Висновок

Менеджери різного рівня спілкуються з підлеглими кожний день. І кожний з них повинен знати, вміти придержуватися ділового етикету. Від того як він цим володіє залежить його лідерство в колективі, авторитет і в кінцевому результаті просування по службовій драбині. Слід ще раз наповнити цитату : «Ніщо не обходиться нам так дешево і не цінується так дорого як ввічливість».

Кожний керівник повинен вміти не тільки дотримуватись основних норм етикету, але і розуміти необхідність в цьому. Манери багато в чому відбивають його внутрішню культуру, моральні і інтелектуальні якості. Правильне поводження керівника в колективі під час виконання своїх управлінських обов’язків полегшує встановлення контактів з підлеглими, сприяє досягненню взаєморозуміння, створює стійкі взаємини.

Питання для самоконтролю

1. Поясніть що таке етикет. Прокоментуйте історію розвитку етикету.

2. Прокоментуйте, як ви бачите необхідність придержуватися етикету керівником при виконанні управлінської праці.

3. Які бувають різновиди етикету?

4. Як необхідно придержуватися етикету в ділових контактах?

5. Що таке мораль?

6. Що таке службовий етикет?

7. Який необхідно вибирати механізм дій при діловому спілкуванні?

8. Яким чином можна досягти найкращого між особистого (ділового) контакту?

РОЗДІЛ 12. ПОБУДОВА СЛУЖБИ ДІЛОВОДСТВА. МЕХАНІЗАЦІЯ ТА АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ ДІЛОВОДСТВА.

12.1.Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності.

12.2. Уніфікація і стандартизація управлінських документів.

12.3. Поняття документообігу.

12.4. Основні вимоги до автоматизації документообігу.

12.5. Функції діловодства і документообігу.

12.6. Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу.

Навчальні завдання:

• розкрити поняття документаційного забезпечення управлінської праці;

• охарактеризувати систему управлінської документації;

• розкрити можливості АС ДОУ;

• охарактеризувати функції АС ДОУ;

• познайомитися з можливостями систем автоматизації документообігу;

• показати перспективу впровадження АС ДОУ в управлінську працю керівника.

12.1 Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності

Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому вміст поняття «документ» багатозначно і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є, перш за все, способом доказу або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документалиста — носієм інформації, а фахівці в області управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських вирішень.

Термінологічний стандарт визначає «документаційну діяльність» як галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Документування є — наукова дисципліна, що вивчає закономірності формування і функціонування систем забезпечення документації управління (ДОУ).

Традиційна сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством. Цей термін виник в Росії в 2-й половині XVIII ст.. Він утворений від поєднання слів «ділова справа». Його значення стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав спочатку питання (судовий або адміністративний), що вирішується органом управління. Отже, під діловодством розумівся, перш за все, розгляд (виробництво) справ або, інакше кажучи — діяльність, пов'язана з ухваленням рішень з якого-небудь питання. Значення терміну «справа» як збори документів — пізнішого походження.

Забезпечення документації управління передбачає, перш за все, створення тих, що мають юридичну силу документів, або документування, тобто запис інформації на папері або іншому носієві по правилах, встановлених правовими нормативними актами або виробленим традицією.

Документування може здійснюватися на природній мові і на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи — документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстовий письмовий документ — це традиційний документ на паперовому носієві або відиограмма, тобто його зображення на екрані монітора.

При створенні документів використовуються засоби документування. Ними можуть бути:

• прості знаряддя (ручки, олівці і ін.);

• механічні і електромеханічні засоби (машини, що пишуть, магнітофони, диктофони, фото, кино- і відеотехніка і ін.);

• комп'ютерна техніка.

Результатом документування є документ — зафіксований на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, використовуваний для закріплення і зберігання на нім мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.

Документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної і іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше. Ця властивість і дозволяє відрізняти документи від інших джерел інформації — книг, газет, журналів і ін., що містять перероблену, вторинну інформацію.

Будь-який документ є елементом системи документації більш високого рівня. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємозв'язаних по ознаках походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Як букви складають алфавіт, так і окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документуванні не існує стрункої класифікації систем документації, видів і різновидів документів, а використовується її варіант, що емпірично склався.

Віднесення документів до тієї або іншої системи починається з розділення всіх документів на офіційних і документи особистого походження. До останніх відносяться документи, створені людиною поза сферою його службової діяльності або виконання суспільних обов'язків: особисте листування, спогади (мемуари), щоденники.

Офіційні документи залежно від обслуговуваної ними сфери людської діяльності підрозділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Управлінські документи складають ядро управлінської документації, саме вони забезпечують керованість об'єктів, як в рамках держави, так і окремій організації. Управлінські документи представлені наступними основними видами (системами) документації:

• організаційно-правова документація;

• планова документація;

• розпорядлива документація;

• інформаційно-довідкова і справочно-аналітична документація;

• звітна документація;

• договірна документація;

• документація по забезпеченню кадрами (по особовому складу);

• документація по забезпеченню фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

• документація по матеріально-технічному забезпеченню;

• документація по забезпеченню документації і інформаційної діяльності установи і ін.;

• документація по основній діяльності установи, організації.

Документи, складові однієї системи документації, зв'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї або іншої управлінської функції або виду діяльності.

Організація роботи з документами — це організація документообігу установи, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності.

Документообіг — це сукупність взаємозв'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або вступу і до завершення виконання або відправки. В цілях раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки, наприклад: реєстровані і нерєестровані документи, що входять, витікають і внутрішні документи, документи, що поступають або направляються у вищестоящі організації, документи, що направляються або поступають з підвідомчих організацій і ін. Під документопотоком розуміється сукупність документів, що виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.

Одна з важливих функцій в організації роботи з документами — облік документів. Облік документів забезпечується їх реєстрацією — записом облікових даних про документ по встановленій формі, що фіксує факт створення документа, його відправки або здобуття. Поряд з обліком документів їх реєстрація дозволяє здійснювати контроль за виконання документів, а також вести пошук документів по запитах підрозділів і працівників установи.

Система зберігання документів — це сукупність способів обліку і систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значимими поняттями є поняття «номенклатура справ» і «справа».

Номенклатура справ — систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих в певній послідовності з вказівкою термінів їх зберігання, а справа — це сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання, розташованих на окремій обкладинкі.