64. Распорядительные документы

Сущность, значение и виды распорядительных документов. Составление и оформление приказов (распоряжений) по личному составу. Общие требования к составлению и оформлению приказов по личному составу.

Распорядительная документация – одна из наиболее многочисленных групп документов, к которой относят постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Распорядительные документы являются средством передачи письменных указаний подчиненным организациям или конкретным исполнителям. В них оформляют распорядительную деятельность коллегиальных органов и единоначальников.

В организациях распорядительными документами являются приказы по основной деятельности и личному составу, инструкции, указания. В приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования и т. п. В приказах по личному составу рассматривают вопросы, связанные с прохождением службы сотрудниками организации, в указаниях –оперативные административно-хозяйственные вопросы.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы (рис. 11).

Рис. 1. Классификация распорядительных документов

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы (например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.). Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Виды распорядительных документов:

Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.)

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Это самый распространенный вид распорядительных документов [5].

В организациях приказ может издаваться в соответствии с указаниями вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организации или отдельных работников.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы организации, изменением штатов и т. д.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов [5].

Распоряжения организации составляют в основном по вопросам:

– информационно-методического характера;

– повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

– связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

– о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

– о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;

– о применении правил работы с конфиденциальными документами;

– о сроках предоставления авансовой отчетности;

– о порядке использования служебного автотранспорта;

– о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.

Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Составление и оформление приказов (распоряжений) по личному составу.

Общие требования к составлению и оформлению приказов по личному составу.

Ребзя, эти два пункта я не решился делить, думаю так проще.

Приказы (распоряжения) по личному составу оформляют в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1 и введенными в действие с 5 апреля 2004 г. Впервые эти формы были созданы Госкомстатом России в 1997 г. для облегчения процесса составления документов по личному составу. Затем в апреле 2001 г. был издан Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. А в 2004 году «в целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации» вступили в действие новые унифицированные формы.

Особенностью новых форм документов является следующее:

в разделе «По учету кадров» они распространяются на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации;

в разделе «По учету рабочего времени и расчетов с персоналом» они распространяются на все организации независимо от форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Таким образом, достигается единообразие в составлении и оформлении кадровых документов.

В унифицированные формы первичной учетной документации организация может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации, остаются без изменений.

Индивидуальные приказы по личному составу фирмы

Приказами по личному составу оформляются не только прием на работу, перевод и увольнение, для которых разработаны унифицированные формы, но и другие действия, например, изменение анкетно-биографических данных, наложение взысканий. А для подобных приказов унифицированных форм нет. Поэтому нужно уметь составлять приказы самостоятельно.

Текст большинства приказов по личному составу не имеет констатирующей части и ключевого слова «приказываю». Кадровые приказы сразу начинаются с глагола, обозначающего распорядительное действие: объявить, изменить и т.д.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации.

Заголовки в индивидуальных приказах — это существительные, образованные от глагола, обозначающего действие, например: «Об изменении фамилии» (от глагола «изменить»). Заголовок сводного приказа: «По личному составу».

Для оформления индивидуальных приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, которое помещается после текста приказа. А в сводных приказах ссылкой на письменное основание должен заканчиваться каждый пункт. Основанием для составления приказа могут быть: трудовой договор или личное заявление сотрудника, докладная записка руководителя структурного подразделения, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии и т.п.

Для издания приказа об изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) основанием могут быть свидетельство о браке, свидетельство о рождении и др. В приказе о наложении взыскания должны быть указаны причины и вид взыскания. Исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий указан в статье 192 ТК РФ. Основанием для таких приказов являются докладная записка руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, либо объяснительная записка самого сотрудника.

Приказы по личному составу доводятся до сведения сотрудников под расписку. Визы ознакомления сотрудников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта сводного приказа, либо после

подписи.

Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с заинтересованными должностными лицами:

с руководителем кадровой службы;

с главным бухгалтером;

с юрисконсультом;

с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе.

Визируется проект приказа в следующей последовательности:

руководитель кадровой службы;

руководитель структурного подразделения, сотрудник которого упоминается в приказе;

главный бухгалтер или специально назначенный сотрудник бухгалтерии;

юристконсульт.