Офіційно-діловий стиль — мова ділових паперів

Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів: роз­поряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолю­цій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок тощо. Основна функція офіційно-ділового стилю — інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Власне, функція офіційно-ділового стилю полягає в тому, що він надає висловлюванню характер документа, а відо­браженим у ньому різним сторонам людських стосунків — офіційно-ділового забарвлення.

§ 1. Документ — основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є доку­мент. Документи використовуються в різних галузях людсь­кої діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

З латинської сІоситепШт означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник* трактує документ як:

1. письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2. офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3. достовірне історичне письмове джерело;

4. матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

* Український радянський енциклопедичний словник: В 3-х томах / Редкол.: А.В.Кудрицький та ін. — К.: Голов. ред. УРЕ, 1986. — 2-ге вид. — Т.І.— С. 538.

** Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. — К.: Довіра: УНВЦ "Рідна мова", 1997.

Автори "Універсального довідника-практикума з ділових паперів"** тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ — це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стан­дартом чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, ме­тоди і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також вико­ристовуються як джерела та носії інформації. А в уп­равлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік — у вигляді складання й обробки ста­тистичної бухгалтерської та оперативно-технічної докумен­тації; інструктування — шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль — збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.