2. Види контролю,їх характеристика та використання у готельному бізнесі

Для будь-якого контролю характерними є такі компоненти: об'єкт та суб'єкт контролю (що контролюється і хто контролює), процес контролю (здійснення в часі) і результати контролю. З урахуванням того, якими будуть ці компоненти за свої змістом, і визначаються види контролю.

Першою і головною умовою усякого контролю є те, що його об'єктом пови­нні бути результати діяльності, і ні в якому випадку співробітники. На жаль, ду­же часто трапляється так що контролюється сама особистість, сама персона, що породжує у підлеглих страх і велике емоційне напруження при слові "контроль". Контроль, в умовах ринкових відносин, коли вимагається розкриття всіх резервів працівника, повинен виступати в якості інструменту.

Види контролю

за об’єктом за суб’єктом за процесом

фінансовий самоконтроль попередній

операційний колективний поточний

поведінки працівників адміністративний заключний

внутрішній суцільний

зовнішній вибірковий

Всі види контролю можуть здійснюватись як відкрито, так і таємно.

• Тотальний контроль породжує неохайність.

Є керівники, які вважають, що все, що не пройшло через їхні руки, може міс­тити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.

• Таємний контроль викликає лише розчарування.

Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

• Контролюйте не тільки улюблену дільницю.

Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої ко­лишні повноваження

• Контроль — не проформа.

Керівник - демократ часто так задовольняється роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інте­ресами своїх підлеглих.

• Не контролюйте через недовіру.

Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.

• Не тримайте своїх висновків при собі.

Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника не зволікаю­чи часом. Так можна встановити ділові стосунки.

Якщо Ви бажаєте легко і твердо запам'ятати основні завдання управлінської відповідальності, то запам’ятайте. Один (вказівний) палець, показує на того, кого ви бажаєте в чомусь звинуватити. Три пальці показують назад, на себе. Вони запитують:

• Хто вибрав цю людину для виконання завдання, яке вирішено незадові­льно?

• Хто її інструктував? Як це було зроблено?

• Чи був відповідний контроль за його роботою?

Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволен­ня управління і мотиватора високої продуктивності праці.

Контроль може здійснювати як начальник, так і підлеглі, як "свої", так і "чужі". Відповідальним за контроль є безпосередній начальник. Функція контролю входить в коло його обов'язків і не делегується. На практиці здій­снюється також і контроль зі сторони третіх осіб, тобто управлінців, які спеціа­лізуються на проведенні контролю. Штату контролерів можуть бути утворені всередині фірми, а також можуть бути і спеціалізованими (аудиторські фірми). Внутрішньо - фірмові контролери займаються перевіркою підприємств у цілому, стратегічним контролем, перевіркою запасів готової продукції, реалізації і т.д. У всіх цих сферах існує відповідальність контролера за такі функції: плану­вання, аналітичну функцію, інформаційну функцію і тощо.

Відправним пунктом концепції адміністративного (службового) контролю дій підлеглих є такий: для того, щоб повністю орієнтуватися в тому, що робить­ся в контрольованому структурному підрозділі, чи всі функції виконують­ся належним чипом, не потрібно контролювати кожну функцію або кожного працівника. Досить охопити контролем певні стратегічні пункти, вузлові функції.

На практиці використовується багато видів адміністративного контролю: Державний, позавідомчий контроль, державний відомчий контроль, неза­лежний фінансовий контроль, внутрішньогосподарський контроль.

Державний позавідомчий контроль здійснюється органами державного апа­рату, діяльність яких поширюється на усі галузі підприємництва, незалежно від їх відомчої підпорядкованості - Міністерством фінансів, Державною податковою адміністрацією, Державним комітетом статистики.

За умов переходу до ринкового механізму господарювання особливо зросла роль контролю з боку органів Податкової адміністрації, які:

• забезпечують контроль подання платниками бухгалтерських звітів, балан­сів;

• перевіряють законність валютних операцій і дотримання встановле­ного порядку;

• забезпечують застосування та своєчасність стягнення фінансових санкцій;

• проводять всебічні перевірки факти приховуваним податків і платежів;

• передають правоохоронним органам матеріали;

• порушень, за які передбачено кримінальну відповідальність та ін.

