1.5.3.1. Облік розрахунків за виданими авансами

Облік авансів, наданих іншим підприємствам, ведеться на активному субрах.371.

Сплата авансових платежів відображується наступним записом (виписка банку): Д371 К311.

Повернення раніше виданого або невикористаного авансу (виписка банку): Д311 К371.

Закриття розрахунків з постачальником (іншим кредитором) за виданими авансами (довідка бухгалтерії): Д631 (685) К371.

1.5.3.2. Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи – фізичні особи даного підприємства, яким надається готівка для виконання завдань під час відрядження, а також на господарські потреби або закупівлю дрібним оптом матеріальних цінностей (канцелярських, поштових та ін.).

Нормативний документ, який врегульовує питання порядку відрядження працівників підприємств усіх форм власності є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення за місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом керівника на строк до 30-ти календарних днів у межах України.

Особи, що відбувають у відрядження, реєструються в спеціальному журналі, в якому зазначається дата від'їзду і повернення, приз віще, місце роботи і посада, номер і дата посвідчення, номер наказу, мета відрядження.

Витрати на відрядження відшкодовуються на основі авансового звіту, який повинна скласти особа, повернувшись із відрядження, у такі строки:

протягом 3-х робочих днів при відрядженні;

протягом 10-ти робочих днів при видачі грошей на закупівлю сільгосппродукції та вторинної сировини (крім металобрухту);

на наступний день при видачі грошей на господарські потреби.

До звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (форма якого регламентується Порядком складання звіту використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затверджених наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440) прикладається посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття з місяця роботи, прибуття в місце відрядження і вибуття з нього та про повернення до місця роботи. Такі відмітки підвереджуються відповідальними особами (підписом і печаткою), без того посвідчення про відрядження недійсне. До звіту прикладаються також виправдні документи на витрачені кошти (про наймання житла, проїзні білети, копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери на оприбуткування на склад закуплених цінностей, квитанція поштових відділень тощо).

Якщо суми, видані під звіт з каси підприємства, не повністю використані, то вони повинні вноситись у касу при подачі звіту. Чергові видачі грошей під звіт не дозволяються до повного погашення попередньої заборгованості.

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження є добові, норми яких встановлені Постановою Кабінету міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.1999 р. № 663. Добові за час перебування особи у відрядженні нараховуються за всі дні (включаючи день від'їзду і день приїзду) перебування у відрядженні в межах України, включаючи вихідні, святкові і неробочі дні, час перебування в дорозі (разом із вимушеним зупинками).

На відряджену особу поширюється режим робочого часу, тому замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші не надаються, за винятком випадку, коли вихідним був день вибуття у відрядження.

Добові встановлені в розмірі 18-ти грн (у межах України) і не потребують спеціального документального підтвердження, крім відміток про прибуття у місце відрядження і виїзд з нього.

До звіту прикладаються проїзні білети, рахунки готелів у розмірі фактичних витрат з урахуванням наданих послуг (прання, чистка, прасування), бронювання місць у готелях, вартості місяця за добу, за користування холодильником і телевізором. Відшкодовуються також витрати на службові телефоні переговори, телеграми. Якщо відрядження оформлено на один день, йому також оплачується проїзд та добові, як за повну добу.

У випадках харчування в готелях і включення його в оплату за проживання добові оплачуються в пониженому розмірі від норми:

при одноразовому харчуванні – 80 %;

при дворазовому – 60 %;

при триразовому – 40 %;

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрах.372.

Видача із каси коштів під звіт і відшкодування перевитрат підзвітної особи оформлюється записом (ВКО): Д372 К301.

Видача під звіт експедитору чекових книжок (накладна): Д372 К331.

Придбання через підзвітних осіб необоротних активів і ТМЦ (авансовий звіт, накладна): Д15, 20, 22, 28 К372.

Оплата витрат, пов'язаних з виробництвом, управлінням, збутом та ін. (авансовий звіт): Д 23, 91 – 94 К372.

Повернення в касу невитрачених підзвітних сум (ПКО): Д301 К372.

Утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати працівника (розрахункова відомість): Д661 К372.