Маслова Олександра ЮріТвна

повірник патентів (товарні знаки, винаходи, юридичні послуги)

тел.: 245-11-13

3. Картка фірми. Використовується для привітання від імені фірми.

Зразок:

ЕСТЕТ

Фірмовий знак

товариство з обмеженою відповідальністю

4. Об'єднана візитна картка. Зазначається прізвище (або прізвища), імена та по батькові чоловіка і дружини; надси­лаються або розвозяться переважно жінками

Зразок:

СПІВАК

Юрій Семенович Ольга Олександрівна

вул. Костянтинівська, 63/12, кв. 5, тел.: 417-79-35 Київ, 04080.

Колір візитних карток може бути будь-яким, але згідно з протокольними вимогами вони повинні бути білого кольо­ру, а кольоровим має бути лише фірмовий знак.

Розмір візитної картки регламентується правилами етике­ту. Найчастіше вони бувають формату 5x9 см, хоч незначні відхилення від стандарту допустимі. Краї візитної картки мо­жуть бути округлими.

Необхідно знати, як поводитися з візитними картками. Обмін ними відбувається зразу після того, як співрозмовники були представлені один одному. Вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст. Візитну карт­ку беруть вказівним та великим пальцями лівої або правої руки, ознайомлюються з текстом і ховають, але в жодному разі не можна м'яти, згинати чужі візитні картки, крутити в руках перед власником, робити помітки. Це сприймається як неповага.

Візитними картками не лише обмінюються, але й надси­лають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг, журналів, квітів тощо. Іноді їх можна надсилати замість листа, зазначивши у лівому нижньому кутку стандар­тну міжнародну символіку (літери французьких слів):

р.г. — висловлення подяки;

p.f. — привітання;

p.f.n.a. — вітання з Новим роком;

p.f.c. — висловлення задоволення від знайомства;

p.p. — заочне представлення, знайомство, рекомендування;

р.р.с. — прощання через від'їзд із країни;

* Рафеенков В В. Как вести себя в любой компании. — С. 335.

p.c. — висловлення співчуття*.

За неофіційних обставин можна зробити інші позначки, написи, але обов'язково у 3-й особі: "Вітає зі святом", "Дякує за вітання".

Візитні картки вручають особисто, можна залишати вдома, якщо адресат відсутній, надсилають з кур'єром і дуже рідко пересилають поштою. Якщо візитну картку за­возять особисто, то загинають правий верхній кут, що є зна­ком найглибшої пошани. Порушенням етикету вважається, якщо загнуту візитну картку завозить кур'єр або водій. На отримані картки треба відповісти своїми візитними картка­ми упродовж 24 годин. Ділові люди повинні мати при собі не менше десяти візитних карток.

§ 6. Бесіда

Знання правил етикету є підґрунтям для формування іміджу керівника, працівника та фірми в цілому. Важливим є початок спілкування. З першої фрази, погляду, настрою керівника залежатиме хід зустрічі, бесіди, наради. Тому варто починати її стримано, але доброзичливо.

Потрібно зазначити, що хоч бесіда і нарада — форми ус­ного спілкування людей і будуються на трьох основних типах стосунків:

• начальник — підлеглий

• підлеглий — начальник

• партнер — партнер,

проте вони різняться за кількістю учасників. Якщо в нараді беруть участь більше двох учасників, то в бесіді якраз дві особи становлять сферу спілкування.

Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає в тому, що вона є цілеспрямованою із заздалегідь спланованим результатом і направлена на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язана з необхі­дністю робити висновки на основі аналізу отриманої інфор­мації. Також така бесіда дозволяє виробити певні рішення і реалізувати їх.

Ділові бесіди, завдяки ефекту зворотного зв'язку, дозво­ляють керівникові реагувати на висловлювання співбесід­ника відповідно до конкретної мети бесіди, її предмету та особистості співбесідника.

Ділова бесіда як форма взаємного спілкування має такі переваги:

1. Можливість диференційованого підходу до предмета обговорення.

2. Швидкість реагування на висловлювання співбесідника за допомогою пояснень, поправок тощо.

3. Розширення компетентності керівника за рахунок кри­тичних оцінок, пропозицій і думок партнера.

4. Можливість диференційованого підходу до обліку та оцінки об'єктивних і суб'єктивних факторів під час вирі­шення проблеми.

5. Відчуття особистої значущості у вирішенні обговорю­ваних проблем і причетності до результатів, отриманих у кінці бесіди.

Необхідно також пам'ятати, що бесіда — це не монолог, її можна буде правильно побудувати тільки тоді, коли є взаєморозуміння між співрозмовниками, що допомагає спільному вирішенню певної проблеми.

Успіх бесіди значною мірою залежить від того, наскільки зрозуміло, переконливо і точно партнери висловлюють свої думки, ідеї. Точність і зрозумілість інформації виявляється в простоті й чіткості викладу, адже розуміння інформації є обов'язковим.

Для досягнення оптимального ефекту в процесі ділового спілкування керівник повинен чітко знати проблему і вміти вирішити її, демонструвати зацікавленість у реалізації вибра­ної теми із співрозмовником. Керівник повинен враховувати професійний рівень партнера та зміст виконуваних ним зав­дань, його повноваження і сферу відповідальності відповідно до обов'язків, життєвого і трудового досвіду, інтересів, по­бажань, способу мислення.

Є два види ділових бесід: кадрові та проблемні, або дис­циплінарні. До кадрових належать співбесіди під час при­йому на роботу чи звільнення. Ефективність кадрових бесід підвищується від вміння керівника створити відверту конст­руктивно-критичну атмосферу спілкування і, навпаки, змен­шується, якщо він поводиться безтактно, перебиває співроз­мовника, висміює його аргументи або грубо реагує на про­тилежну точку зору. Особливу увагу слід звернути на об'єктивність фактів.

Керівник повинен мати план бесіди, дотримуючись якого він зможе відповісти на запитання:

— яка причина бесіди й організаційні конкретні завдан­ня, пов'язані з її темою, метою;

• які контраргументи може висунути співбесідник і що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети;

• які варіанти вирішення проблеми можна запропонува­ти, якщо партнер погодиться, відмовиться або заперечуватиме;

• на кого з партнерів чи підлеглих можна покластися у вирішенні проблеми і які переваги це матиме чи які нега­тивні моменти може викликати.

Проблемні, або дисциплінарні, бесіди відрізняються від кадрових тим, що вони зумовлені фактами порушення дис­ципліни на виробництві або відхиленнями від встановлених норм і правил у діяльності організацій, підприємств.

Проблемна бесіда керівника з підлеглим направлена перш за все на створення творчої атмосфери на підприєм­стві, на підвищення ефективності колективної співпраці. Проблемну бесіду можна розглядати і як різновид виробни­чої наради з конкретних питань трудової діяльності, коли вона є складовою частиною в нараді.

Отже, слід пам'ятати, що:

1. Головне завдання проблемної бесіди — майбутня ро­бота працівника, який чимось завинив.

2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

3. Бесіда про дисципліну — не вистава, а довірча розмова.

4. Не можна приймати рішення наперед.

5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з пра­вил, то про це потрібно повідомити інших.

6. Працівник повинен зрозуміти "оргвисновки".

7. Важливо погодити із працівником програму його по­дальших дій і термін її реалізації.