6.3 Инфраструктура

Организация должна определять, обеспечивать и поддерживать в ра­бочем состоянии инфраструктуру, необходимую для достиже­ния соответствия требованиям к продукции. Инфраструктура может включать:

а) здания, рабочее пространство и связанные с ним средства труда;

б) оборудование для процессов (как технические, так и программные средства);

в) службы обеспечения (например, транспорт и связь).

Комментарии

Инфраструктура организации обеспечивает основу для осуществления ее деятельности. Инфраструктура вуза включает помещения, аудитории, лаборатории, рабочее пространство, оборудование и используемое программное обеспечение, подразделения обслуживания, средства связи, транспорт и другие обслуживающие устройства.

Согласно ГОСТ Р ИСО 9004-2001 организация должна:

а) определить и обеспечить инфраструктуру с точки зрения целей, функциональной пригодности, эксплуатационных характеристик, готовности, затрат, безопасности, секретности, охраны труда и др.;

б) разработать и внедрить методы технического обслуживания и ремонта, гарантирующие, что инфраструктура продолжает отвечать потребностям организации; эти методы должны учитывать вид и частоту технического обслуживания и ремонта, а также проверку функционирования каждого элемента инфраструктуры в зависимости от его важности и сферы применения;

в) оценивать инфраструктуру исходя из потребностей и ожиданиями всех заинтересованных сторон;

г) рассматривать вопросы охраны окружающей среды, связанные с инфраструктурой, такие как охрана природы, загрязнение, отходы и переработка.

Вуз (его структурное подразделение) должен определить, обеспечить и поддерживать в ра­бочем состоянии оборудование и используемое программное обеспечение, средства связи, транспорт и другие обслуживающие устройства, необходимые его деятельности. Это должно включать:

• рабочее пространство и связанные с ним обслуживающие устрой­ства;

• оснастку, оборудование и программное обеспечение;

• подразделения обслуживания.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

6.4 Производственная среда

Организация должна создавать производственную среду, необходимую для достиже­ния соответствия требованиям к продукции, и управлять ею.

Комментарии

Производственная среда организации – это комбинация человеческого и физического факторов. Они существенно влияют на мотивацию, удовлетворенность и качество работы персонала, потенциально улучшая работу вуза. Примерами таких факторов, влияющих на производственную среду, являются (ГОСТ Р ИСО 9004-2001):

• методы творческой работы и возможности для более полного вовлечения потенциала всех сотрудников в процессы образовательной и научно-исследовательской деятельности;

• методические указания, регламентирующие определенные процессы и работы, в том числе правила техники безопасности и методики по применению средств защиты;

• создание эргономических условий работы, требуемой температуры, влажности, освещения, воздушной вытяжки и рациональное размещение рабочих мест;

• специальные дополнительные удобства и средства обслуживания для работников организации и социальное взаимодействие;

• санитарные условия, обеспечение чистоты и отопления, приемлемых уровней шума, вибраций и загрязнения.

Организация должна определить и управлять человеческими и физи­ческими факторами производственной среды, необходимыми для достиже­ния соответствия предоставляемых услуг поставленным целям и задачам.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» дополнительно уделяет внимание вопросам управления информационными, природными и финансовыми ресурсами в системе менеджмента качества, а также взаимодействию с поставщиками и партнерами.

Менеджмент информации (ГОСТ Р ИСО 9004-2001, п.6.5)

Информация является фундаментальным источником для постоянного развития базы знаний организации и может стимулировать различные инновационные процессы. Информация также важна при принятии фактических управленческих решений. В современном мире информационные ресурсы и управление ими по важности соизмеримы с финансовыми и материальными ресурсами. Успех деятельности вуза во многом определяются тем, насколько в нем хорошо поставлен процесс управления информационными ресурсами.

