1.20. Заполнение личной карточки

На каждого принимаемого на работу сотрудника открывается отдельная личная карточка по форме N Т-2 "Личная карточка работника", утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Личная карточка является документом первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В ней фиксируются персональные данные работника, а также сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.

Обратите внимание! С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении необходимо ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения трудовых книжек).

Раздел 3 Личной карточки содержит графу 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". Именно здесь работник должен поставить свою подпись, тем самым подтверждая факт ознакомления с записью, внесенной как в личную карточку, так и в трудовую книжку.

Личная карточка ведется в одном экземпляре и хранится у работодателя.

Как правило, личные карточки ведет работник отдела кадров. Многие кадровики, стараясь упростить документооборот, при возможности ведут документы в электронном виде. Формально в законодательстве нет норм, обязывающих вести личные карточки именно на бумажных носителях. Однако, учитывая, что в личной карточке обязательно должна проставляться личная подпись работника, можно сделать вывод: личные карточки должны вестись на бумажных носителях.

Законодательно не установлен срок, в течение которого необходимо завести личную карточку на работника. В этой ситуации необходимо исходить из сроков, установленных для оформления трудовой книжки. Для работника, принятого на работу впервые, трудовая книжка оформляется в недельный срок, а запись в имеющуюся трудовую книжку работника должна быть сделана не позднее шестого дня его работы. В эти же сроки следует завести личную карточку на принятого на работу работника.

Рассмотрим порядок заполнения личной карточки работника. Она состоит из 11 разделов и заголовка ("шапки").

1.20.1. Заголовок

В строке "Наименование организации" указывается наименование организации-работодателя. Если работодателем является индивидуальный предприниматель, в данную строку вносится запись: "Индивидуальный предприниматель _____________ (фамилия, имя, отчество)".

В графе "Код ОКПО" проставляется соответствующий код ОКПО (общероссийский код предприятий и организаций). Предприниматель эту графу не заполняет.

В графе "Дата составления" указывается дата заполнения личной карточки работника. Отметим: эта дата может не совпадать с датой заключения трудового договора.

В графе "Табельный номер" записывается табельный номер работника, который присваивается ему приказом о приеме на работу.

В графе "Идентификационный номер налогоплательщика" проставляется ИНН работника. Отметим: работник может и не иметь ИНН, в этом случае данная графа остается незаполненной.

В графе "Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования" указывается соответствующий номер страхового свидетельства работника. Если работник принимается на работу впервые, работодатель обязан самостоятельно оформить данное свидетельство и после оформления внести его реквизиты в личную карточку работника.

В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника. В крупных организациях с большим количеством работников указывается не одна, а несколько первых букв фамилии работника. Данная графа введена для удобства работы с большим количеством личных карточек работников.

В графу "Характер работы" вносится запись о том, является работа постоянной или срочной.

В графе "Вид работы (основная, по совместительству)" отражается соответствующая информация о том, является данная работа для работника основной или по совместительству.

И наконец, в графе "Пол (мужской, женский)" проставляются буквы "М" или "Ж" в соответствии с полом работника.