9.5. Порядок проходження внутрішніх документів

1.Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення організується у відповідності з загальним порядком обороту

вихідних, а на етапі виконання (використання) – вхідних документів.

Реєструються внутрішні документи після їх розгляду (підпису) керівництвом.

2.Після узгодження з відповідними структурними підрозділами та юридичною службою проекти розпоряджувальних документів підписуються керівництвом установи та реєструються у канцелярії.

Після реєстрації в канцелярії завіряються копії документів або оригінал

передається до множельної служби для розмноження. Завірені (розмножені)

копії документів направляють у відповідні структурні підрозділи установи, а в необхідних випадках – за його межі.

3. Протоколи, які містять доручення посадовим особам або підрозділам

установи, передають адресатам у вигляді розмножених екземплярів або

завірених виписок з протоколу.

4. Звітні запаски на ім’я керівника установи або структурного підрозділу,

стяги, справки та інші аналогічні внутрішні документи розглядаються

посадовою особою, якій вони направлені, та передаються в структурні підрозділи або розміщуються у відповідній справі.

5.З метою впорядкування обробки відряджувальних документів та економії

часу при їх оформленні в установі розроблюється спеціальний бланк, який

вміщає реквізити звітної записки, наказу про відрядження, відряджувального

завдання та справки про наявність коштів на відрядження. Встановлений в

установі порядок оформлення відряджувальних документів фіксується

в інструкції по діловиробництву.

Висновок

Життєдіяльність підприємства без документообігу, його організації, не

можлива. Без цього (менеджер), керівник підприємства не зможе виконувати

свої управлінські функції. Документообіг це рух документів в організації

з моменту їх отримання, або створення до закінчення їх опрацювання і відправки. Від того як буде організований цей рух залежить своєчасність

їх опрацювання, що в кінцевому результаті впливає на своєчасність

прийняття рішень керівником, або керівниками.

На кожному підприємстві виконується попередній розгляд документів.

Як правило це виконується в канцелярії або секретарем. Це залежить від

масштабності підприємства. Необхідність цього продиктована тим, що

документи повинні бути розділені на потоки, які визначають компетенцію

керівника, який повинен їх розглянути, опрацювати та виконати.

Розрізняють три основні схеми (потоки) документів. Це вхідні, які як

правило, поступають із зовнішніх установ, внутрішніх які створюються в середині підприємства і вихідні, які направляються за межі підприємства.

Без раціонально організованого документопотока не можливе їх своєчасне опрацювання та прийняття своєчасних рішень управлінцями всіх рівнів.