4. 3 Форматування електронних таблиць

Дані, введені до комірок електронної таблиці, повинні мати певний формат. Під форматом комірок у Excel розуміється дуже великий набір параметрів. Перші параметри задають спосіб відображення вмісту комірки (шрифт, зображення тексту, колір літер, вирівнювання тексту в комірці тощо). Інші параметри визначають формат самої комірки (розмір, заливання комірки, вигляд границь тощо). До параметрів форматування в Excel належить також формат даних: числовой, текстовый, денежный, дата тощо.

Формати даних

Опишемо коротко основні формати даних, передбачені в Excel.

Числа

Для зображення чисел у програмі Excel є ряд форматів. Перегляньте список цих форматів, обравши команду меню Формат→Ячейки. У відповідь з’явиться діалог Формат ячеек, у якому буде розкрита за замовчуванням вкладка Число (рисунок 4. 3.1)

Рисунок 4.3.1 - Діалог для форматування комірки, вкладка Число

Коли ви вводите дані до комірки, за замовчуванням використовується загальний числовий формат. У цьому форматі можна вводити ціле число (1234), десяткові дроби (1,234), а також числа в експонентній формі (1,234Е+09). Експо-ненціальна форма подання чисел використовується для скорочення запису у разі великої кількості розрядів, скажімо, 1,234Е+09 = 1,234*109 = 1234000000. Якщо число є довшим за ширину комірки, Excel автоматично перетворює його в експоненціальну форму.

Числа без коми сприймаються програмою як цілі, скажімо, 4, 0, 03, -2. Перед від’ємним числом числом ставиться знак мінус або воно береться в круглі дужки, наприклад, -453,21 або (7668,33). Число, яке ви ввели до комірки, розміщується в крайніх правих позиціях комірки.

Для введення чисел передбачені також вбудовані числові формати. Ці формати розділяються в Excel на категорії: Денежный, Финансовый, Дата, Время, Процентный, Мелкий, Текстовый і Экспоненциальный. Є також категорія Дополнительный формат, що містить поштові індекси і телефонні номери.

Логічні значення

Логічні значення є ИСТИНА і ЛОЖЬ. Ці значення можна вводити до комірок безпосередньо з клавіатури, а можна скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат. В середині комірки слова ИСТИНА і ЛОЖЬ розташовуються за замовчуванням по центру, – у цьому полягає їх відмінність від інших чисел і від звичайного тексту.

До логічних аргументів можуть належати результати порівняння вмісту двох комірок. Наприклад, якщо в комірках С1 і С2 містяться числа 3 і 12 відповідно, а в комірці С3 записано вираз С1>С2, то значенням результату перевірки на істинність цього виразу буде ЛОЖЬ. Можливі й інші операції порівняння, наприклад, A1>15, A1=9, A1>=20.

Текст

Для програми Excel ознакою тексту є наявність у запису пробілів і (або) нецифрових символів. Скажімо, як текст інтерпретуються такі записи:

ПР1401, 45инт, 653-1, 883 ав, 344 987

Комірки можуть містити текстові фрагменти завдовжки 32767 символів. На відміну від чисел, текст у комірці вирівнюється по лівому краю. Текст, що набирається в процесі введення до комірки, можна переглянути в рядку формул або в самі комірці. Якщо введений текст досить довгий, то після введення він повністю відображається на робочому аркуші лише тоді, коли сусідні справа комірки порожні.

Дата і час

У Excel можуть оброблятися дані, що відповідають даті і часу доби. Дати і час у Excel є числами, причому їх зображення залежить від числового формату, призначеного комірці. Програма Excel при введенні даних виконує їх автоматичне розпізнавання. Якщо ваші дані будуть нагадувати їй «тимчасовий» формат, то програма надасть їм визначеного формату або часу. Скажімо, якщо ви введете 1/2, то Excel вас «виправить», замінивши 1/2 на 01 фев. А якщо введете 5:3, то в комірці буде відображатися 5:03 (п’ята година три хвилини).

Форматування вмісту комірок

Вирівнювання даних

За замовчуванням текст у комірках вирівнюється по лівому краю, а числа, дати і час – по правому краю комірки. Щоб змінити спосіб вирівнювання, виділіть комірки і скористайтеся відповідною кнопкою (По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине) на панелі інструментів Форматирование.

Вирівнювання вмісту комірок зручно виконувати також за допомогою діалогу Формат ячеек. Оберіть команду меню Формат→Ячейки й у згаданому діалозі перейдіть на вкладку Выравнивание (рисунок 4 3.2).

На цій вкладці є списки, що розкриваються для вирівнювання по горизонталі і по вертикалі, а також елементи Ориентация, що дозволяють розташувати текст під довільним кутом.

