Порядок видачі готівки з видаткової каси

Видаткова каса здійснює видачу готівки за такими документами:

• банкам – за видатковим касовим ордером і довіреністю типової форми, що затверджена наказом Міністерства фінансів України;

• клієнтам - юридичним особам - виключно за грошовими чеками встановленої форми;

• фізичним особам, у тому числі працівникам банку – за видатковим касовим ордером;

Видача готівки клієнту територіального управління

Дт - рахунки кліентів

Кт – 1001 “Банкноти та монети у касі Національного банку України”

Видаткові касові ордери оформляються відповідно до вимог Інструкції №1

До видаткової каси передаються:

• від відділу бухгалтерського обліку – грошові чеки, видаткові касові ордери на виплату готівки на відрядження, господарські витрати, з поточних рахунків працівників банку та інші видачі;

• від відділу персоналу – видаткові касові ордери на виплати працівникам банку зарплати та інших виплат, які не зараховані на поточні рахунки;

• від відділу готівкового обігу і касових операцій – видаткові касові ордери і довіреності на видачу банкам підкріплень готівкою.

Грошові чекові книжки видаються клієнтам - юридичним особам. Видачу готівки касир проводить повними пачками і корінцями банкнот за зазначеними на накладках і бандеролях сумами без поаркушного перерахування за умови збереження непошкодженої упаковки. Готівка з неповних корінців, а також з пачок із пошкодженою упаковкою видається касиром лише після поаркушного перерахування. Монети, що розфасовані в мішечки, пакети і тюбики, видаються за написами на ярликах, пакетах і тюбиках.

При розкриванні корінців банкнот для видачі окремих банкнот касир видаткової каси зобов'язаний їх попередньо перерахувати.

Касирам забороняється під час видачі клієнтам готівки проводити за вимогою останніх обмін готівки одного номіналу на інший. Видану з каси банку готівку особа - одержувач повинен, не відходячи від каси, перевірити за пачками та корінцями, а окремі банкноти перерахувати поаркушно у присутності касира, який видав готівку.

Якщо одержувач готівки виявив бажання перерахувати в приміщенні банку банкноти поаркушно, а монети за кружками, то в такому разі перерахування готівки здійснюється у відведеному для цього приміщенні під наглядом контролера.

У разі здійснення візуального контролю за перерахуванням готівки контролер одночасно стежить за тим, щоб верхня і нижня накладки, обв'язка з пломбою (гарантійні шви з кодами касирів), бандеролі з корінців, а також ярлики і обв'язка з пломбою від мішечка з монетою зберігалися до закінчення перерахування.

У разі виявлення при перерахуванні клієнтом готівки в банку недостач або надлишків банкнот (монет) у пачках, окремих корінцях або мішечках з монетами в непошкодженій упаковці викликається завідуючий сектором касових операцій. Після повторного перерахування готівки та підтвердження розбіжностей складається відповідний акт розбіжностей у двох примірниках, який засвідчується підписами завідуючого сектором, контролера та клієнта. Перший примірник цього акта разом із упаковкою пачки та бандероллю від корінця або ярлика з пломбою від мішечка , в якому виявлена невідповідність вкладення, пред’являється для відшкодування винній особі територіального управління.

У разі виявлення недостач, надлишків банкнот (монет) у непошкодженій упаковці Банкнотно-монетного двору перший примірник акта розбіжностей надсилається разом із пакувальним матеріалом до Центрального сховища.

Браковані банкноти підлягають обміну на придатні до обігу банкноти.

Відшкодування коштів за банкноти та монети, які були здані на експертизу, на підставі отриманого опису з відміткою експерта про визнання їх платіжними:

- до отримання коштів від Центрального сховища

Дт 2749 -“Дебіторська заборгованість за операціями з іншими фінансовими інструментами”

Кт 1001- “Банкноти та монети у касі Національного банку України”

Сума надлишків готівки, що виявлена в упаковці територіального управління, оприбутковується до оборотної каси

1. Суми нестач (або неплатіжних) банкнот і монет), які виявлені при переліченні готівки, відісланої Центральному сховищу або іншому регіональному управлінню:

- відшкодування винною особою сум нестачі

Дт 1001- “Банкноти та монети у касі Національного банку України”

Кт 2732 -“Нестачі та інші нарахування на працівників банку”

2. Зарахування до оборотної каси сум надлишків банкнот і монет, які виявлені в упаковці, сформованій комерційним банком або регіональним управлінням НБУ

Дт 1001- “Банкноти та монети у касі Національного банку України”

Кт 6800 - “Непередбачені доходи”

і зараховується відповідному територіальному управлінню.

