- •Передмова
- •Розділ 1. Еволюція розвитку та вдосконалення управлінської праці
- •Внесок ф. Тейлора у вдосконалення наукової організації праці.
- •Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими по а. Файоль.
- •Вдосконалення організаційних принципів управління по Гьклік-Урвіку.
- •Вплив на якість управлінської праці фактору людських
- •Навчальні завдання:
- •Внесок ф. Тейлора у вдосконалення наукової організації праці
- •1.2. Концепція вдосконалення управлінської праці керівника з підлеглими по а.Файоль
- •1.3. Вдосконалення організаційних принципів управління по Гьюлік-Урвіку
- •1.4. Вплив на якість управлінської праці фактору людських відносин
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Навчальні завдання:
- •2.1 Роль впливу психологічного фактору на результати управлінської праці
- •2.2 Вимоги до технології управлінської праці
- •2.3 Система методів наукової організації праці з підлеглими
- •2.4. Напрямки та принципи наукової організації праці. Нормування праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю:
- •Розділ 3. Комунікаційний процес в управлінській праці менеджера
- •3.1. Види комунікацій в управлінській діяльності.
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад.
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв’язання проблем, що виникають.
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих.
- •3.1.Види комунікацій в управлінській діяльності
- •3.2. Наради. Технологія проведення нарад
- •3.3. Бесіди. Правила та методи проведення ділових бесід
- •1. Перш ніж почати бесіду, створіть атмосферу взаємної довіри.
- •3.4. Ділові переговори як засіб розв'язання проблем, що виникають
- •3.5. Інші форми та методи управлінського впливу на підлеглих
- •Розділ 4. Розподіл та кооперація управлінської праці
- •4.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими.
- •4.2. Розпорядча діяльність менеджера.
- •4.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність). Навчальні завдання:
- •4.1. Основні види розподілу та кооперації праці з підлеглими
- •4.2. Розпорядча діяльність менеджера
- •4.3. Делегування повноважень (обов’язки, повноваження, відповідальність)
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 5. Форми впливу менеджера на підлеглих
- •Навчальні завдання:
- •5.2. Функції керівника
- •5.3. Форми влади
- •5.4. Вплив на підлеглих через авторитет
- •5.5. Принципи керівництва
- •5.6. Стилі керівництва підлеглими
- •5.7. Управлінська праця і особистість керівника
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 6. Вимоги до організації планування та обладнання робочих місць менеджера
- •6.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування
- •6.2. Використання оргтехніки в управлінській праці. Навчальні завдання:
- •6.1. Ергономічні та естетичні вимоги до планування робочих місць
- •6.2. Використання оргтехніки в управлінській праці
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 7. Раціональне використання часу – вирішальний чинник в управлінській діяльності менеджера
- •7.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •7.2. Методи та способи аналізу використання робочого часу
- •7.3. Планування робочого часу.
- •7.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці
- •7.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації. Навчальні завдання:
- •7.1. Як виправляти недоліки керівництва?
- •7.2.Методи та способи аналізу використання робочого часу менеджера
- •7.3.Планування робочого часу менеджера
- •7.4. Деякі основні рекомендації для підвищення ефективності праці керівника
- •7.5. Самоменеджмент. Особистий капітал часу для самореалізації
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 8. Основні види управлінської документації
- •Навчальні завдання:
- •8.1. Різновиди управлінських документів
- •8.2. Реквізити, оформлення та опрацювання бланків документів
- •252133, Київ-133, вул. Кутузова, 18/7 тел. 97—53—91
- •I група «Реквізити назви документів»
- •Реквізит № 3 «Зображення нагород»
- •Реквізит № 7 «Назва установи»
- •Реквізит № 8 «Назви структурного підрозділу»
- •Реквізит № 9 «Адреса відправника»
- •II група «Реквізити датування і індексації документів»
- •III група «Реквізити оформлення тексту»
- •IV група «Реквізити затвердження документа»
- •Реквізит № 23 «Підпис»
- •V група «Реквізити про отримання і виконання документів».