Задання параметрів шрифту

Для відображення даних, що вводяться до комірок, використовується за замовчуванням шрифт, який задається в настройках Excel. Цей шрифт (за замовчуванням Arial, 10 пт, звичайний) називається стандартним.

Ви можете змінити шрифт у комірці або діапазоні комірок. Для цього активізуйте комірку або діапазон і скористайтеся відомими вам кнопками на панелі інструментів: Шрифт, Размер, Полужирный, Курсив, Подчеркивание. Якщо потрібно змінити шрифт тільки для фрагмента тексту, введеного до комірки, слід двічі клацнути мишею по комірці, виділити цей фрагмент і потім скористатися інструментами панелі.

Рисунок 4.3.2 - Діалог Формат ячеек, вкладка Выравнивание

Ширші можливості для задання шрифту надає вкладка Шрифт діалогового вікна Формат ячеек. Ця вкладка дозволяє задавати гарнітуру, розмір, колір, зображення шрифту (звичайний, курсив тощо). Тут можна також задати набір даних у вигляді верхніх або нижніх індексів.

Зазначимо, що установки, виконані на вкладці Шрифт, стосуються всіх символів, уже введених, і тих, що вводяться до комірки. Якщо ж ви хочете перевизначити формат не для всієї комірки, а лише для виділеного фрагмента даних, то потрібно скористатися кнопками панелі інструментів Форматирование.

Форматування рядків і стовпців

Зміна висоти рядка і ширини стовпця

Існує декілька можливостей зміни висоти рядка в таблицях Excel. Ми розглянемо основні з них.

• Перетягування роздільника заголовка рядка. Наведіть покажчик миші на нижній роздільник заголовка рядка (кнопки з цифрами 1, 2, 3 тощо). Коли покажчик перетвориться на подвійну вертикальну риску, натисніть ліву кнопку миші – і з’явиться підказка зі вказівкою висоти рядка. Перетягніть роздільник рядка для установлення нового розміру і відпустіть кнопку миші.

• Одночасна зміна висоти кількох рядків. Якщо потрібно зробити однаковою висоту кількох рядків, виділіть ці рядки, рухаючи покажчик миші по кнопкам заголовків рядків при натисненні лівої кнопки миші, і перетягніть роздільник одного з виділених рядків, – усі виділені рядки після цього матимуть задану нову висоту.

• Точне задання висоти рядка. Для точнішого задання висоти рядка клацніть по рядку й оберіть меню Формат→Строка→Высота. У діалозі Высота строки (рисунок 4.3.3, а) зазначте значення висоти рядка (у пунктах) і натисніть Ok.

Рисунок 4.3.3 - Діалоги для задання розмірів: а – Высота строки; б – Ширина столбца

Зміна ширини стовпця виконується аналогічно. Необхідно перетягти роздільник заголовків стовпців або викликати діалог Ширина столбца (рисунок 4.3.3, б) і точно задати ширину стовпця.

Стилі в Excel

Стилі істотно спрощують роботу користувача: наприклад, однією дією – присвоєнням стилю виділеній комірці або діапазону – можна відразу змінити цілу групу параметрів форматування.

Стиль створюється у такий спосіб. Виділіть комірку, параметри якої ви хочете включити до нового стилю. Потім увійдіть у меню Формат→Стиль. У діалозі Стиль (рисунок 4.3.4) у полі Имя стиля ви можете переглянути список уже наявних вбудованих стилів (Обычный, Денежный, Финансовый тощо). До речі, стиль Обычный застосовується за замовчуванням до всіх комірок.

Рисунок 4.3.4 - Діалог Стиль

У поле Имя стиля введіть із клавіатури ім’я нового стилю і клацніть по кнопці Изменить. На екран буде виведено знайомий вам діалог Формат ячеек, за допомогою якого потрібно задати параметри нового формату. Зверніть увагу на те, що початкові значення параметрів відповідають формату первинної виділеної комірки. Тому, якщо новий стиль заснований на цьому форматі, вам не потрібно змінювати всі параметри формату. а досить тільки відкоригувати деякі з них. Після визначення параметрів стилю закрийте діалог Формат ячеек і діалог Стиль клацанням по кнопці Ok.

Будь-який із наявних стилів ви можете застосувати до комірки або діапазону. Для цього виділіть потрібний діапазон і увійдіть до меню Формат→Стиль. У діалозі Стиль оберіть ім’я стилю і клацніть по кнопці Ok.

Контрольні запитання:

1. Що таке формат даних? Назвіть формати даних, передбачені в Excel.

2. Які числові формати існують в Excel?

3. Як вирівнюються в комірці число, текст, логічне значення?

4. Що є ознакою тексту в Excel?

5. Як вирівняти дані в комірці по горизонталі і по вертикалі?

6. Як задати розмір, гарнітуру і колір шрифту?

7. Як створити новий стиль у електронних таблицях?

8. Як застосувати стиль до діапазону?