3. Ок и имидж организации

Одной из форм проявления культуры организации является ее имидж, т. е. репутация, доброе имя, образ, складывающийся у кли­ентов, партнеров, общественности под воздействием результатов деятельности, успехов или неуспехов организации. Понятие имиджа предложено американским экономистом К. Болдингом в 1961 г.

    Цель создания имиджа состоит не в обретении организацией из­вестности, а в обеспечении положительного отношения к ней. Его ос­новой являются надежность, порядочность, гибкость, культура и соци­альная ответственность. Имидж динамичен и может меняться под воз­действием обстоятельств, новой информации. Сегодня имидж представляется одной из важнейших характеристик организации, фактором доверия к ней и ее товару, яв­ляется условием ее процветания.

    Важную роль в формировании имиджа играет паблик рилейшнз - работа по связи с общественностью. В ее рамках происходит исследо­вание общественного мнения, анализ статистических данных, изучение документов и публикаций, контакты с журналистами, подготовка ана­литических записок, информационных материалов, информирование общественности на пресс-конференциях, совершенствование отноше­ний с потребителями, реклама, информационное воздействие на орга­ны власти и управления.

   Основу имиджа составляют: существующий стиль внутренних и внешних деловых и межличностных отношений персонала и офици­альная атрибутика - название организации, эмблема, товарный знак.

   Название организации может быть именным, предметным или комбинированным. В первом случае речь идет об имени владельца или собственном наименовании, например завод «Калибр». Предметное на­звание содержит указание на вид деятельности - «Второй московский часовой завод». Комбинированное же совмещает оба эти подхода. На­пример, кондитерская фабрика «Красный Октябрь», первая часть назва­ния указывает на характер основной деятельности. Считается, что тре­тий подход более удачен, так как, во-первых, сразу же ясно, с какой ор­ганизацией приходится иметь дело, а во-вторых, дается ее дополнитель­ный отличительный признак в виде собственного наименования.

    Теория и практика управления выработали в данном вопросе принципы, которые целесообразно учитывать.

   Первый - наименование должно быть по возможности кратким, красивым, оригинальным, однако не содержать чрезмерных претензий (например, производных от слов держава, им­перия и пр.), которые зачастую сегодня могут вызвать лишь улыбку или недоверие. Кроме того, оно ни непосредственно, ни при подста­новке или перестановке букв не должно ассоциироваться со словами, несущими негативный или уничижительный смысл. Например, назва­ние казино «Багдадский двор» легко превратить в «Багдадский вор».

   Второй - предполагает осторожное отношение к разного ро­да сокращениям и аббревиатурам. Чем меньше известна организация, тем меньше шансов у нее составить удачное сокращение на основе полного наименования. В качестве удачного варианта можно привести «Инком банк».

   Третий - требует, с одной сто­роны, избегать употребления иностранных слов, осо­бенно если в родном языке имеются их полные соответствия. С другой стороны, и к русским наименованиям фирм, ведущих широкую внеш­неэкономическую деятельность, также необходимо относиться крайне осторожно. Они должны хорошо воспроизводиться с помощью латин­ских или иных букв и не вызывать у иностранных партнеров негатив­ных ассоциаций. Кстати, именно такие сложности привели к появле­нию второго названия автомобиля «Жигули» - «Лада».

    Символика фирмы включает эмблему и цветовую гамму. В эмбле­ме, как и в названии, необходимы вкус и чувство меры; они должны быть современными, а также отражать хотя бы в общих чертах то, чем занимается фирма.

2. Основные документы, регламентирующие управление персоналом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры (контракты) и др.).

Организационные

Штатное расписание

Организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.

Штатное расписание должно утверждаться генеральным директором по крайней мере один раз в год. Значение этого документа чрезвычайно велико. Так, например, оно позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. В случае необходимости привлечения новых сотрудников штатное расписание может быть без особого труда изменено.

Необходимо также отметить, что действующее законодательство не предусматривает обязанности работодателя доводить штатное расписание до сведения сотрудников.

Унифицированная форма штатного расписания N Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. N 1. Она применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом работодателя или уполномоченным им лицом.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, регламентирующий функционал каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему ее. Должностная инструкция:

- разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем;

- подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком;

- утверждается первым руководителем организации;

- согласовывается с юристом;

- доводится до работника под расписку.

Типовая должностная инструкция состоит из шести разделов:

- Общие положения;

- Цели;

- Функции;

- Связи по должности;

- Права;

- Ответственность.

Должностные инструкции должны быть разработаны для каждой имеющейся в штатном расписании должности. Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с должностными инструкциями под роспись. При получении должностной инструкции работник расписывается в том, что с содержанием инструкции он ознакомлен и с ее требованиями согласен. Желательно, чтобы весь комплект должностных инструкций был готов до приема сотрудников на работу. Это позволит работодателю сразу включать ее в трудовой договор (контракт) с каждым работником. При составлении должностной инструкции следует максимально подробно описать характер поручаемой сотруднику работы.

В каждой должностной инструкции должна быть прописана обязанность работника выполнять другую деятельность, связанную с описанной в инструкции или близкую к ней. В случае необходимости перевода работника на другое место это позволит избежать оформления перевода в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ.

Правила внутреннего распорядка

Организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, их основные обязанности, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы.

Табель учета использования рабочего времени

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Формой учета рабочего времени являются табель учета рабочего времени - форма Т-13 в Альбоме унифицированных форм по отплате труда и табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12).

В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 "Учет использования рабочего времени" табеля по форме Т-12 в качестве самостоятельного документа.

Табели учета рабочего времени, согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, хранятся один год с указанием соответствующего срока.

Трудовым законодательством не установлена должность сотрудника (сотрудников), отвечающего за ведение табеля учета рабочего времени. Этот вопрос решается конкретной организацией в соответствии со спецификой ее деятельности. Данная обязанность может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена отдельным приказом по основной деятельности.

Документация по охране труда

Документы должны быть составлены и доведены до сведения работников под роспись (инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и т. п.). За отсутствие указанной документации к юридическому лицу могут быть применены штрафные санкции.

Распорядительные

Приказы по личному составу

Приказ по личному составу является документом, регулирующим трудовые правоотношения работников с администрацией организации.

Прием, перевод на другую работу, увольнение, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и др. оформляются приказом (распоряжением) работодателя. Приказ (распоряжение) издается на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

Приказы по личному составу обязательно фиксируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Информационно-справочные

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69. В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Книга регистрации приказов по личному составу и по отпускам

Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов по личному составу и по отпускам, которая также должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Журнал "Управление компанией", опубликовано с разрешения редакции. Продолжение следует.

3. В связи с производственной необходимостью директор завода своим приказом перевел инженера Павлова, технолога Зайцева, бухгалтера Сергееву, юрисконсульта Новожилова и всех работников планового отдела на работы по ликвидации стихийного бедствия. Подготовьте приказ с обоснованием.