12.6 Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу

Система розроблена ЗАТ Компанія «ІнтерТраст». Дана система призначена для крупних і середніх державних установ комерційних організацій, у тому числі із значною територіальною віддаленістю структурних підрозділів. Система є оптимальним вибором і для невеликих організацій, прагнучих створити для співробітників своїх офісів і філіалів єдиний інформаційний простір і зменшити витрати на управління.

Програмне забезпечення «CompanyMedia» дозволяє описати мережу підприємств будь-якої складності і налагодити в ній «крізне» діловодство, при якому система відстежує рух документа не тільки в межах одного підприємства, але і між ними. Це дозволяє створювати накази, що розповсюджуються на будь-яку глибину ієрархії управління, контролювати їх виконання і підтримувати горизонтальні інформаційні зв'язки між співробітниками різних підрозділів одного або декількох підприємств.

Проблемою російських підприємств на даному етапі є недосконалість комунікацій. Важливі ланки системи управління нерідко знаходяться в місцях, де якість зв'язку не дозволяє створити комунікаційні центри.

У «СоmpanyMedia» вперше реалізовані технологічні розробки компанії «ІнтерТраст», що дозволяють гнучко відображати логічну структуру управління на реальну комунікаційну інфраструктуру територіально-розподіленого підприємства. Більш того, система автоматично доставляє інформацію між будь-якими двома підприємствами по найкоротшому маршруту, причому в кожній його крапці передачу документів контролюють і передаюча і приймаюча сторони. Цей механізм набагато надійніше за електронну пошту.

Особливості даної системи, що виділяють її з числа інших розробок:

• корпоративність - система може використовуватися як в одній організації, так і в холдингу або групі зв'язаних організацій;

• поліструктурність - система розрахована на складну структуру організації і можливу незалежність (з погляду штатних розкладів) підрозділів і філіалів організації;

• високонадійний механізм доставки інформації - використаний в системі механізм передачі документів і розсилки дозволяє гарантувати доставку інформації адресату на 99,9%; даний механізм припускає також роботу системи в територіально-розподільному режимі;

• складні перехресні зв'язки документів - система дозволяє встановлювати «ланцюжки» перехресних посилань документів один на одного і реалізовувати перехід в обидві сторони по даних посиланнях;

• організація так званого «крізного документообігу» - система дозволяє організовувати передачу і контроль документів усередині незалежних організацій холдингу, суміщаючи його з класичним документообігом.

Коло вирішуваних ключових задач АС «CompanyMedia»:

• підготовка документів за корпоративними і особистими шаблонами, узгодження і передача документів на реєстрацію (у тому числі і через «тонкий» клієнт Internet Explorer - у складі системи «CompanyMedia-управління електронними документами»);

• прийом, обробку і розподіл вхідної кореспонденції, підготовку, підписання, реєстрацію і відправку витікаючих, внутрішніх і організаційно-розпорядчих документів, а також контроль їх виконання (у складі системи «СompanyMedia»-діловодство»);

• планування, підготовку і проведення засідань, а також контроль за виконанням прийнятих по їх підсумках рішень (у складі системи «CompanyMedia-засідання»);

• підготовка договорів (у тому числі і за шаблонами), узгодження, візування, зберігання їх актуального реєстру (у складі системи «CompanyMedia-Договоры»).

Крім того, всі системи «CompanyMedia» представляють:

• можливість розмежування доступу до документів, що базується на основі структури организації;

• механізми заміщення при роботі з документами, а саме, можливість надання постійного або часового доступу до документів, що відносяться до певних співробітників, для інших співробітників організації («заміщаючих»);

• можливість самостійної і швидкої побудови довільних звітів за будь-якою інформацією, що міститься в базі даних;

• єдиний пошук (по реквізитах і повнотекстовий) по корпоративному сховищу документів.

Система «БОС-Референт» розроблена компанією «АйТі» на базі продукту Lotus Notes компанії IBM, який є засобом проектування систем підтримки групової роботи і може розглядатися як стандарт в цій області. Дана розробка орієнтована на середні комерційні підприємства.

Система забезпечує підтримку наступних процесів:

• підготовка і узгодження документів;

• підготовка, і виконання і контроль доручень;

• обробка вхідної і витікаючої кореспонденції.

Вхідні документи підлягають наступним операціям: експедиційній обробці (з можливістю сканування і потокового введення документів, а також автоматичного перетворення факсів і e-mail у вхідні документи), реєстрації, розгляду керівництвом і видачі резолюції, ознайомленню в структурному підрозділі або виконанню, контролю за виконанням.

