IV група «Реквізити затвердження документа»

У неї входять реквізити: 17, 23, 24, 25, 26 .

Реквізит №17 «Гриф твердження»

Написання - якщо документ затверджується конкретною персоною (службової), то гриф твердження містить також елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище персони, яке затвердило документ, дата твердження. У затверджені документи не можна вносити які - або поправки, виправлення або доповнення без дозволу персони, яка їх затвердила.

Розташування - в правій верхній стороні бланка на четвертому рядку, напроти восьмого реквізиту.

Реквізит № 23 «Підпис»

Написання - обов'язковий реквізит службового документа. У установах, які функціонують на основі єдиноначальності, документ підписує одна службова персона - її керівник, його заступник або керівник структурного підрозділу. Право підпису встановлюється наказом управляючої установи або інструкцією по діловодству.

Документи, які відправляються у вищі організації, а також розпорядливі і найважливіші внутрішні, підписує керівника установи, або його заступник. До складу підпису входить: визначення посади (повна, якщо документ надрукований не на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище персони, яка підписала документ.

Розташування - підпис ставиться на нижньому полі документа, в правій частині на дванадцятому рядку.

Реквізит № 24 «Гриф узгодження»

Написання - оформляється згідно з відповідними вимогами в двох варіантах: узгодження з конкретною посадовою персоною; узгодження з колегіальним органом. У першому випадку після слова «УЗГОДЖЕНО» визначаться найменування посади службової персони. Включають назву твердження, з яким узгоджується документ, особистий підпис, розшифровка підпису і дата. У другому випадку після слова «УЗГОДЖЕНО» визначається вид документа, його номер і дата. Слово «УЗГОДЖЕНЕ» друкується великими буквами без лапок на лицьовій сторінці документа.

Розташування - ставиться в правій нижній частині документа. Під двадцять третім реквізитом.

Реквізит № 25 «Віза»

Написання - складається з особистого підпису персони, який візує і дати. У разі потреби наголошується посада того, хто візує, а підпис розшифровується, тобто указується прізвище, ім'я, по батькові.

Розташування - на документі внутрішнього використовування віза ставиться на першому екземплярі, розташована на тринадцятому рядку правіше від двадцять четвертого реквізиту в нижньому полі документа.

Реквізит № 26 «Друк»

Написання - підпис відповідальної персони затверджується друком на документах, які вимагають затвердження прав громадян і юридичних персон, фіксації факту витрати грошей і матеріальних цінностей, а також передбачених актами (трудові книги, титульні списки). Крім того, друк проставляється на статутах (положеннях) установ, договорах, дорученнях. Друк ставиться на копіях документів, які відсилаються до іншої установи. Відбиток друку треба ставити так, щоб він накривав частину найменування посади персони, яка підписала документ.

Розташування - проставляється друк в нижньому правому полі документа правіше від двадцять третього реквізиту.