Для эффективного менеджмента информации организации следует:

• определить свои потребности в различных видах информации;

• определить и получить доступ к внутренним и внешним источникам информации;

• проводить своевременную оценку адекватности информации;

• преобразовать информацию в знания, используемые в организации;

• использовать данные, информацию и знания для постановки и реализации целей и стратегии организации;

• обеспечивать соответствующую безопасность и конфиденциальность информации;

• проводить оценку выгод, получаемых за счет использования информации, с целью улучшения менеджмента информации и знаний.

Качество образовательного процесса, качество и уровень знаний и навыков выпускников вузов и, наконец, качество управления вузом или его структурным подразделением во многом определяется уровнем использования информационных и коммуникационных технологий (ИКТ). Информатизация и компьютеризация образования подразумевает использование компьютеров и информационных технологий в трех взаимодополняющих направлениях: в учебном процессе, в научно-исследовательской работе и при организации управления вузом.

Использование новых информационных технологий в учебном процессе включает в себя создание фонда обучающих и контрольных программ по различным курсам, издание электронных учебников и развитие технологий дистанционного обучения. Компьютерные технологии в вузе могут использовать также для стратегического планирования его развития и прогнозных оценок, оптимизации рабочих процессов и т.д.

Цель этих мероприятий – создание единой информационной среды вуза, при внедрении которой руководители, ответственные лица и исполнители будут получать информацию о ходе протекания и результатах отдельных процессов на всех стадиях текущей деятельности. Значительная часть этой информации имеет отношение к менеджменту качества. Эту информацию нужно определенным образом обрабатывать: собирать, систематизировать, передавать, накапливать, обрабатывать, хранить, уплотнять, анализировать. Таким образом, можно говорить о необходимости некоторой системы информации о качестве.

Действенная система информации о качестве должна предоставлять сотрудникам и руководству вуза всю необходимую им информацию для качественного выполнения различных задач на всех этапах работы. Исходя из этого, необходимо определять потребность в информации и учитывать необходимую деятельность по обслуживанию и архивному хранению информации. При этом следует принимать во внимание только те характеристики (показатели) качества, которые могут быть подвергнуты оценке. В свою очередь должны оцениваться прежде всего характеристики, которые являются доказательными или применяются в мероприятиях по улучшению качества.

В настоящее время широко применяются различные компьютерные системы обработки информации. Чем выше иерархический уровень для принятия решения, тем более концентрированной должна быть поступающая информация. При использовании компьютеров и компьютерных сетей облегчаются задачи прослеживаемости документации, а также работа с большими объемами данных.

Для достижения быстрой и действенной реакции на полученную информацию следует обеспечить выполнение следующих требований:

• информация должна быть объективной и однозначной, просто архивируемой и надежно хранимой;

• доступ к информации должен занимать минимально возможное время;

• информация должна быть понятной, наглядной и иметь унифицированный вид;

• информация должна быть адресной.

Поставщики и партнерство (ГОСТ Р ИСО 9004-2001, п.6.6)

Организации могут извлекать выгоду из установления взаимодействия с поставщиками и партнерами с целью популяризации и облегчения четкого и открытого информирования и улучшения процессов. Для вузов, кроме традиционных поставщиков, поставляющих оборудование, приборы, литературу и др. материальные ценности, существует особая группа поставщиков и партнеров. Это школы, гимназии, лицеи и колледжи «поставляющие» абитуриентов и промышленные предприятия и организации, принимающие на работу выпускников вуза и взаимодействующие с ним в области научных исследований и разработок.

Направления работы с этими поставщиками и партнерами могут включать:

• проведение широкой профориентационной работы в школах, гимназиях и лицеях, по профилю совпадающих с основными образовательными направлениями вуза;

• создание сети подшефных средних образовательных учреждений;

• развитие взаимовыгодного сотрудничества и заключение комплексных договоров с корпоративными клиентами;

• анализ возможности совместной работы со стратегическими партнерами по принципу «заказчики-парнеры»;

• составление базы данных по предприятиям и организациям, заинтересованных в специалистах, выпускаемых вузом и др.

Природные ресурсы (ГОСТ Р ИСО 9004-2001, п.6.7)

Следует учитывать наличие природных ресурсов, которые могут влиять на деятельность организации. Несмотря на то, что такие ресурсы часто находятся вне непосредственного управления со стороны организации, они могут иметь существенное позитивное или негативное влияние на ее результаты. Организация должна иметь планы действий на случай непредвиденных обстоятельств по обеспечению ресурсами или их возобновлению с целью предотвращения или минимизации негативного воздействия на деятельность организации.

Финансовые ресурсы (ГОСТ Р ИСО 9004-2001, п.6.8)

Управление финансовыми ресурсами – один из важнейших процессов для вуза, впрочем, как и для любой другой организации. В условиях увеличения доли платного образования, возрастания конкуренции между вузами на рынке образовательных услуг, роста числа негосударственных коммерческих вузов и увеличения конкуренции на рынке труда методы управление финансовыми ресурсами, практикуемые в вузе, во многом определяют успех или неуспех его деятельности.

Управление финансовыми ресурсами вуза (его структурного подразделения) включает различные аспекты деятельности руководства и финансово-экономических служб: поиск новых источников финансирования, различные методы бюджетирования (финансового планирования), управление финансовыми потоками, бухгалтерский учет и отчетность и др.

Управление финансовыми ресурсами тесно связывается с понятием эффективного экономического управления.

Эффективное экономическое управление подразумевает определенный уровень организованности, упорядоченности и совершенства основных рабочих процессов планирования, управления и контроля финансово-экономической деятельности вуза на базе современных ИКТ.

Экономический метод управления является совокупностью конкретных методов и принципов выработки и реализации управленческих решений. В его основе лежат:

• доверие вышестоящих уровней управления нижестоящим уровням,

• предоставление права принимать решения в рамках своей компетенции и ресурсов каждому уровню управления, опираясь, в первую очередь, на экономические критерии,

• разделение прав управления по уровням с запретом на вмешательство в функции нижестоящих уровней,

• ответственность за результаты финансово-экономической деятельности и гласность,

• личная ответственность руководителей за соответствующую сферу управления.

Эффективное экономическое управление реализуется через базовый набор процедур:

1) Должностное распределение полномочий и ответственности по уровням структуры управления.

2) Наличие известных всем политики, целей и стратегии развития вуза.

3) Планирование и контроль финансовых потоков через систему взаимосвязанных бюджетов подразделений и вуза в целом.

4) Наличие развитой и общедоступной системы сбора и анализа информации о финансово-экономическом состоянии и итогах деятельности вуза.

5) Наличие системы материального и морального поощрения по итогам деятельности работающих и подразделений.

6) Применение финансово-экономических критериев при оценке всех значимых управленческих решений и др.

Степень совершенства существующей в вузе системы экономического управления можно оценить по следующим основным показателям, описывающим совершенство основных рабочих процессов финансово-экономической деятельности вуза:

1. Общий уровень бухгалтерского и оперативного учета и управления в вузе.

2. Совершенство системы сбора финансово-экономической информации и применения экономических критериев в процедурах стратегического планирования и управления вузом.

3. Применение методов бюджетирования (финансового планирования).

4. Совершенство организации работы финансово-экономических служб вуза.

5. Применение методов управления себестоимостью и учета затрат по процессам.

6. Применение современных методов анализа финансово-экономической деятельности в вузе.

7. Управление инвестиционной деятельностью в вузе.

8. Система сбора и обработки маркетинговой информации.

9. Анализ удовлетворенности основных групп потребителей.

10. Анализ удовлетворенности сотрудников.

Каждый из критериев может быть разбит на некоторое число составляющих, более подробно описывающих рассматриваемые процессы финансово-экономической деятельности вуза.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования