6. Функции управления, их взаимосвязь и роль в системе управления.

Управление выполняет множество функций. Среди них выделяют следующие: планирование, организация, координация, мотивация, контроль и учет.

Наиболее распространенная классификация выделяет следующие группы функций:

• общие - обязательны для успешной работы любой организации: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции были выделены Файолем в работе "Общее и промышленное управление".

• конкретные - сочетание общих функций управления с конкретным объектом управления. Их выделение необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.

Другие авторы выделяют 3 группы функций, наиболее общих для всех видов организаций:

• общие - отражают основные стадии процесса управления деятельностью организации: формирование целей, планирование, организацию, контроль.

• социально-психологические - связаны в основном с характером производственных отношений в коллективе. К ним относят делегирование и мотивацию.

• Технологические – виды деятельности, составляющие содержание технологии труда менеджера: принятие решений и коммуникация.

Планирование – вид управленческой деятельности, связанной с определением целей управляемой системы, поиском эффективных методов и средств, необходимых для достижения этих целей, и формулированием системы показателей, определяющих ход работ по достижению поставленных целей.

В ходе планирования разрабатываются планы - намеченная на определенный период работа с указанием ее целей, содержания, объемов, методов, последовательности и сроков выполнения.

Отсутствие планирование ставит управляемую систему в такое положение, когда она не понимает стоящих перед ней целей и задач, теряет ориентацию в современном мире, так как руководствуется в основном краткосрочными интересами и не понимает глубинного смысла происходящих событий, оказывается в более уязвимой позиции по сравнению с конкурентами.

Планирование состоит из следующих стадий:

• объективный анализ состояния всех сторон системы и определение ее возможностей

• определение цели системы и способов ее достижения

• доведение планов до тех, кто должен их выполнять и кто несет ответственность за их реализацию

• выбор методов оперативного контроля.

Организация - формирование структуры управления организацией, обеспечение всем необходимым для ее нормального функционирования – персоналом, зданиями, оборудованием, финансовыми ресурсами. Организационная функция обеспечивает переход управляемой системы из существующего состояния в желаемое, планируемое. Функция организации связана с созданием необходимых условий для достижения поставленных в процессе планирования целей. Функция организации включает распределение работы среди персонала, группировку задач в логические блоки и создание подразделений (отделов, секторов), координацию работы подразделений. Таким образом, организационная структура управления представляет собой форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации.

Мотивация – функция управления, имеющая целью активизировать деятельность людей и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, определенных в планах. Только зная то, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, какие мотивы лежат в основе его поведения можно эффективно воздействовать на него.

Руководитель должен знать, что работник, получивший конкретное задание, реагирует на него по-своему, иногда и непредсказуемым образом. Дело в том, что поведение людей зависит не только от необходимости или явных желаний, но и от скрытых в подсознании или приобретенных в результате воспитания многих субъективных факторов. Одни находятся под властью привычки, традиции, системы предрассудков и стереотипов, поведение других зависит в решающей степени от нравственных принципов, социальных или политических идеалов и т д. Причем человек реагирует на внешние события, как правило, импульсивно, без глубокого анализа причин и следствий.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Процесс контроля состоит из трех основных элементов:

• установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке. Это может быть точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени или вытекающих из принятых планов; измерение того, что было достигнуто и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами

• корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов

Черты эффективного контроля:

• своевременность – устранять отклонения прежде, чем они примут опасные размеры

• ориентация на результат

• экономичность – выгоды должны превышать затраты на его проведение

• гибкость – корректировка процедур контроля в зависимости от меняющейся ситуации

• простота

• стратегический характер – контролировать прежде всего достижение стратегических целей

Различают следующие виды контроля:

• предварительный – до начала непосредственных работ. Его основная задача состоит в проверке готовности системы, ее персонала к работе

• текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ

• заключительный – осуществляется после того, как работа выполнена

Технология контроля осуществляется по следующей схеме:

• выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка)

• определение целей контроля

• установление норм контроля (этические, производственные, правовые)

• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический)

• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый качества)

Роль функций - на основе содержания, процесса и структуры функции управления проводится анализ, результаты которого служат основой для развития той или иной функции.

Взаимосвязь - между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Вместе с тем, во многих практических случаях понимание функций управления, как некоторых «технологических переделов» управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования достаточно определенных профессиональных качеств руководителя. Процесс управления хозяйственной деятельностью заключается в выполнении общих и специфических функций. В практике управления между органами управления функции распределяются неравномерно: порой они распыляются или дублируются.