Использование мастера для создания отчета

Для запуска Мастера отчетов в окне Отчеты необходимо вызвать команду Создать/Мастер отчетов.

На первом шаге необходимо выбрать поля, которые будут участвовать в отчете.

На втором шаге следует определить поле, по которому будет выполняться группировка.

На третьем шаге выбирать порядок сортировки полей и вычислений.

Если выбрать кнопку Итоги, то можно задать функцию для поля отчета (например, по полям Заказано и Продано - Sum), а также определить, что показывать:

 данные и итоги или О только итоги

На следующих двух шагах можно выбрать макет отчета и стиль его оформления, а также задать его имя.

ЗАКАЗЫ
Код товара	Код клиента	Заказано	Продано
123 Sum 124 Sum	12 13 13	40 50 90 10 10	30 10 40 20 20
Итого		100	60

Для построения отчета в виде Диаграммы нужно:

• во вкладке Отчеты нажать кнопку Создать/Мастер диаграмм и выбрать таблицу или запрос, на основе которого будет строится отчет

• выбрать поля, которые будут отражаться в Диаграмме;

• перетащить числовые поля в область Данные, а текстовые значения – в область Оси и Ряды.

В результате построения диаграммы будет создан Отчет, содержащий графические данные.

Для просмотра такого отчета перед печатью можно выделить имя данного отчета во вкладке Отчеты и вызвать команду Файл/Предварительный просмотр.

Для изменения отчетов, созданных с помощью Мастера, или для создания собственных отчетов используется Конструктор. Создание отчета аналогично конструированию формы.

Окно Конструктора форм состоит из следующих областей:

• заголовок отчета (размещается в начале отчета);

• верхний колонтитул (отображается в начале каждой страницы и над заголовком отчета);

• область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

• область данных (отображается для каждой записи, входящей в отчет);

• область примечаний группы (отображается в области данных после последней записи каждой группы);

• нижний колонтитул (отображается в нижней части каждой страницы);

• область примечаний (отображается в конце отчета).

Например, нам нужно создать отчет по Клиентам, по которым выполнены заказы. Для этого поступаем следующим образом:

1) создаем Многотабличный Запрос, в который помещаем поля:

• Код товара

• Фамилия

• Имя

• Отчество

• Заказано

• Продано

2) во вкладке Отчеты вызываем кнопку Создать/Конструктор и выбираем в качестве источника созданный Многотабличный Запрос

Код товара Фамилия Имя Отчество Заказано Продано Верхний колонтитул

Область данных

Код товара

Нижний колонтитул

3) все поля из Списка полей перетаскиваем в Область данных. Если в Области данных будет располагаться поле и его подпись, то Отчет будет иметь вид

Код товара Код товара

123 124

Фамилия Фамилия

Иванов Петров

Или

Код товара	Фамилия
123	Иванов
Код товара	Фамилия
124	Петров

Для того чтобы слова Код товара и, Фамилия и т.д. не повторялись каждый раз, а выводились как шапка таблицы, их нужно перетащить в область Верхнего колонтитула, который будет повторяться в начале каждой страницы.

4) построим вычисляемое выражение, позволяющее сформировать из полей Фамилия, Имя и Отчество единое поле. Для этого в область данных вставляется свободное Поле, и в свойствах в строке данных записываем выражение =[Фамилия]&“ ”&[Имя]

Код товара	ФИО	Заказано	Продано
Код товара	[Фамилия]&[Имя]	Заказано	Продано

5) введем признак Группировки по Коду товара. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка и Сортировка.

Откроется окно:

Сортировка и группировка
Поле/выражения		Порядок сортировки
Код товара		По возрастанию
Свойства группы
Заголовок группы		Да
Примечания группы		Да
Группировка		По полному значению
Интервал		1
Не разрывать		Нет

Рассмотрим подробнее свойства группы.

Заголовок группы – добавляет в отчет заголовок группы

Примечание группы – добавляет в отчет область примечания группы (используется для размещения суммы или других итогов по группе)

Группировка – определяет способ группировки.

Не разрывать – указывает, следует ли печатать разные элементы одной группы на одной странице отчета (нет – группа печатается без обязательного размещения различных областей на одной странице)

• полную группировку – вся группа печатается на одном листе

• первую область данных – заголовок печатается на текущей странице только в том случае, если вместе с ним помещается первая запись области данных.

Выбрав в качестве поля группировки Код товара, определим наличие Заголовка и Примечания группы. При этом в отчете добавляются новые области.

Верхний колонтитул

ФИО Заказано Продано

Заголовок группы «Код товара»

Информация по коду товара [Код товара]

Область данных

=[Фамилия]&[Имя] Заказано Продано

Примечание группы «Код товара»

Сумма по товару =Sum([Заказано]) =Sum([Продано])

Нижний колонтитул

Поместим в область заголовка группы Надпись и переместим в нее поле Код товара. При этом отчет будет иметь вид:

ФИО Информация по клиентам Иванов Иван Петров Петр Информация по клиентам Сидоров Сидор

Заказано 30 40 20

Продано 123 124

Для того чтобы по каждой группе товаров появились итоги, необходимо в область примечания группы «Код товара» добавить вычисляемое поле =Sum([Заказано]) и =Sum([Продано]).

Кроме того, желательно вставить еще одно вычисляемое поле, в котором построить следующее выражение:

="Сумма по товару"&[Код товара]

Теперь отчет будет иметь вид:

ФИО	Заказано	Продано
Информация по коду товара 123
Иванов И.И. Петров П.П.	30 40	40 50
Сумма по товару 123	70	90
Информация по товару 124 Сидоров С.С.	20	20
Сумма по товару 124	20	20

Итоги могут проводиться по каждой группе отдельно, а также с накопительным итогом. Для этого необходимо вызвать свойства вычисляемого поля Сумма и во вкладке Данные в строке Сумма с накоплением вместо режима Отсутствует выбрать режим Для группы. Тогда по первой группе сумма будет равна 70 и 90, а по второй – 90 и 110. Можно сделать два поля – одно – с накоплением, а другое – без. Например:

Сумма по товару 123.

	=Sum([Заказано])	без с накоплением
С накоплением итога	=Sum([Заказано])

Если Вы создаете отчет типа

Клиенты Код клиента Фамилия	10 Иванов
Код клиента Фамилия	20 Петров

и хотите, чтобы в том случае, если в поле Кредит значение отсутствует, данная строка не выводилась на экран вместе с подписью, необходимо вставить свободное поле и в Свойствах в строке Данные ввести выражение:

=iif([Кредит]=0; “ ”; “Кредит” &[Кредит])

Это выражение в случае отсутствия значения в поле Кредит будет пустое, а в случае наличия кредита будет выводиться надпись Кредит и его значение: