1.2. Облік грошових коштів

Згідно з п. 4 П(С)БО 4 грошові кошти – готівка, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання.

2.1.1. Облік грошових коштів в касі та інших коштів

Основним нормативним документом, що регулює правила ведення розрахунку готівкою є Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 72.

Каса підприємства – приміщення або місце, призначене для приймання, видачі і зберігання готівки, інших цінностей та касових документів, в якому, як правило, ведеться касова книга.

Касові операції на підприємстві проводить:

касир, якщо ця посада передбачена штатним розкладом;

бухгалтер або інший працівник, на якого покладені обов'язки касира згідно письмового розпорядженню керівника, якщо штатним розкладом посада касира не передбачена.

Касир (працівник, який виконує обов'язки касира) несе повну матеріальну відповідальність за збереження усіх прийнятих ним цінностей. Для цього з ним у укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Крім того, керівник ознайомлює касира під розпис з Положенням № 72.

Підприємства, які мають поточні рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою в національній валюті, можуть мати у своїй касі на кінець дня обмежену суму готівки. Ліміт залишку готівки в касі – граничний розмір готівки, який може залишаться в касі підприємства на кінець робочого дня, який встановлюється банком.

Ліміт каси встановлюється на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування при його укладанні підприємством з установою банку. Додатком до договору є складена в двох екземплярах заявка-розрахунок, на основі якої затверджується ліміт каси (з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, обсягу касових оборотів за всіма рахунками, встановлених строків і порядку здавання готівки, тривалості операційного часу установи банку, наявності домовленості підприємства з установою банку на інкасацію та здавання готівки до вечірньої каси банку та ін.), строки і порядок здачі готівки.

При встановленні лімітів каси щойно створеним підприємствам заявка-розрахунок складається на основі прогнозних розрахунків касових операцій на перші три місяця роботи. Протягом трьох місяців роботи підприємства ліміт каси переглядається та затверджується по фактичним показникам діяльності підприємства.

Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, проводять розподіл загального ліміту каси та доводять до кожного з них наказом (розпорядженням) керівника ліміт, порядок і строки здачі готівки в касу юридичної особи, банків, підприємств поштового зв'язку.

Встановлений ліміт – величина непостійна, він може переглядатися по ініціативі підприємства або банку. Зміна ліміту по ініціативі підприємства здійснюється по його заяві (з обґрунтуванням причин зміни). В даному випадку між підприємством і банком складається додаткова угода до договору, а заявка-розрахунок є додатком до нього.

Підприємства, які мають поточні рахунки в різних установах банків, визначають самі, в який з банків надати заявку-розрахунок для встановлення загального ліміту каси. Після затвердження ліміту в одному з банків копії заявки-розрахунку, завірені підписом уповноваженого працівника та відтиском печатки даного банку, надаються во всі установи банків, в яких відкриті поточні рахунки для даного підприємства.

Затверджений підприємству ліміт каси повинен строго дотримуватися – всю понадлімітну готівку необхідно здавати в касу банку в порядку та строки, затверджені в заявці-розрахунку.

Якщо ліміт каси підприємству не встановлений, то вся готівка, що знаходиться в касі підприємства на кінець дня повинна здаватися в банк.

Готівкові розрахунки одного підприємства (підприємця) з іншим протягом одного дня можуть здійснюватися через їх каси, каси установ банків, фінансових установ котрі надають послуги по переказу готівки, та підприємств поштового зв'язку тільки в межах 10000 грн, при цьому така кількість підприємств необмежена.

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України від 15 лютого 1996 р. № 51, і мають засовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від відомчої підпорядкованості і форми власності.

Приймання готівки касами підприємств здійснюється за прибутковими касовими ордерами (ф. № КО-1), які підписані головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Про приймання готівки надається квитанція за підписами гол. бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, та касира, яка засвідчена печаткою (штампом) підприємства.

Видача готівки з кас підприємств здійснюється за видатковими касовими ордерами (ф. № КО-2) або належним чином оформленим платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник і гол. бухгалтер або особи, які на це вповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватись заява на видачу готівки, розрахунки та ін.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах присутній дозвільний надпис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Прибуткові касові ордера або видаткові документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. №№ КО-3, КО-3а). Видаткові касові ордера, оформлені на основі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов’язані з оплатою праці, реєструються після їх видачі.

