечении к этой работе аттестующей организации (при необходимости);

- перечнем подлежащих аттестации рабочих мест по условиям труда с выделением аналогичных рабочих мест и указанием оцениваемых факторов условий труда согласно Приложению 1 к Порядку N 569;

- копиями документов на право проведения измерений и оценок условий труда аттестующей организацией (в случае ее привлечения);

- картами аттестации рабочих мест по условиям труда согласно Приложению 2 к Порядку N 569 с протоколами измерений и оценок условий труда;

- ведомостями рабочих мест подразделений и результатов их аттестации, сводной ведомостью рабочих мест организации и результатов их аттестации согласно Приложениям 6 и 7 к Порядку N 569;

- планом мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации согласно Приложению 8 к Порядку N 569;

- протоколом заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда согласно Приложению 9 к Порядку N 569;

- приказом о завершении аттестации рабочих мест и утверждении ее результатов.

Служба охраны труда. У работодателя, осуществляющего производственную деятельность, при численности работников более 50 человек должна быть создана служба охраны труда или введена должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области (ст. 217 ТК РФ).

Производственная деятельность - это совокупность действий работников с применением средств труда, необходимых для превращения ресурсов в готовую продукцию, включающих в себя производство и переработку различных видов сырья, строительство, оказание различных видов услуг (ст. 209 ТК РФ).

При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель - индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Медицинские осмотры работников. Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года - ежегодные) медицинские осмотры (ст. 213 ТК РФ). Медицинские осмотры также должны проходить работники организаций:

- пищевой промышленности;

- общественного питания и торговли;

- водопроводных сооружений;

- лечебно-профилактических и детских учреждений.

Кроме того, обязательный предварительный медицинский осмотр при заключении трудового договора проходят работники, не достигшие 18 лет (ст. 69 ТК РФ).

Предварительные и обязательные медосмотры проводятся при наличии вредных и опасных производственных факторов, а также при выполнении определенных работ. Перечень таких факторов и работ приведен в Приказе Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н.

У работодателя должны быть в наличии медицинские книжки работников, в отношении которых проводятся обязательные медицинские осмотры;

12) приказы (распоряжения) работодателя.

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов. Перечня возможных приказов нет. Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы отдельных приказов. Они применяются всеми организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации.

Приказы по основной (профильной) деятельности подлежат постоянному хранению, а приказы по личному составу - 75 лет (п. 19 Приказа N 558).