- •8.3. Оформлення організаційно-розпорядчих та інформаційних документів
- •8.4. Оформлення документації з особового складу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 9. Порядок проходження та виконання документів
- •9.2. Попередній розгляд прийняття документів.
- •Навчальні завдання:
- •9.2. Попередній розгляд прийнятих документів
- •9.3. Схема руху вихідних документів
- •9.4. Порядок проходження вихідних документів
- •9.5. Порядок проходження внутрішніх документів
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 10. Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів
- •10.1. Обов’язки секретаря.
- •10.2. Управління потоком відвідувачів.
- •10.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами. Навчальні завдання:
- •10.1. Обов’язки секретаря
- •10.2. Управління потоком відвідувачів
- •10.3. Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •Розділ 11. Роль ділового етикету в спілкуванні керівника з підлеглими
- •11.1. Історія виникнення і розвитку етикету.
- •11.2. Етикет в ділових контактах з підлеглими. Навчальні завдання:
- •11.1. Історія виникнення і розвитку етикету
- •11.2. Етикет в ділових контактах з підлеглими
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю
- •12.2. Уніфікація і стандартизація управлінських документів.
- •12.4. Основні вимоги до автоматизації документообігу.
- •Навчальні завдання:
- •12.2 Уніфікація і стандартизація управлінських документів
- •12.3 Поняття документообіг
- •12.4 Основні вимоги до автоматизації документообігу
- •12.5 Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
- •12.6 Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу
- •Висновок
- •Питання для самоконтролю.
12.4 Основні вимоги до автоматизації документообігу
Останніми роками відбулося переосмислення ролі електронного документообігу. Якщо раніше він сприймався переважно як засіб автоматизації діловодства, то тепер його все частіше розглядають як інструментарій управління знаннями і як засіб інтеграції бізнес-процесів, в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і управління процесами реєстрації документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів. Але для функціонування систем такого класу діловодні процеси організації повинні бути строго структуровані і формалізовані, що зустрічається далеко не завжди. Тому більшість універсальних систем управління має функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як по наперед приречених маршрутних технологічних схемах, так і з наданням виконавцям певної свободи в ухваленні рішення на своєму рівні.
Автоматизовані системи реєстрації документів діляться на два класи. До першого відносяться системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх витягання з метою передачі в додатки, що уміють з ними працювати.
До другого класу відносяться системи управління електронним документообігом (СУЕД, DMS (Document Management System)). На них покладені функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадовця до іншого з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін і супроводжуючих резолюцій. В готових системах одного класу можуть зустрічатися функції іншого класу.
З найважливіших характеристик СУЕД найзначущішими для користувача є наступні:
програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. В даний час використовується архітектура «клієнт /сервер»);
підтримка розподіленої обробки інформації;
можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; максимальне число користувачів; число рівнів вкладеності структур);
відвертість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;
широкий вибір типів документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи з складовими документами і декількома версіями документа; зв'язки документів (один документ може бути відповіддю на іншій або може бути породжений при виконанні попереднього документа); сумісне використовування електронних і звичних (паперових) документів);
можливість колективної роботи групи виконавців над одним (або декількома) документами;
можливість роботи по «вільній» схемі (без жорсткої фіксації маршрутів);
можливості контролю за проходженням документів;
наявність системи сповіщення посадовців;
можливість настройки системи під потреби конкретного замовника (наприклад, набір реквізитів реєстраційної картки, що вноситься в базу інформації); наявність русифікованого інтерфейсу;
наявність засобів регламентації доступу і криптозахисту;
наявність засобів сповіщення про порушення в регламенті проходження документів;
орієнтованість на вітчизняну концепцію документообігу.
З погляду системи автоматизації реєстрації документів, документ, як правило, розпадається на тіло документа - файл (файли), вся змістовна робота з яким звичайно ведеться зовні рамок системи діловодства, і реєстраційну картку, що містить всі реквізити документа, з якою власне і йде робота. Файл може і не існувати, документ може залишатися в паперовій формі.
Комп'ютеризація діловодних процесів дозволила замінити ручну карткову форму реєстрації документів на сучасну автоматизовану, за допомогою ПЕВМ. При цьому більшість програм побудована на занесенні в електронну картку, що виводиться на екран комп'ютера, як традиційних реквізитів, так і ряду додаткових.
Комп'ютерна реєстрація документів дозволяє:
внести значно більше відомостей про документи, що враховують специфіку організації;
організувати децентралізовану (на робочих місцях) реєстрацію документів безпосередньо в структурних підрозділах з об'єднанням відомостей в документах в єдиній базі даних організації:
організувати на основі бази даних інформаційно-довідкову роботу;
організувати ефективний контроль за виконанням документів.
Реєстраційні форми входять, що виводяться на екран комп'ютера витікаючих і внутрішніх документів мають невеликі відмінності, але що вносяться в загальну базу даних зведення дозволяють здійснювати узагальнений пошук відомостей по всіх документах організації.
Після заповнення основних полів реквізитів важливі документи передаються керівнику, який наносить відповідну резолюцію. Автор резолюції і її текст також заносяться в електронну картку. Решта кореспонденції передається в підрозділ або відповідальним співробітникам. Відомості про підрозділ-виконавця або про відповідального співробітника вносяться в реєстраційну картку.
З упровадженням автоматизованих систем реєстрації документів значно розширилися можливості. Інформатизована система дозволяє знаходити довідки по будь-якій комбінації даних, включених в реєстраційну картку документа.
Процес реєстрації дозволяє створити базу даних про документи і тим самим закласти основи інформаційно-пошукової системи організації по всіх документах.
Пошук відомостей по конкретному документу може виконуватися по невиконаних і виконаних документах, по всій оперативній базі даних поточного року, а при необхідності по документах попередніх років (архівна база даних).
При необхідності отримання інформації по конкретному документу на екран виводиться, а потім роздруковується відповідна реєстраційна форма. Результати пошуку інформації по групі документів виводяться на екран в табличній формі, а також при необхідності роздруковуються.
Відомості по невиконаному документу або по виконаному відповідно показують, у якого виконавця знаходиться документ або в яку справу даний документ підшитий.
У даний час в багатьох організаціях упроваджується або вже діє автоматизований контроль за виконанням документів.
Постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні відповідного поля.
Поточний контроль здійснюється шляхом виклику на екран і роздруку списку документів, термін виконання яких закінчується сьогодні. Спеціальні програми в порядку здійснення попереджувального контролю дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується в будь-який термін, прізвища виконавців і т.д.
Аналітичні довідки по встановленій формі можуть автоматично складатися за заздалегідь створеними шаблонами і виводитися на комп'ютер керівника. Аналітичні довідки про хід виконання завдань є важливим критерієм оцінки ефективності роботи окремих співробітників і організації в цілому.
При цьому необхідно відзначити, що автономні комп'ютери на робочих місцях діловодів або навіть невеликі мережі в канцеляріях або секретаріатах принципово не здатні розв'язати проблему автоматизації документообігу. Фактично вони просто дозволяють вести ті ж картотеки або журнали, хай і в іншій якості.
Принциповим рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в різних підрозділах організації. В цьому випадку відомості про роботу з документами, що вводяться з робочих місць в підрозділах, можуть автоматично збиратися і нагромаджуватися на сервері мережі, формуючи базу даних і історію документообігу організації.
Для організації такої роботи з використанням мережі самі просунуті з систем автоматизації діловодства і документообігу (далі - АС ДОУ) дозволяють як відстежувати паперовий документообіг, так і організувати переміщення по мережі і роботу з електронними документами. Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління.
Бажано, щоб система доходила хоча б до кожного структурного підрозділу, в якому здійснюється облік і контроль.
У ідеалі ж вона повинна охоплювати всі робочі місця співробітників, що здійснюють власне роботу з документами. В цьому випадку при мінімізації трудовитрат діловодного персонал забезпечується повний контроль над діяльністю документації організації в реальному масштабі часу.