Проведение делового совещания

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится встреча его участников. С психологической и этической точки зрения она во многом определяет настроение. Всякие возможные срывы и накладки (не встретили, встретили с опозданием, затруднения с размещением, поиск места совещания, не хватило раздаточного материала, мало мест в помещении) неизбежно вызывают у участников отрицательные эмоции. Практика проведения более 15 российских научно-технических конференций показывает, что приезжают 60-80% от числа заявленных участников. Поэтому на это число следует делать расчет.

При проведении совещания с ограниченным числом участников и приглашением VIP-персон (до 50 человек) первый руководитель (председатель совещания) вместе с референтом (помощником) руководителя встречают их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает проследовать на регистрацию. При большем числе участников руководитель встречает только главных докладчиков и VIP-персон.

Участники совещания обязательно проходят регистрацию. Если их число ограничено, эту работу проводит секретарь-референт, отмечая каждого прибывшего в списке. Если запланировано совещание с большим количеством участников, их регистрируют специально выделенные референты (молодые, красивые женщины). Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В случаях, когда принятие решения предполагает закрытое (тайное) голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном списке присутствующих и получает бюллетень для тайного голосования.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих (региональный, половой, национальный, возрастной). Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, то есть установленного законом или уставом организации такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным. Простое большинство - это 51% участников, а квалифицированное большинство - это 2/3 от общего числа (67%).

Одновременно с регистрацией желательно выдать талоны на питание и банкет и проставить отметки на командировочных удостоверениях. Практика показывает, что если эту операцию не выполнить сразу, то потребуется сбор, а затем раздача с отметкой командировочных удостоверений участникам совещания, или каждый участник должен будет по данному вопросу несколько раз обращаться к организаторам мероприятия.

Также во время регистрации следует сразу же собрать сведения о необходимости участникам обратных билетов. Хорошим тоном в деловых отношениях считается, если рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу. В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (материалы, конспекты докладов, тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы совещания и оплачивается либо принимающей организацией либо за счет оргвзноса с каждого участника конференции.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время завершения работы совещания. Специалисты по организации совещаний предлагают временной регламент проведения однодневного совещания (табл. 7.3).

Общая продолжительность совещания должна составлять от 2 часов до 12 часов в день для научно-технических конференций. Перерывы продолжительностью 15 минут лучше делать после полутора часов работы совещания.

В совещаниях с большим числом участников регламентом предусматриваются: состав президиума, комиссия по выработке проекта решений (редакционная), секретариат, рабочая группа. Регламент принимается участниками совещания в начале заседания или заранее включается в Программу30.