Сума надлишків готівки, що виявлена в упаковці Банкнотно-монетного двору, оприбутковується до оборотної каси з відображенням суми надлишку на рахунку “Емітовані банкноти Національного банку України”, “Емітовані монети Національного банку України”.

Зарахування до оборотної каси сум надлишків банкнот і монет, які виявлені у непошкодженій упаковці виробника

Дт – 1001- “Банкноти та монети у касі Національного банку України”

Кт – 3000 - “Емітовані банкноти Національного банку України”

КТ – 3001 - “Емітовані монети Національного банку України”

Центральне сховище перевіряє правомірність оформлення актів розбіжностей, в яких зазначається про недостачі готівки в непошкодженій упаковці Банкнотно-монетного двору, і щомісяця складає реєстр актів про недостачі, надлишки. Реєстр разом з актами на суму недостач та пакувальним матеріалом пачки (мішечки), що надійшли за місяць, Центральне сховище протягом 5 робочих днів надсилає до Банкнотно-монетного двору та контролює відшкодування цих сум недостач Банкнотно-монетним двором.

Суми недостач, що виявлені в непошкодженій упаковці Банкнотно-монетного двору, підлягають обов`язковому відшкодуванню Банкнотно-монетним двором за номінальною вартістю протягом 5 робочих днів на підставі відповідно оформлених актів, що передані Центральним сховищем, шляхом безготівкового перерахування на поточний рахунок Центрального сховища.

Відшкодування комерційним банком або іншим регіональним управлінням суми нестачі банкнот і монет

Дт – 2800,4800 - “Рахунки регіональних управлінь Національного банку України для внутрішньобанківських розрахунків”

Кт – 2749 - “Дебіторська заборгованість за операціями з іншими фінансовими інструментами”

Одночасно Банкнотно-монетний двір проводить службове розслідування за виявленими фактами недостач, установлює винних осіб і розмір збитків, що підлягають відшкодуванню.

Після одержання від Банкнотно-монетного двору коштів Центральне сховище перераховує їх відповідним територіальним управлінням для відшкодування недостач.

1. Суми нестач (або неплатіжних) банкнот і монет), які виявлені при переліченні готівки, відісланої Центральному сховищу або іншому регіональному управлінню:

- перерахування коштів Центральному сховищу або іншому регіональному управлінню

Дт 4749“Кредиторська заборгованість за операціями з іншими фінансовими інструментами”

Кт 2800 - “Рахунки регіональних управлінь Національного банку України для внутрішньобанківських розрахунків”

2. Відшкодування Центральним сховищем сум нестач, виявлених в упаковці:

- іншого виробника

Дт 3000 -“Емітовані банкноти Національного банку України”

Кт 4749 - “Кредиторська заборгованість за операціями з іншими фінансовими інструментами”

Щомісяця Центральне сховище надає Департаменту готівково-грошового обігу довідку про недостачі та надлишки готівки, виявлені в непошкодженій упаковці Банкнотно-монетного двору (у розрізі територіальних управлінь, у тому числі банків), і про відшкодування недостач Банкнотно-монетним двором.

Виявлені і відсортовані банкноти (монети) з дефектом виробника надсилаються територіальними управліннями до Центрального сховища. Центральне сховище направляє Банкнотно-монетному двору претензію на банкноти (монети) з дефектом виробника, яка має відшкодовуватись останнім за вартістю їх виготовлення протягом 5 робочих днів шляхом безготівкового розрахунку.

Наприкінці операційного дня касир звіряє суму прийнятої під звіт готівки з сумою видаткових документів і залишком готівки та складає довідку про рух готівки, у розрізі відповідних працівників відділів, від яких надійшли видаткові документи, підписує її. Зазначені в довідці касові обороти звіряються із підсумками касових журналів відповідних відділів, від яких надійшли видаткові касові документи, а також засвідчується підписами касира в касових журналах та відповідальних виконавців на довідці касира.

Залишок готівки, сформованої у встановленому порядку, і видаткові касові документи за день разом із довідкою касир здає під розпис у Книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей завідуючому касою (керівнику групи), який, перевіривши довідку, підписує її.