1.4. Організація праці персоналу, зайнятого бухгалтерським обліком, аналізом та контролем

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах апарату управління, а це потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Із цією метою будують організаційно-функціональну модель бухгалтерії та інших підрозділів.

На головного бухгалтера Струтинського спиртового заводу покладено такі обов'язки, як:

- забезпечення дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановленні строки звітності;

- організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

- бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;

- забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

До організації роботи працівників обліку, контролю та аналізу ставляться такі вимоги: комплексний підхід; використання нагромадженого багатства наукових знань, пов’язаних із працею цих людей; поглиблення поділу та кооперації праці; чітке обслуговування і своєчасна підготовка робіт; створення найсприятливіших умов для виявлення здібностей кожного працівника в підвищенні своєї кваліфікації та продуктивності праці.

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби — це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

За централізованої форми весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику — головному бухгалтеру. За децентралізованої форми організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі — головному бухгалтеру, а з адміністративних — господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).

На Струтинському спиртовому заводі діє централізована форма бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером Кусмина З.І. бухгалтера по виробництву і готовій продукції, по реалізації, по придбанню товарно-матеріальних цінностей, бухгалтера відділу зарплати. Організаційна структура апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є лінійного типу, тобто всі виконавці підпорядковуються безпосередньо головному бухгалтеру.

Організаційні регламенти - це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію, плановий відділ тощо), управління (бухгалтерського обліку та звітності), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Специфіка облікового, контрольного й аналітичного процесів, особливо в умовах застосування ПК, потребує жорсткої їх регламентації, що має бути відображено в регламентаційних документах (положення про відділи і посадові інструкції).

Для кожного рівня бухгалтерського персоналу мають бути визначені функціональні обов’язки, повноваження, права та відповідальність. Досягти цієї мети можна лише в разі створення нормативних документів внут­рішнього порядку на підприємстві, які визначатимуть повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та роботою виконавців. До цієї системи входять:

• положення про бухгалтерську службу підприємства;

• положення про сектор (групу) бухгалтерської служби;

• положення про посаду (посадова інструкція).

Посадова інструкція — це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Її розробляють щодо конкретної штатної посади.

У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, зав­дань і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

У посадовій інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: між безпосереднім керівником і підлеглими працівниками. Є ще один вид взає­мовідносин — з рівними їй за рангом. Функціональні відносини передбачають співробітництво, координацію, консультації.

Для планування робіт слід заздалегідь знати приблизну їхню тривалість. Планування роботи потребує вироблення певного режиму, ритму та безпосереднього її виконання. Плани робіт складають на день, п’ятиденку, декаду, місяць, рік, на перспективу. Значно полегшує організацію роботи розроблення графіків. Важливими елементами роботи керівника облікової служби є нарада, інструктаж, приймання відвідувачів, бесіди, семінари тощо.

У своїй роботі керівник облікової служби (головний бухгалтер) повинен додержувати всіх законів, що стосуються господарської діяльності і бухгалтерського обліку. Права, функції, обов’язки керівника облікової служби визначено в нормативних документах.