Основні процедури обробки витікаючих документів:

• розробка проекту документа виконавцем, узгодження проекту документа, реєстрація документа, експедиційна обробка документа;

• управління проходженням внутрішніх документів: розпорядчих, організаційних і інформаційно-довідкових;

• зберігання і динамічне оновлення даних про структуру і працівників підприємства, підтримка механізму делегування повноважень. Зберігання і динамічне оновлення даних про контрагентів підприємства;

• підтримка технологічного документообігу по трьох напрямах роботи: а) ведення реєстру і обслуговування матеріальних об'єктів, б) підготовка договорів і обробка подій по них, в) взаємостосунки з клієнтами, постачальниками і партнерами;

• підтримка обміну знаннями і інформацією усередині робочих груп, комітетів, між центральним офісом організації і її підлеглими структурами, а також напряму між підлеглими структурами.

Кожному користувачу в системі наданий свій Робочий «Кабінет» - персональний поштовий ящик, куди приходять всі повідомлення і розміщуються по теках залежно від статусу. Проте статус виконання виданих вами наказів - неприступний, тому що механізм поштової бази не пристосований для реалізації подібних функцій.

Система не розрахована на поліструктрурні організації, тобто в холдингу неможливий контроль виконання розпоряджень в нижчестоячих організаціях. Крім того, поштові механізми передачі документів між організаціями і видаленими підрозділами не можуть розглядатися як, безумовно надійні.

Коротка характеристика системи «Optima Workflow»

Дана система розроблена компанією «Оптіма» і призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і зберігання документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства і організації документообігу. До складу системи «Optima Workflow» входять п'ять програмних модулів, які можуть бути встановлені на різні клієнтські станції або серверне устаткування в корпоративній мережі, залежно від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів.

За словами розробників, упровадження подібної системи в організації забезпечує наступні можливості:

• централізоване зберігання документів в електронному вигляді;

• формалізацію процедур створення і обробки документів;

• наявність case-подібного графічного редактора для опису процесів руху документів і технологічних операцій на етапі роботи з ними;

• єдине управління і контроль за рухом документів в рамках бізнес-процесів.

Контроль реалізований таким чином: створюється спеціального вигляду документ - «документ на контролі», який поміщається на «дошку оголошень». Виконавці можуть не тільки ознайомитися із змістом доручення, але і безпосередньо в документ внести відомості про хід виконання, наголосити на факті виконання і так далі. Все це відображено в одному екземплярі документа, який не тиражується і не розсилається на адресу всіх згаданих в документі контролерів та виконавців. Повідомлення розсилаються по електронній пошті MS Outlook/Exchange [optima-workflow.ru].

Система «Optima Workfiow» містить інструменти завдання маршрутів проходження документів, аудиту, відстежування їх статусу в процесі обробки, що настроюються на специфіку організації, і не пропонує яких-небудь стандартних процедур.

Коротка характеристика системи « Documentum». Дана система - це розробка однойменної корпорації «Документум Сервісиз», продукти якої орієнтовані на автоматизацію більш крупних і складних систем управління документами.

Слід ще раз звернути увагу на те, що «Documentum» по функціоналу і вартості порівнянний з базовим програмним забезпеченням, таким як IBM Content Manager. Обидві ці системи володіють приблизно рівними можливостями і на базі кожної з них можна побудувати систему електронного документообігу - різниця полягає тільки у вартості.

Documentum володіє наступними можливостями:

• масштабованість і робота в територіально-розподіленому режимі, є можливість підключення мобільних користувачів;

• розсилка повідомлення і доручення відбувається за допомогою механізму електронної пошти;

• підтримка багатомовності через мовні пакети. Значення в тому, що замовник встановлює одну версію програмного забезпечення, але може застосовувати різні її локалізації. На призначеному для користувача екрані є випадаюче меню, в ньому він може вибрати мову. Механізм пошуку дозволяє вести одночасний пошук в документах на різних мовах;

• сервіси генерації аудиторського сліду (тобто нагляди за діями користувачів);

• управління потоками робіт (workflow), у тому числі і за допомогою засобів графічних редакторів;

• управління мультимедіа-даними - витягання інформації з неструктурованих даних, наприклад, тексту із зображення;

• друк з підтримкою цифрових водяних знаків і тимчасових міток; потокове введення документів через сканер і розпізнавання.

За інформацією, наданою розробниками, в п'ятій версії здійснений перехід на стандарт J2EE, унаслідок чого «Documentura» може працювати на самих різних серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet і так далі [http://www.bo.ss-referent.ru/www.doc umentum.ru].