Незалежний фінансовий контроль (аудит) здійснюється на договірній основі спеці­альними аудиторськими фірмами з метою встановлення відповідності фінансо­во-господарських операцій, обліку і звітності чинному законодавству, яке регу­лює економічно-правові відносини і діяльність господарюючих суб’єктів. Відпо­відно до закону України "Про аудиторську діяльність" (1993р.), аудиторська ді­яльність в країні помітно розширилась: набула форми аудиторських перевірок (аудиту) і пов’язаних з ним експертиз, консультацій з питань бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізу фінансово-господарської діяльності фізичних і юридичних осіб.

Внутрішньогосподарський контроль здійснюється керівниками та спеціалістами, а також виборними органами управління та контролю. Про­водиться він з метою підтримання організаційної стійкості господарюючих суб'єк­тів, виявлення відхилень від встановлених планів і програм діяльності та вжиття певних коригуючи дій, усунення недоліків в роботі структурних підрозділів та окремих виконавців.

Другим важливим завданням є орієнтація контролю не на минуле, а на май­бутнє, оскільки краще з 75% - ною упевненістю передбачити помилку, яка може трапитися в майбутньому, якщо не здійснити певних кроків, ніж мати 100% - ві знання про походження помилки, яка вже допущена.

Третьою проблемою службового контролю є відбір оцінок підлеглих для встанов­лення ступеня виконаним ними своїх посадових функцій.

При оцінці праці підлеглих багатьма керівниками допускається така по­милка.

Більшості з них найчастіше недостатньо факту добре виконаної: підле­глим роботи. У керівника складається враження, що завдання можна було ви­конати значно краще і він обрав би інший варіант виконання. Така оцінка озна­чає, що підлеглий, бажаючи одержати схвалення, повинен як би перевтілитись в особу керівника, що нездійсненно і непотрібно. В результаті в підлеглого виникає почуття безпомічності та незаслуженої образи, неприязні до праці, втрата віри в свою працездатність і т.п.

У світі лише один спосіб переконати нас щось зробити - це примусити іншого зробити це.

(Д. Карнегі)

Форми економічного контролю розрізняються за ознаками методичної спрямованості і способами його проведення: попередній, поточний, заключний самоконтроль.

Важливе значення повинно надаватися сьогодні виконанню функції контролю са­мими підлеглими та самоконтролю. У діяльності підприємства є дуже багато сторін, які повинні бути підконтрольні колективу, або його представника в умовах демок­ратичного розвитку - це один із засобів залучення колективного управління під­приємством та впливу на його керівництво.

До недавнього часу функція контролю в нашій державі зводилась до перевір­ки дотримання інструкцій, законів і виявлення порушників. Здійснення контролю зводилося до реєстрації в актах недоліків, тобто негативних сторін діяльності ор­ганізацій, що перевірялись. Ніхто і не цікавився тим, щоб розвивати ініціативу пра­цівників, сприяти руху знизу щодо вдосконалення роботи, розвивати розу­міння спільних інтересів. В умовах ринкової економіки такий підхід є анахроніз­мом.

Попередній контроль реалізується через правила, процедури тощо. Його основ­ні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менеджменту, як плануван­ня та організація.

В організаціях попередній контроль використовується втрьох ключових галузях: щодо людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Поточний контроль найбільше втілює в собі таку його рису, як неперервність здійснення, і полягає у корекції виникаючих відхилень в процесі виконання при­йнятих рішень.

Заключний контроль відповідає заключним станам здійснення певних робіт, дає результати для їх прогнозування , сприяє мотивації.

Крім цього, контроль може здійснюватися у відкритій формі, коли про нього за­здалегідь повідомляється підконтрольним, або таємно, коли факт його проведення невідомий.

За джерелом використання інформації контроль поділяють на документальний і візуальний. До документального контролю відносяться різні перевірки, ревізії, спеціальні обстеження, коли використовуються великі масиви різноманітної ін­формації, плани, договори, нормативи, статистична звітність і ін.

Візуальний або натуральний контроль здійснюється шляхом безпосереднього огляду об'єктів у натурі неозброєним оком з допомогою оптичних приладів.

На практиці види контролю мають тенденцію змінюватись в залежності від ступеня ви­користання їх на різних рівнях управління.