8.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів

По тому, які етапи обробки проходять документи, можна виділити три основних інформаційних потоки – документопотока:

- документопотік вхідних в організацію документів (листи, договори, рекламні об’яви, відомчі розпорядження та інструкції та ін.). Більша частина вхідних документів, що обробляються секретарем або канцелярією, адресована його керівникові (за експертною оцінкою від 85 до 90% всіх вхідних документів) і лише 10-15% замісникам керівника, керівникам структурних підрозділів та конкретним виконавцям.

- документопотік внутрішньої документації, тобто тієї, що створена на підприємстві та передається з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін.).

- документопотік вихідної документації – інформація, що направляється у зовнішній світ (листи та відповіді на листи, договори, звіти, контракти, прес-релізи).

Задача справовиробничих служб підприємства полягає в тому, що документи під час свого руху не губилися і поступали в чергові пункти обробки вчасно. Адже саме від чіткості їх руху залежить своєчасність та правильність прийняття управлінських рішень. Нормативні документи, що визначають систему організації документооборота називаються Єдиною державною системою документаційного забезпечення управління (ЄДСДЗУ).

Етапи обробки вхідних документів:

Приклад: етапи обробки вхідного листа, який адресується керівникові.

• секретар попередньо перечитує лист, після чого приймає рішення направити документ керівникові. (Конверти з грифом «особисто» не відкриваються);

• секретар регіструє лист та фіксує дату його надходження в організацію, лист отримує унікальний вхідний номер;

• секретар передає лист керівникові;

• керівник роздивляється документ і з резолюцією, яка відображає його рішення відправляє його виконувачу;

• виконавець, який працює с цим документом, складає звіт, який направляється керівникові на підпис (разом з супроводжуючими матеріалами, які використовувалися під час підготовки відповіді);

• секретар (у разі необхідності) здійснює контроль за виконанням документа;

• секретар отримує від виконавця ініціативний лист та розміщує його у відповідну справу для подальшого зберігання та використання, а відповідь направляє адресату.

У всіх установах документи складаються на бланках. Бланком документа називають лист паперу з відтвореними на нім реквізитами, що містять постійну інформацію. Застосування бланків прискорює фіксація і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт по документуванню, підвищує культуру діловодства. Основні вимоги до бланків визначені ДСТУ. Він містить формуляр-зразок, відповідно до якого повинні конструюватися бланки.

1. У діловодстві використовуються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для оформлення всіх організаційних, розпорядливих і інших документів, окрім листів.

У бланку для листів містяться реквізит «індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банці» і постійна частина реквізиту «посилання на індекс і дату вхідного документа» («на №---- від --------»), а на бланках для інших документів на цих площах розташовують реквізити «найменування виду документа» і «місце складання або видання».

2. Для окремих видів документів (накази, розпорядження, рішення, протоколи) в організаціях з великою кількістю документів на основі загального бланка друкарським способом виготовляються бланки, які доповнюються реквізитами «назва виду документа» і «місце складання або видання»

3. Виготовляти бланки для окремих видів і різновидів документів друкарським способом доцільно, якщо число цих документів в установі досягає 200 в рік.

4. Бланки документів масового застосування (облямовування, що видаються робітникам і службовцем, акти прийняття виконаних робіт, договори про повну матеріальну відповідальність і т. ін.) можуть містити трафаретні частини тексту, які при оформленні документа доповнюються змінною інформацією. Виготовляти трафаретні бланки друкарським способом доцільно, якщо на таких бланках оформлятиметься не меншого 100 документів в рік.

5. Для листування із зарубіжними кореспондентами застосовують спеціальні бланки, вимоги до яких містить ДСТУ. Не рекомендується застосовувати так звані посадові бланки, тобто з найменуванням посади особи, що використовує ці бланки.

6. Організації, в яких кількість вихідних документів менше 200 в рік, можуть користуватися при оформленні документів гумовим штемпелем, у відтисненні якого містяться ті ж реквізити, що і в бланку (окрім зображення герба).

7. Загальний бланк і бланк листів можуть виготовлятися на основі кутового і подовжнього розподілу реквізитів. Залежно від розташування реквізитів на бланку документа розрізняють кутові і подовжні штампи.

8. На бланку з кутовим розташуванням реквізитів в правому верхньому кутку, праворуч від кутового штампу можна розташовувати реквізити «адресат» і «гриф твердження». Слід мати на увазі, що близько 85% організаційно-розпорядливої документації (листи, довідки, доповідні записки) містять реквізит «адресат». Тому для повнішого використання вільної площі слід застосовувати бланки з кутовим розташуванням реквізитів. Бланки з кутовим розташуванням реквізитів (кутовим штампом) застосовуються, зокрема, при оформленні протоколів, актів і інших документів, що містять реквізит «гриф твердження», оскільки він розташовується на тій же площі, що і реквізит «адресат». Практично всі документи, що вимагають наявність реквізиту «гриф твердження», оформляються на бланках з кутовим розташуванням реквізитів.

Якщо найменування організації вищестоящої установи, якій вона підпорядкована міністерства або відомства містить така кількість друкарських знаків, яку неможливо розмістити на площі, передбаченій ДСТУ для кутового штампу, застосовуються бланки з подовженим штампом.

9. На загальних бланках друкують наступні реквізити: «державний герб України»; «емблема організації або підприємства»; «зображення урядових нагород»; «найменування міністерства або відомства»; «найменування установи, організації або підприємства»; «на іменування структурного підрозділу»; трафаретні частини окремих реквізитів, обмежувальні відмітки для полів і реквізитів; «коди», «адресат», «гриф твердження», «дата», «індекс», «місце складання або видання», «відмітка про контроль», «заголовок до тексту», «відмітка про виконання документа і направлення його в справу», «відмітка про надходження», а також відмітки для фальцювання і пробивки отворів для підшивання.

10. На бланках для листів друкують реквізити: «державний герб України»; «емблема організації або підприємства»; «зображення урядових нагород»; «найменування міністерства або відомства»; «найменування установи, організації або підприємства»; «найменування структурного підрозділу»; «індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса; номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку»; трафаретні частини окремих річок-візитів, обмежувальні відмітки для полів і реквізитів «коди», «адресат», «дата», «індекс»; «посилання, на індекс і дату вхідного документа»; «відмітка про контроль»; «заголовок до тексту»; «відмітка про виконання документа і направлення його в справу»; «відмітка про надходження», а також відмітки для фальцювання і пробивки отворів для підшивання.

11. На бланках документів реквізити: «найменування міністерства або відомства», «найменування установи, організації або підприємства»; «найменування структурного підрозділу»; «індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку»; «назва виду документа»; «місце складання або видання» в межах площі, що відводиться їм формуляром-зразком, можуть розташовуватися одним з двох способів: центрованим (начало і кінець кожного рядка рівновіддалені від меж площі) і прапором (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі площі).

Центрований спосіб:

Державний плановий комітет Ради Міністрів України

Держплан України

Науково-дослідний інститут планування і нормативів