3. Планирование договорной работы

Ответственным за разработку плана договорной работы предприятия и координацию деятельности соответствующих служб по его исполнению целесообразно назначить заместителя руководителя предприятия по коммерческой работе. Разработанный план утверждается руководителем предприятия.

План может быть единым на весь год по всем видам договоров, заключаемых торговым предприятием, либо можно выделять самостоятельный план заключения договоров на ярмарках, поскольку эти договоры заключаются за несколько месяцев до начала хозяйственного года (1, п. 2.3).

В плане договорной работы предусматриваются следующие виды работ: анализ состояния договорной работы за предыдущий год по всем видам договоров с указанием исполнителей и сроков исполнения; мероприятия, направленные на улучшение содержания договоров на предстоящий год; инструктаж работников, участвующих в заключении и исполнении договоров; утверждение лиц, ответственных за заключение договоров; анализ исполнения договоров; разработка памяток по заключенным договорам (для магазинов, столовых, складов и др.).

В плане заключения договоров на оптовых ярмарках (независимо от того, составляется он отдельно или является частью общего плана, составляемого торговым предприятием) необходимо предусмотреть: по каким группам товаров проводится ярмарка; (стр.64) место проведения ярмарки; срок проведения ярмарки; перечень документов, которые необходимо подготовить или получить для участия в работе ярмарки; перечень договоров, подлежащих заключению на ярмарке; разработку предложений по объемам, ассортименту и качеству товаров, реализуемых (закупаемых) на ярмарке; список сотрудников, обязанных принять участие в работе ярмарки; предварительную разработку текстов договоров (у поставщиков) или предварительное изучение подготовленных поставщиками текстов договоров (у покупателей); подведение итогов ярмарки и подготовка необходимых предложений [1, п. 2.4].

Руководитель предприятия и постоянно действующая комиссия по работе с договорами призваны обеспечить контроль за выполнением плана договорной работы. Такой контроль можно осуществлять путем заслушивания отчетов исполнителей руководителем предприятия или на заседаниях комиссии, на совещаниях по итогам планируемого периода, а также путем представления справок и др.

4. Учет исполнения хозяйственных договоров

От надежности партнеров по хозяйственным договорам во многом зависит успех работы любого предприятия торговли. В свою очередь полнота и своевременность исполнения договоров зависят от контроля. Поэтому очень важно обеспечить такой контроль и учет, а также принимать оперативные меры для надлежащего исполнения контрагентами своих договорных обязательств.

Учет исполнения всех хозяйственных договоров удобно вести по специально разработанной методике или инструкции, а для осуществления такой работы следует выделить подразделения и сотрудников, ответственных за учет исполнения каждого вида хозяйственных договоров.

Прежде всего необходимо определить службу, ответственную за регистрацию договоров, и установить форму для централизованного учета договоров. Например, на торговых предприятиях системы Министерства торговли РСФСР регистрация хозяйственных договоров осуществляется в специальном журнале по форме, в которой указываются: дата поступления проекта договора или высылки договора другой стороне; наименование другой стороны, ее адрес, банковские реквизиты, наименование ее вышестоящей организации; сумма договора; предмет договора; номер и дата договора; срок действия договора; дата отправки договора другой стороне; наличие протокола разногласий и результат его согласования сторонами; данные о разрешении преддоговорного спора (номер и дата искового заявления по преддоговорному спору, номер дела и дата его рассмотрения, результат); структурное подразделение, в котором хранится текст договора; расписка работника структурного подразделения, в котором хранится текст договора, (стр.65) графа для примечания об изменении, расторжении договора или иной отметки. В этот журнал включено 16 групп договоров. На каждую группу отводится по нескольку страниц. Нумерация договоров ведется отдельно в каждой группе. В конце журнала составляется сводная таблица количества заключенных договоров, заполняемая по принципу накопления данных по состоянию на первое число каждого месяца, года, с подведением общего итога заключенных на эту дату договоров.

Договоры в течение всего периода их действия, со всеми составляющими их документами хранятся в отдельных папках (в порядке номеров их регистрации в указанном журнале) в соответствующем структурном подразделении, ответственном за ведение делопроизводства по данному виду договоров (в соответствии с указанием руководителя предприятия), с тем чтобы иметь возможность быстро получить необходимую информацию по каждому договору.

Учету подлежит исполнение договоров по количеству, ассортименту, номенклатуре, качеству товаров (продукции), объему работ, услуг, их видам, таре, срокам выполнения обязательств, расчетам за товары (продукцию), работы, услуги и другим условиям заключенных договоров.

Для учета надо использовать имеющуюся счетно-вычислительную технику. При применении ЭВМ предварительно необходимо разработать программы для исполнителей (ИВЦ, ВЦ), в которых следует предусмотреть порядок перевода важнейших условий договоров в память ЭВМ под соответствующими математическими шифрами, а затем передавать на ЭВМ данные о ходе исполнения соответствующих условий договоров для того, чтобы ЭВМ могла выдавать данные о ходе фактического исполнения заключенных договоров в сравнении с оговоренными в них условиями за соответствующий период.

Перечень работников, несущих персональную ответственность за учет исполнения конкретных договоров, утверждается приказом руководителя предприятия.

В учете исполнения договоров поставки, контрактации и перевозки должны принимать участие информационно-диспетчерские службы торговых предприятий. Эти службы должны получать от магазинов и из других источников данные об исполнении условий договоров, их нарушениях и регулярно сообщать такие данные соответствующим службам, непосредственно занимающимся оперативным учетом исполнения данных видов хозяйственных договоров.

Учет исполнения договоров удобно вести с использованием ЭВМ по специально разработанным программам, а также на специальных карточках или в журналах, которые должны учитывать особенности конкретных видов договоров. Помимо этого (стр.66) целесообразно вести учет исполнения условий договоров путем составления динамических таблиц или графиков, по которым можно наглядно судить об объемах и сроках поставки, выполнения работ, оказания услуг и соблюдении других договорных обязательств.

Данные по поставкам заносятся в указанные формы согласно сопроводительным документам, нарядам, платежным требованиям, поручениям, а данные о выполнении договоров о проведении работ, оказании услуг оформляются на основании актов, фиксирующих фактически выполненное или невыполненное, и документов информационно-диспетчерской службы.

Итоги исполнения соответствующих договоров подводятся н сроки, установленные приказом руководителя торгового предприятия (например, ежесуточно, за неделю, декаду, месяц и т. д.).

Претензии о взыскании санкций и возмещении убытков по итогам исполнения договоров оформляются соответствующими службами предприятия, которые непосредственно занимаются оперативным учетом исполнения данного вида хозяйственных договоров, а на предприятиях торговли, где в юридических отделах имеются претензионисты,— этими отделами. В остальных случаях юридические службы осуществляют методическое руководство претензионной работой и оказывают правовую помощь в оформлении претензий (проверка материалов, инструктирование и консультирование работников, составляющих претензии) [3, п. 3.1].