2.34. Выдача трудовой книжки при увольнении

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Таковым во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

Если в последний день работник отсутствует на работе или отказывается получить трудовую книжку, работодатель должен направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Обратите внимание! Работодатель не вправе направлять трудовую книжку работнику по почте без согласия самого работника.

Трудовым кодексом не установлено, в какой форме работник должен выразить свое согласие. Отсюда можно сделать вывод: оно может быть дано работником как в письменной, так и в устной форме.

Между тем во избежание возможных споров с работником рекомендуем получить его письменное согласие на пересылку по почте его трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по его письменному заявлению (п. 37 Правил N 225).

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.

Обратите внимание! Трудовые книжки работодатель обязан хранить до востребования их работниками. Невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

При выдаче трудовой книжки работнику работодатель делает запись в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 12 проставляется дата выдачи трудовой книжки, а в графе 13 работник ставит свою подпись, чем подтверждает факт получения трудовой книжки.

Обратите внимание! Работодатель вправе выдавать работникам трудовые книжки только при увольнении. Другие случаи выдачи трудовой книжки на руки работнику не предусмотрены.

2.35. Внесение изменений в трудовую книжку

Трудовая книжка оформляется работнику при первом поступлении на работу и, как правило, остается с ним до окончания трудовой деятельности. Очевидно, что в течение такого продолжительного периода могут изменяться первоначально внесенные в нее сведения.

2.35.1. Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения

В течение трудовой деятельности работника у него могут меняться фамилия, имя, отчество. Кроме того, в ряде случаев может уточняться дата рождения.

Порядок внесения изменений в записи в трудовой книжке установлен п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Все эти изменения отражаются на титульной странице трудовой книжки и вносятся следующим образом.

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. На внутренней стороне обложки делается ссылка на соответствующие документы, после чего запись заверяется подписью кадрового работника и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменения вносятся по последнему месту работы работника на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов (п. 26 Правил N 225).

Если изменение данных работника произошло во время работы по прежнему месту работы, новый работодатель вносит соответствующие изменения на основании представленных работником документов (см. образец).

Образец

┌────────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐

│Фамилия "Иванова" изменена на фамилию "Петрова" │Герб России Трудовая книжка │

│на основании свидетельства о заключении брака │ ТК N 9876543 │

│серия КС N 123456, выданного 10.08.2012 │ Иванова Петрова │

│Перовским отделением Управления ЗАГС г. Москвы │Фамилия ----------------------------------------│

│ │ Ирина │

│Инспектор │Имя --------------------------------------------│

│отдела кадров Сидорова │ Сергеевна │

│ │Отчество ---------------------------------------│

│печать │ 26.07.1982 │

│ │Дата рождения ----------------------------------│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ высшее профессиональное │

│ │Образование ------------------------------------│

│ │________________________________________________│

│ │ юрисконсульт │

│ │Профессия, специальность -----------------------│

│ │________________________________________________│

│ │ 27 10 04 │

│ │Дата заполнения "--" ----------------- 20-- г. │

│ │ │

│ │ Иванова │

│ │Подпись владельца книжки -----------------------│

│ │ │

│ │ Подпись лица, │

│ │ ответственного за ведение трудовых книжек│

│ │ │

│ │ Михайлова │

│ │М.П. ------------------------------------------│

│ │ (разборчиво) │

└────────────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┘