Всі надходження та видача готівки обліковуються в касовій книзі (ф. № КО-4).

Касова книга – документ БО встановленої форми, який використовується для здійснення обліку готівки в касі підприємства.

Кожне підприємство, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті.

Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані та опечатані печаткою підприємства. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються в двох екземплярах (через копіювальний папір) чорнилами темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші екземпляри залишаються в касовій книзі. Другі екземпляри повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі екземпляри мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не припускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром по операціях одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером та видатковим документом в день їх надходження або видачі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підбиває підсумок операцій за день, виводить залишок готівки в касі (готівка, що є в період виплати зарплати перераховується враховуючи готівку, видану за незакритими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями) на наступний день та передає в бухгалтерію як звіт касира відривний аркуш (копію записів в касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами та видатковими документами під розпис в касовій книзі.

Для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі, яка виплачує заробітну плату, та повернення готівки і оплачених документів застосовується книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей (ф. № КО-5).

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства в національній валюті призначений активний субрахунок 301. Господарські операції, що характеризують рух грошей в касі, наведені в табл. 1.

Таблиця 1

Господарські операції з надходження і видачі готівки

Зміст господарської операції (первинний документ)	Д	К
Надходження в касу (ПКО)
Повернено готівку, раніше видану на капітальне будівництво	301	151
Повернуто працівниками раніше видану позику на індивідуальне будівництво	301	163 (377)
Отримано з банку кошти	301	311
Отримано кошти в погашення векселя	301	341
Надійшли гроші від покупців до каси	301	361
Повернуто постачальниками раніше перераховані аванси	301	371
Повернуто підзвітними особами	301	372
Отримано дивіденди від об'єкта інвестування	301	373
Внесено на відшкодування завданих збитків	301	375
Отримано від засновника суму, що перевищує його частку в статутному капіталі	301	422
Отримано внесок засновника приватного (колективного) підприємства до статутного капіталу	301	40 (46)
Отримано гроші на цільове фінансування	301	48
Отримано довгострокові позики банку та інших установ	301	501,505
Отримано від продажу облігацій	301	521
Отримано від продажу облігацій (частина вартості вища за номінал)	301	522
Отримано довгострокову фінансову допомогу	301	55
Повернуто зайву суму виданої зарплати	301	661
Отримано короткострокову позику банку та інших установ	301	601
Повернуто зайву суму виданої зарплати	301	661
Видача з каси (ВКО)
Здійснено довгострокову фінансову інвестицію	14	301
Видано готівку на фінансування будівництва	151	301
Внесено грошові кошти на поточний рахунок	311	301
Перераховано за придбані путівки на відпочинок	331	301
Видано готівку інкасатору	333	301
Здійснено поточну фінансову інвестицію	35	301
Видано гроші підзвітній особі	372	301
Видано заробітну плату та депоненти	661, 662	301
Виплачено дивіденди акціонерам	671	301
Оплачено різним кредиторам	68	301

До інших грошових коштів відносяться грошові документи та кошти в дорозі.

Грошовими документами вважаються документи, які знаходяться в касі підприємства: поштові марки, марки акцизного збору, сплачені проїзні документи, сплачені путівки до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо.

Кошти в дорозі – це грошові суми, внесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на розрахункові або інші рахунки підприємства. Тобто, фактично, це гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня).

Надходження і видача грошових документів оформлюються накладними. Касир складає і передає в бухгалтерію звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладається в інкасаторську сумку, другий (накладна) – віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) – залишається в касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально-відповідальні особи (МВО) заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Узагальнення інформації про наявність та рух грошових документів у національній валюті, які знаходяться в касі підприємства ведеться на активному субрахунку 331, коштів в дорозі – 333. Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами. Основні операції, що характеризують рух коштів на рахунку 33, наведені в табл.2.

Таблиця 2

Операції з надходження і списання інших грошових коштів

Зміст господарської операції (первинний документ)	Д	К
Надійшли путівки санаторно-курортних установ (накладна)	331	311
Видані санаторно-курортні путівки працівникам: а) за рахунок підприємства (накладна) б) за рахунок працівника (ПКО)	949 301	331 331
Передано гроші інкасатору (супровідна відомість)	333	301
Зараховані кошти, що знаходились у дорозі (виписка банку)	311	333