Висновок

Вживання нових інформаційних технологій в області ДОУ дозволяє відноситися до діловодства не як до жорсткого і консервативного механізму, а як до ефективного і гнучкого інструменту реалізації різного роду інновацій в цій області.

Автоматизовані системи ДОУ дозволяють вирішити ключове питання діловодства. Вони дозволяють реалізувати будь-який ступінь децентралізації діловодства при одночасному забезпеченні централізованого обліку і контролю. Аж до того, що кожний фахівець може самостійно в межах своєї компетенції реєструвати документи і спрямовувати їх для подальшої роботи, знаходячись при цьому під повним контролем своїх керівників. Таким чином, організація може динамічно перебудовувати свою структуру без втрати керованості.

Створюються передумови до реалізації більш ефективних схем управління. В традиційній практиці документи в підрозділи організації, будь то локальні або видалені, прямують від керівника організації до керівника підрозділу до конкретних виконавців. Це дозволяє керівнику кожного рівня ефективно контролювати діяльність своїх співробітників, проте довгі і часто формальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. Правильно побудована АС ДОУ дозволяє спрямовувати документи безпосередньо особам, які виконуватимуть доручення, при цьому керівники зберігають повний контроль як за проходженням самого доручення, так і за його виконанням.

З'являються передумови для організації електронного документообігу в тому об'ємі, до якого готова сама організація. Правильно побудована система працюватиме як з даними про проходження і виконання документів (незалежно від того, паперові вони або електронні), так і з самими електронними документами, до яких ці дані відносяться. Включення електронних документів в діловодний цикл дозволяє перейти на якісно новий рівень роботи з документами.

Знімається частина проблем, пов'язаних з територіальною віддаленістю підрозділів організації або індивідуальних робітників місць її співробітників.

АС ДОУ дозволяє організувати нормальну роботу з документами всіх співробітників незалежно від місцезнаходження їх робочих місць (звичайно, за наявності ліній зв'язку).

АС ДОУ дозволяє забезпечити упровадження сучасних систем управління ресурсами підприємства. Системи управління ресурсами звичайно містять лише дані про бізнес-процеси і не бережуть документів як таких, тоді як АС ДОУ може узяти на себе функції контуру документації управління, у тому числі пов'язаного з бізнес-процесами.

АС ДОУ створює основу для інтеграції всіх технологій документації в єдиний комплекс, включаючи засоби сканування документів і розпізнавання текстів, засобу обробки і пересилки електронних документів, прийому і передачі інформації факсиміле, друку і тиражування документів секретарю-референту або в підрозділ служби ДОУ, що здійснює контроль.

Документаційна діяльність – це галузь що забезпечує документування і організацію роботи з організаційними документами. В останній час все частіше використовуються такі терміни як документообіг, документопотік. Появились розробки по організації роботи з документами, створюються системи реєстрації, уніфікації, стандартизації документів. Вдосконалення управлінської праці тісно пов’язано зі значними втратами робочого часу керівником, якщо документи надходять невчасно. Для того щоб менеджер міг прийняти достовірне, своєчасне та обґрунтоване рішення необхідно непреривно вдосконалювати рух документів.

Останніми роками в галузі документообігу відбулися значні зміни, відбулося переосмислення не тільки в вченні документообігу, а найдені шляхи в його вдосконаленні. Значне місце відведено механізації та автоматизації реєстрації документів їх обробці та руху.

В наш час розроблена велика кількість АС ДОУ. Їх впровадження дає можливість відповісти на будь яке питання, повисити ефективність управлінської праці. Більш швидка обробка і проходження документів в організації дає змогу керівникові приймати своєчасні рішення.

Якісний виграш досягається при організації взаємоповязанного електронного документообігу не тільки внутрі організації, а і за її межами.

Автоматизовані системи дозволяють вирішити основне питання діловодства – його децентралізацію в той же час забезпечити централізований облік і контроль. Кожний фахівець може самостійно реєструвати і спрямовувати їх для подальшої роботи.

Системи дозволяють створити умови для більш ефективної управлінської роботи керівника. Вони дозволяють більш ефективно контролювати роботу підлеглих. Правильно побудована АС дозволяє спрямувати документи безпосередньо виконавцям.

Таким чином при створенні електронного документообігу значно скорочується час на проходження та виконання документів, що дає можливість удосконалити організацію праці менеджера з підлеглими. Вивільнений ресурс робочого часу керівник може використати на аналіз проблемних ситуацій що часто виникають в реальних умовах праці підприємства.