63. Организационные документы

Сущность и виды организационных документов, основные требования, предъявляемые к их оформлению, состав реквизитов документов. Формуляры-образцы документов, регламентирующих управление персоналом. Особенности оформления организационных документов с использованием информационных технологий. Штатное расписание и организационная структура управления: содержание и взаимосвязь.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относят следующие: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа.

Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы

Устав, виды уставов, правила составления

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности [5].

В уставе организации изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации организации.

В зависимости от формы собственности различается порядок утверждения устава. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.

Основными видами уставов являются:

– устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом); устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);

– устав коммерческой организации (утверждается общим собранием учредителей, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;

– устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

Уставы оформляют на стандартных листах бумаги.

Титульный лист устава должен иметь следующие реквизиты:

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дату (датой устава является дата его утверждения);

– гриф утверждения;

– отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

– место издания (город).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

– Общие положения;

– Цели, задачи, предмет деятельности;

– Правовой статус;

– Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи);

– Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими);

– Учет и отчетность;

– Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью;

– Права и обязанности участников;

– Порядок ликвидации и реорганизации.

Устав может утверждаться общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации – печатью органа государственной регистрации.

Учредительный договор,

требования к составлению и оформлению

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Профессор В. А. Кудряев отмечает, что учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов.

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Место нахождения организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

11. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение договора.

13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор. Учредительный договор оформляют на стандартных листах бумаги формата А4.

Положение, основные виды, правила составления

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии) [5].

Положения бывают двух видов:

1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например, Типовое положение об отделе кадров);

2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например, Положение о персонале ЗАО «ЦУМ»).

Текст положения включает следующие разделы:

– Общие положения;

– Цели и задачи;

– Функции;

– Права и обязанности;

– Руководство;

– Взаимоотношение (служебные связи).

В разделе «Общие положения» приводят точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. В разделе дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируют основную цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» – основной раздел положения, он включает всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые обеспечивают решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляют права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в этом разделе излагается компетенция и обязанности руководителя. В их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.

Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

В разделе «Руководство» содержится перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» указывают взаимосвязи со структурными подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируют документные связи (наименования документов, периодичность их представления, сроки), устанавливают взаимные обязательства, состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель.

Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Инструкция, основные виды инструкций,

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственности сотрудника предприятия.

Должностная инструкция – один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на занимаемую должность (например, по закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.

Должностная инструкция и трудовой договор используются:

– при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

– с целью разделения труда между персоналом;

– для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностная инструкция:

– разрабатывается – руководителем структурного подразделения;

– визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

– утверждается – руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.

Должностная инструкция должна иметь:

– наименование министерства (если является отраслевой);

– наименование организации, разработавшей инструкцию;

– наименование вида документа;

– дату;

– номер;

– заголовок к тексту;

– гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);

– текст;

– подписи составителей;

– печать (при необходимости);

– визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:

– Общие положения.

– Функции.

– Должностные обязанности.

– Права.

– Ответственность.

– Служебное взаимодействие.

В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляют нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности работника.

В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе «Права» устанавливают права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе «Служебное взаимодействие» определяют круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах:

– первый экземпляр хранится в кадровой службе;

– второй – у руководителя подразделения;

– третий – у работника

Штатное расписание, правила составления и оформления

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание (рис. 9).

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы

Правила внутреннего трудового распорядка

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка [14, 15].

Этот документ разрабатывается на основе типовых правил внутреннего распорядка с учетом специфики деятельности, формы собственности и других особенностей конкретной организации.

Правила составляются на общем бланке организации руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юрисконсультом и утверждаются руководителем организации.

В правилах внутреннего трудового распорядка организации указывают следующие разделы:

– общее положение;

– порядок приема, перевода и увольнения служащих;

– основные обязанности служащих;

– основные обязанности администрации;

– рабочее время и его использование;

– поощрения за успехи в работе;

– взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

– внутриобъектный режим;

– организация работы.

Регламент, правила подготовки и оформления

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения.

Обязательными реквизитами регламента являются:

– наименование учреждения;

– наименование коллегиального или совещательного органа;

– вид документа;

– дата;

– номер документа;

– место составления;

– гриф об утверждении;

– текст;

– подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой