Комментарии

Этот пункт стандарта посвящен вопросам документального оформления системы менеджмента качества организации. В целом в системах менеджмента качества применяются следующие виды документов (ГОСТ Р ИСО 9000-2001, 2.7.2):

а) Документы, представляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования; к таким документам относится Руководство по качеству вуза. При этом документально оформленное заявление о политике и целях в области качества организации обычно составляет один из подразделов Руководства по качеству.

б) Документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, услуге, проекту или контракту; к таким документам относятся планы (или программы) качества. Планы или программы качества – документы, содержащие конкретные практические меры по качеству, ресурсы, последовательность действий, ответственных лиц и сроки выполнения, относящиеся к определенной продукции, услуге или проекту. В вузе такие планы или программы могут представлять собой годовые планы работы Совета вуза, годовые и перспективные планы развития подразделений (факультетов и кафедр) вуза, планы открытия новых образовательных программ и специальностей, бизнес-планы выполнения конкретных научно-исследовательских проектов и т.д.

в) Документы, устанавливающие требования к продукции или услуге; к ним относятся документы, содержащие технические требования и условия, например ГОС ВПО по различным направлениям и специальностям, инструктивные документы Министерства образования и другие документы в основном внешнего происхождения.

г) Документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся различные методические документы, помогающие в работе.

д) Документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; к числу таких документов относятся документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи.

Документированная процедура (ДП) (методика) – утвержденный, документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса). Документированная процедура должна отвечать на следующие вопросы:

1. Какова ее область применения и сфера действия.

2. Какова цель, задачи и результаты (выходы) описываемого процесса, деятельности или работы.

3. Что, кем, как, где и в какой последовательности должно быть сделано.

4. Какими полномочиями обладают и за что несут ответственность участвующие в процессе, деятельности или работе.

5. Какие документы, ресурсы, материалы и оборудование используются в процессе работы.

6. Какими показателями и характеристиками оценивается качество и эффективность выполнения работы на всех ее этапах, как и кем они измеряются и контролируются.

7. Каким образом документируется и регистрируется выполняемая работа.

8. Как используются результаты выполненной работы (процесса).

Документированная процедура должна также включать формы всех документов, устанавливающих требования к продукции или услуге, записей или протоколов, которые используются или создаются в процессе описываемой работы. Она может также содержать графическое описание рассматриваемого процесса в виде диаграмм потока или диаграмм в стандарте IDEF0.

Исходя из общих требований к ДП, ее содержание обычно включает следующие разделы:

Введение

Содержание

1. Цель, область применения и сфера действия.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины, определения и сокращения.

4. Общие положения.

5. Цель и задачи.

6. Графическое описание процесса.

7. Распределение работ, ответственности и полномочий.

8. Информационное обеспечение.

9. Требования к ресурсам.

10. Оценка качества и эффективности выполнения функций.

11. Требования к документированию процесса и регистрация данных о качестве.

Приложения.

Лист регистрации изменений.

В зависимости от особенностей описываемого процесса (работы) отдельные разделы могут исключаться или добавляться новые. Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001, кроме указанных выше требований по содержанию документированных процедур, не накладывает каких-либо ограничений по их построению.

Обычные листы ДП, кроме титульного листа и листа согласования/утверждения, должны содержать стандартный нижний идентификационный колонтитул, на котором указывается наименование вуза, код документа, нумерация листов и общее их количество, изменения в документе.

Документированная процедура может быть представлена как на бумажном носителе (листы бумаги с текстом), так и в виде электронной копии (файл на компьютере), доступной всем заинтересованным лицам.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 в обязательном порядке требует документального оформления документированных процедур только для следующих процессов:

п. 4.2.3. Управление документацией.

п. 4.2.4. Управление записями.

п. 8.2.2. Внутренние аудиты (проверки).

п. 8.3. Управление несоответствующей продукцией.

п. 8.5.2. Корректирующие действия.

п. 8.5.3. Предупреждающие действия.

Тем не менее, ввиду сложности процессов, протекающих в вузе, реальное количество документированных в системе менеджмента качества вуза должно быть значительно больше. Они должны регламентировать все основные и вспомогательные процессы менеджмента, управления ресурсами, проектирования и предоставления образовательных услуг, измерения, анализа и улучшения (см. комментарии к разделу 7 стандарта).

Рабочие инструкции – это письменные указания определяющие конкретную последовательность действий при выполнении отдельных работ или операций. Документированные процедуры могут включать рабочие инструкции или содержать ссылки на них.

е) Документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов и необходимые для гарантии эффек­тивной работы и управления процессами; к таким документам относятся записи и протоколы качества –документальные записи, отражающие состояние некоторых характеристик услуги или процесса ее предоставления на определенный момент или промежуток времени.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования