9.2. Попередній розгляд прийнятих документів

У канцелярії та структурних підрозділах виконують попередній розгляд

прийнятих документів. Необхідність попереднього розгляду документів визивається тим, що в наслідок росту об’ємів та ускладнення інформації, циркулюючої в апараті керівництва, збільшених вимог до оперативності її обробки та збільшення об’єму знань, необхідних для прийняття ефективного керівницького рішення.

Керівник крупної установи за сучасних умов не може достатньо оперативно прийняти ефективне рішення відносно кожного з документів, які надходять до установи. Виникає необхідність відправки частини документів на розгляд до установи. Виникає необхідність відправки частини документів на розгляд та виконання безпосередньо у структурні підрозділи та окремим відповідальним виконавцям.

Головна ціль попереднього розгляду документів – визначення підрозділу, або особи, яким повинен бути направлений документ на розгляд. Одночасно у процесі попереднього розгляду вибирають документи, виконання яких не є прерогативою даної установи, визначають необхідність реєстрації

ряду документів, накопичують дані про постачання деяких сторін діло виробництва в інших закладах.

Попередній розгляд прийнятих документів виконується, по-перше, шляхом усесторонньої їх оцінки, та по-друге шляхом встановлення міри компетенції та відповідальності, необхідних для їх рішення.

По оцінці прийнятого документа враховується наступне:

• важливість змісту;

• важливість та новизна поставлених питань;

• авторство, громадське положення особи – автора чи місце установи –відправника у структурі керівництва народним господарством чи громадських організацій;

• строки виконання;

• вид документа;

При визначенні компетенції та відповідальності, необхідних для рішення поставлених у документі питань, посадовими інструкціями, наказами про розподіл обов’язків, класифікаторами питань діяльності установ та документів, номенклатурами справ, схемами руху документів та іншими матеріалами, характеризуючими розподіл функцій в установі. У ряді випадків при розподілі документів враховують складену практику, особливі вимоги, спеціальні накази керівництва.

Документи, адресовані посадовим особам, окрім керівництва установи, як правило направляються безпосередньо до них.

Якщо особа, якій адресований документ, є керівником крупного структурного підрозділу, то документ може бути направлений безпосередньо робітнику даного підрозділу. Наприклад, документ адресований начальнику планово-економічного управління міністерства, однак аналіз його змісту показує, що документ може бути направлений начальнику відділу собівартості цієї установи чи старшому економісту, який займається питаннями собівартості сировини. У цьому випадку документ може бути направлений одній з цих осіб.

Документи, адресовані керівництву установи, або безпосередньо до установи, направляють керівництву, у підрозділи та виконавцям згідно оцінки, виконаної при попередньому розгляді.

Керівництву направляють документи органів влади, колективні листи працівників, матеріали, прийняті з редакцій газет та журналів, а також інші документи. Інші документи направляють керівникам структурних підрозділів або безпосередньо виконавцям.

ЕДСД передбачає можливість направлення у екстрених ситуаціях (відсутність керівництва и т.д.) документів, підлягаючих розгляду керівництвом установи або підрозділом, безпосередньо виконавцю.

При попередньому розгляді документів встановлюють необхідність реєстрації деякої їх частини. Частину документів,які не підлягають реєстрації, можна виділити на стадії попередньої обробки згідно з переліком не реєструємих документів, які передбачено відповідною статтею ЕДСД.

Іншу частину не реєстрованих документів можна виділити при попередньому розгляді. Це пояснюється тим, що експедитор, як правило, зі змістом документів не знайомиться, виділяючи не реєстровані документи на основі їх видових відмінностей, зовнішніх признаків і т.д. в процесі попереднього розгляду виділяють документи, зміст яких не підтверджує необхідність їх реєстрації. Після попереднього розгляду такі документи розподіляють по ячейкам сортувального приладу для доставки по призначенню.

При попередньому розгляді документів, поступаючи з інших організацій,

особа, його здійснююча, накопичує та узагальнює дані, характеризуючи якість підготовки та оформлення документів. До них можна віднести наступні: використання стандартизованих форм організаційно - розпоряджувальної документації; використання типових текстів, листів та інших документів; степінь децентралізації функцій та прав у повсякденному апараті керівництва; рівень культури оформлення документів і т.д..

На основі цих даних в установі зіставляють справки (огляди) з питань

діло виготовлення в інших організаціях.

Попередній розгляд заяв та листів працівників виконується у загальному порядку. В установах, де мають спеціальні структурні підрозділи по роботі з листами та заявами працівників, вказані документи направляються

з експедиції (секретарем) безпосередньо до цих підрозділів для реєстрації.

З бюро листів заяви та листи згідно з їх значенням направляються керівництву установи та структурних підрозділів.

Попередній розгляд документів здійснюють референти та помічники керівників установ, референти з діло виконання, завідуючи канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами, а також секретарі та інші особи, маючі повноваження для направлення документів по призначенню.

Особа, попередньо розглядаюча документи, в силу виконуваних нею

обов’язків, отримує доступ до всієї поступаючої до установи документації.

Вона повинна строго придержуватися службової етики, берегти службову таємницю та мати довіру керівництва.