V група «Реквізити про отримання і виконання документів».

У неї входять реквізити: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквізит №18 «Резолюція»

Написання - напис на документі зроблений керівником установи або його підрозділу, який містить вказівки для виконання документа. Складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. У резолюціях на документі з типовими термінами виконання, які не вимагають спеціальних (додаткових) вказівок для виконання, наголошується виконавець, ставиться підпис автора резолюції, дата.

Розташування - ставиться на шостому рядку у верхньому полі документа, ліво від десятого реквізиту (вид документа).

Реквізит №20 «Ухвала документа на контроль»

Написання - наголошується словом «КОНТРОЛЬ» або буквою «К», її можна писати від руки (червоним, синім або зеленим кольором), або робити за допомогою гумового штемпеля.

Розташування - проставляється в лівому верхньому полі на сьомому рядку на самому краю бланка.

Реквізит № 22 «Відмітка про додаток»

Написання - додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. За наявності додатків, доповнення наголошується в тексті або після тексту документа, перед підписом. Доповнення повинні оформлятися на стандартних листах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

Розташування - в нижньому правому полі документа над двадцять третім реквізитом.

Реквізит №27 «Відмітка про копії» (виготовленні і твердженні)

Написання - реквізит містить дані про копії (їх кількості), місце їх знаходження, адресати тих, кому вони були направлені. Кількість копій визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Розташування - ставиться в правому нижньому полі документа правіше двадцять другого реквізиту.

Реквізит № 28 «Відмітка про виконавця даного документа»

Написання - містить прізвище безпосереднього виконавця і номер його робочого телефону.

Розташування - проставляється на зворотному боці документа в нижній частині (на останньому рядку зліва).

Реквізит № 29 «Відмітка про виконання документа і відправлення його в справу»

Написання - складається з короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів «В справу» і номери справи, і номера справи, до якого документ буде підшитий, дати напряму його в справу і підписи виконавця. Цей реквізит свідчить про те, що робота над документом завершена.

Розташування - ставиться в нижньому лівому полі в лівому кутку на останньому рядку.

Реквізит № 30 «Відмітка про перенесення інформації на ЕОМ»

Написання - включає інформацію, перенесену на ЕОМ, дату перенесення, номер масиву, підпис персони, відповідальної за перенесення даних.

Розташування - проставляється в нижній частині документа, на останньому рядку, (посередині).

Реквізит № 31 «Позначка об отримання документа» (вхідний номер)

Написання - ця відмітка містить такі елементи: скорочена назва установи, дата отримання документа, індекс документа. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля організації.

Розташування - проставляється в нижньому правому полі документа, на останньому рядку, в правому кутку.

Таким чином документ є системою. Він відображає факти, події, предмети, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою листа, графіку, малюнка, фотографії, звуко- і відеозаписів. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (паперу, фотоплівці і т.п.). Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення регламентується і здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено і у визначенні терміну документ в законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації": "документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".

Документ, зафіксувавши (відобразити) інформацію, тим самим забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багатократне використовування, повернення до інформації в часі.

Як носій інформації документ виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для ухвалення управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. У управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці, оскільки ухвалене рішення записується, закріплюється в документі.