Система «Documentum» є системою управління змістом (ЕСМ), а система документообігу будується на її основі під конкретного замовника.

Коротка характеристика системи «Landocs». Система «LanDocs» розроблена компанією «Щок» і призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу.

За даними розробників, система «LanDocs» реалізована як адаптивна CASE-модель електронного офісного документообігу і діловодства [http://www.boss-referciit.ru/www.landocs.ru].

Настройка системи на конкретні умови експлуатації здійснюється модифікацією параметрів САSЕ-моделі без зміни програмного коду. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, навчання користувачів) або як відкритий до розвитку варіант (базовий набір САSE-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, САSЕ-технология адаптації і підтримка, навчання користувачів, розробників і фахівців групи підтримки).

Основні параметри системи:

• введення, реєстрація, розсилка, відправка завдань, контроль;

• настройка на конкретні умови за допомогою модифікації СSEЕ- моделі.

Програмний комплекс «LanDocs» дозволяє реалізувати в автоматизованому режимі безліч операцій по роботі з документами:

• реєстрацію вхідних, внутрішніх і витікаючих документів з використанням механізму реєстраційних карток. Система зберігає документи, створені різноманітними додатками у вигляді файлів текстів, таблиць, зображень, звуку і так далі;

• розсилку документів, завдань, доручень як одному користувачу, так і за списком за допомогою механізму електронної пошти;

• зберігання змісту документів (файлів, створених зовнішніми додатками у вигляді текстів, таблиць, зображень, звуку і так далі);

• контроль за проходженням і виконанням документів і доручень. Система «LanDocs» забезпечує контроль за виконанням документів і завдань виконавцями, надає можливість відстежувати рух кожного документа по виконавцях. Контроль версій документа здійснюється за допомогою механізму контрольних карток. Всі дані про зареєстровані документи і хід їх виконання можуть бути віддруковані у вигляді звітів;

• пошук документів з можливістю збереження пошукових запитів, перегляд і редагування документів;

• підтримку декількох версій одного документа;

• сканування паперових документів і розпізнавання текстів (OCR);

• інтегрований виклик офісних додатків для перегляду, редагування і друк документів;

• «LanDocs» зберігає документи, створені різними додатками у вигляді файлів - текстів, таблиць, зображень, звуку і так далі. При спробі користувача проглянути зміст документа він забезпечує інтегрований виклик відповідного додатку, а при відкритті документа на редагування - блокує документ на основі механізму Check In - Check Out (що істотно посилює вимоги до пропускної спроможності мережі в територіально-розподіленій системі);

• при включеній функції безпеки (поставляється окремо) всі дії завіряються з використанням електронного цифрового підпису;

• організацію архівації документів;

• регламентацію прав доступу користувачів до документів і функцій системи;

• можливість доступу до інформації через мережу Internet;

• інтеграція з іншими додатками через OLE.

Система працює з РСУБД Oracle і MS SQL. Серверна частина реалізована тільки під Windows nТ.

Упровадження АС ДОУ має наступні яскраво виражені позитивні сторони:

1. У всіх підрозділах і в організації в цілому вводиться уніфікована, формалізована і строго регламентована технологія діловодства.

2. Організація стає повністю керованою. З'являється можливість відповісти на будь-яке питання по документах і виконавцях, здійснювати аналіз і управління діяльністю документації.

3. Оскільки комп'ютерна мережа може охоплювати не тільки центральний офіс організації, але і її територіально-видалені підрозділи, то керованість може розповсюджуватися на всю територіально-розподілену структуру організації.

4. Система автоматизації діловодства, по суті, є носієм строго формалізованої і строго документованої технологічної інформації про правила і порядок роботи з документами. В результаті зменшується залежність організації від персоналу як фізичного носія технологічних знань і правил роботи з документами.

5. Більш швидке проходження документів по організації, особливо при організації електронного документообігу.

6. Знижується трудомісткість діловодних операцій. При цьому, проте, потрібно мати у вигляді, що необхідність введення повної і точної інформації про документ, скажімо, при його первинній реєстрації може зажадати додаткові зусилля на деяких робітничих місцях, тоді як трудомісткість роботи на інших робочих місцях, що використовують цю інформацію, може скоротитися у декілька разів.

7. Якісний виграш досягається при організації взаємопов'язаного електронного документообігу між організаціями, оскільки повністю відпадають проблеми, пов'язані з виготовленням і пересилкою паперових документів, а потім - в повторному введенні реквізитів і текстів одержаних документів.