4.7 Упорядкування і фільтрація даних

Упорядкування даних

Дані можуть вводитися в список у довільному порядку, однак подальшу роботу зі списком зручніше виконувати, коли записи у ньому упорядковані. Дані в електронних таблицях упорядковуються шляхом операцій сортування.

Сортування – це зміна відносного положення даних у списку відповідно до значень або типу даних.

Дані зазвичай сортуються за алфавітом, за числовим значенням або за датою. Опишемо порядок сортування, прийнятий у Excel. Числа сортуються у порядку зростання: від найменшого від’ємного до найбільшого додатного числа. При сортуванні тексту порівнюється зміст комірок за символами зліва направо. Наприклад, слово «зоологія» буде розташоване після слова «золото». Регістр символів при сортуванні не враховується.

У тексті, крім літер, можуть використовуватися цифри й інші символи. Упорядкована послідовність усіх можливих символів, що прийнята в Excel при сортуванні, така:

(пробіл) ! « # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ `` { | } ~ + < = > 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Є Ж З И І (укр.) Ї Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

Сортування за одним параметром

Для сортування таблиці клацніть по будь-якій заповненій комірці і натисніть одну з кнопок на панелі інструментів:

- сортування за зростанням або

- сортування за спаданням.

При цьому буде проведене сортування суцільної частини таблиці, що не має порожніх рядків або стовпців. Рядки переставлятимуться повністю. Заголовки (підписи) стовпців до процесу сортування за замовчуванням не потрапляють.

Сортування здійснюється по крайньому лівому полю (у даному разі по стовпцю А).

Можливе сортування не всього списку, а тільки його частини. Для цього потрібно виділити діапазон даних і застосувати команду Данные→Сортировка. Майте на увазі, що у разі виділення неповних рядків сортування може призвести до зовсім неправильних результатів, оскільки при сортуванні будуть переставлені фрагменти рядків. Якщо такого результату заздалегідь не передбачити, то ваші таблиці перетворяться в непотрібний набір даних.

Якщо сортування виявилося невдалим, можете його відразу скасувати, натиснувши кнопку Отменить на панелі інструментів чи натиснувши Ctrl+Z.

Сортування за кількома параметрами

Якщо в списку є декілька стовпців, ви можете здійснити послідовне сортування. Сортування найзручніше задавати в такій послідовності, що відповідає кращому сприйняттю інформації, поданої в таблиці.

Фільтрація даних. Автофільтр

Однією з найпоширеніших операцій над списками є добір записів, або, інакше, фільтрація.

Фільтрація – це виділення визначених записів, що задовольняють заданим критеріям.

Результатом фільтрації є створення списку з відфільтрованих записів. У Excel передбачені два режими фільтрації: Автофильтр і Расширенный фильтр.

Автофильтр. Клацніть по будь-якій комірці списку, що підлягає фільтрації і виконайте команду меню Данные→Фильтр→Автофильтр. Праворуч від кожного стовпця з’явиться кнопка зі списком.

Список кнопки відкривають позиції Все, (Первые 10…), (Условие), потім за алфавітом розташовуються елементи стовпця. Прокрутивши список, ви можете обрати необхідний вам критерій. Одразу після цього на екрані залишаться лише відфільтровані записи, а інші будуть сховані. Заголовки відфільтрованих рядків зафарбовано в синій колір. Ви можете продовжити фільтрацію, вказуючи в списках інших стовпців необхідні елементи, а можете повернутися до початкового вигляду таблиці, відмітивши в списку пункт Все. Для повного скасування процедури фільтрації потрібно ввійти в меню Данные→Фильтр і зняти прапорець з команди Автофильтр.

Автофільтр користувача

Зауважимо, що у списку автофільтра є позиція Условие. Вона дозволяє задати точні критерії для фільтрації. Пользовательский автофильтр задайте необхідну умову. Взагалі в даному діалозі можливе задання двох умов, записаних через оператори порівняння равно, не равно, больше… й об’єднаних логічним И або ИЛИ.

Для текстових полів, окрім сказаних умов, можливі критерії вибору: Начинается (не начинается) із заданого тексту, Заканчивается (не заканчивается) заданим текстом і Содержит (не содержит) заданий текст.

Розширений фільтр

У меню Данные→Фильтр є корисна опція Расширенный фильтр, що дозволяє оформити критерій для фільтрації у вигляді таблиці і вивести відфільтровані записи в будь-який діапазон робочого аркуша. Порядок роботи з розширеним фільтром такий:

• Спочатку потрібно створити таблицю-критерій. Для цього в рядок під первинною таблицею, пропустивши декілька рядків, скопіюйте назви усіх стовпців. Рядком нижче під назвами введіть із клавіатури критерії добору. Критеріями виступатимуть текстові записи, що збігаються зі значеннями комірок (для стовпців із текстом) або числа чи умови, що містять оператори порівняння (для стовпців із числами. Таблиця-критерій може розміщатися у будь-якому місці аркуша, але найзручніше її розташувати під первинною таблицею.

• Активізуйте будь-яку комірку первинної таблиці і виконайте команду Данные→Фильтр→Расширенный фильтр.

• У діалозі Расширенный фильтр задайте такі параметри. у поле Исходный диапазон введіть діапазон таблиці, що фільтрується (програма зазвичай сама його правильно встановлює). у поле Диапазон условий задайте діапазон таблиці-критерію. Процедура задання діапазонів проста. Клацніть по кнопці праворуч від поля введення і потім на робочому аркуші виділіть мишею необхідний діапазон. Після цього повторно клацніть по кнопці справа від поля введення, і ви повернетеся в діалог Расширенный фильтр.

• Результат фільтрації за замовчуванням буде розміщений на місці первинної таблиці. Щоб результат був розташований в іншому місці аркуша чи робочої книги, клацніть по перемикачу скопировать результат в другое место. Потім у полі Поместить результат в диапазон задайте комірки для вставки відфільтрованої таблиці (аналогічно до того, як задавався Диапазон условий).

• Закрийте діалог Расширенный фильтр натиснувши кнопку Ok. Якщо ви правильно зазначили діапазон і критерії фільтрації, то на аркуші з’явиться таблиця-результат.

Скасувати дію розширеного фільтра можна командою Данные→Фильтр→Показать все. При цьому ви повернетеся до стану таблиці до фільтрації, Але таблиця-критерій буде присутня.

Контрольні запитання:

1. Яким шляхом упорядковуються дані в електронних таблицях?

2. Що таке сортування?

3. Сортування за параметрами?

4. Фільтрація даних. Автофільтр.