1.5. Організація інформаційного, технічного та ергономічного забезпечення обліку, аналізу та аудиту

Програмне забезпечення являє собою сукупність програм, призначених для розв’язання завдань на комп’ютері. Програма – це впорядкований набір команд. Будь-який апаратний пристрій управляється програмно.

На Струтинському спиртовому заводі облік ведуть за автоматизованою формою обліку з використання програмного забезпечення 1С: Бухгалтерія 7.

Інформаційне забезпечення обліку розглядається як сукупність вхідних даних, система бази даних, їх обробка і одержання вихідної інформації. Основним об’єктом обліку є інформація (облікова), причому на різних етапах технології обліку в цілому і технології розв’язання кожного облікового завдання.

На певній стадії облікового процесу облікова інформація є метою, результатом вирішення одного облікового завдання і використовується для розв’язання іншого облікового завдання. На цій стадії така облікова інформація для наступного облікового завдання виступає як інформаційне забезпечення його розв’язку. Так, метою завдання з обліку матеріалів є одержання інформації про фактичний відпуск матеріалів, яка забезпечує розв’язування завдань з обліку витрат виробництва.

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена в основному на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік. При формуванні інформаційного забезпечення комплексу завдань з обліку оплати праці враховують його вимоги при розв’язанні завдань з обліку витрат виробництва і калькулювання собівартості продукції.

Технічне забезпечення - це комплекс технічних засобів і методів, що забезпечують функціонування бухгалтерського обліку, контролю та аналізу.

Організація технічного забезпечення здійснюється на основі застосування методичних і керівних матеріалів, а також технічної документації.

Комплекс технічних засобів (КТЗ) включає найрізноманітнішу за своїми характеристиками техніку, набір якої визначають за типовою номенклатурою технічних засобів. Під час проектування комплексу технічних засобів завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальний їх варіант, тобто вони мають забезпечувати найбільш ефективну технологію обробки облікової й аналітичної інформації. У разі вибору структури КТЗ враховують такі фактори: склад облікових, контрольних і аналітичних завдань; інформаційну специфіку облікових, контрольних і аналітичних завдань; характеристику об’єкта управління (організаційну і функціональну його структуру); техніко-експлуатаційні дані обчислювальних машин та інших технічних засобів.

Ергономічне забезпечення - це сукупність методів, методик, інструкцій, стандартів, нормативних і довідкових документів щодо виконання вимог ергономіки в бухгалтерії.

За умов використання ПК ергономічне забезпечення висуває такі додаткові вимоги: розподіл функцій між бухгалтером і ПК; оптимальний розподіл функцій між бухгалтером та колективом; розроблення послідовності дій роботи бухгалтера, оптималь­ної за показниками, надійної та якісної діяльності; раціональне розміщення технічних засобів на робочому місці бухгалтера.

Важливою ергономічною вимогою, виконання якої забезпечує високий рівень обліку, контролю та аналізу, є оптимізація параметрів середовища. Основними такими параметрами є рівень освітлення приміщення бухгалтерії, інтелектуальне і зорове навантаження, естетичний рівень світлокольорової композиції в робочій зоні, рівень дисципліни праці і т. ін.

Бухгалтерію слід розміщувати поблизу основного виробництва і в одній будівлі з іншими службами управління. Розміщувати працівників бухгалтерії в окремих кімнатах не слід, оскільки це порушує поточність роботи, зв’язок між підрозділами і виконавцями, знижує контроль за ходом праці та трудовою дисципліною. В окремих кімнатах розміщують осіб, які приймають відвідувачів (головний бухгалтер, касир).

Реалізація ергономічних вимог дасть змогу забезпечити оптимізацію створення і функціонування системи автоматизованого обліку. Упровадження ергономічних вимог, норм та показників для створення і функціонування системи обліку здійснюється за допомогою розглянутих раніше методів, методик, інструкцій та інших нормативно-технічних документів. Такими документами є як загальні, так і галузеві стандарти з ергономіки, нормативно-довідкові документи з питань роботи з комп’ютером (наприклад робочі інструкції).

За умов масового використання ПК питання ергономічного забезпечення набувають великого значення, оскільки від вирішення їх значною мірою залежать не тільки продуктивність праці, якість обліку, контролю та аналізу, а й здоров’я обліковців.