31. Лекция 8. Создание и форматирование диаграмм

Основные понятия и термины

Диаграммы в MS EXCEL включают много объектов, каждый из которых можно выделять и изменять отдельно. К ним относятся:

Ось – ось категорий (ось Х) и ось значений (ось Y), по которой откладываются точки данных. Эти оси образуют границы диаграммы и имеют шкалу для нанесения данных. Ось Z используется для третьего измерения в объемных диаграммах. Круговые диаграммы не имеют осей. На линейчатых диаграммах оси переставлены.

Точка данных – один элемент данных, например реализация продукции за один год.

Ряд данных – совокупность точек данных, например, реализация продукции за один год для периода 2000-2005 годы. На графиках все точки ряда соединены одной линией.

Легенда – демонстрирует ключи: значки или цвета, которые используют для различения рядов данных. Название каждого ряда используется как метка легенды.

Маркер данных – элемент, который представляет точку данных на диаграмме. Это прямоугольники, треугольники, овалы и другие символы. Их вид зависит от вида диаграммы. Все маркеры одного ряда имеют одинаковую форму и цвет.

Область построения – прямоугольная область, ограниченная двумя осями. Такая область есть и в круговых диаграммах: они не могут выходить за ее пределы при разделении на секторы.

В MS EXCEL можно построить два типа диаграмм: внедренные диаграммы и диаграммы на отдельных листах. Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом. Внедрение диаграмм имеет смысл при создании отчетов, для демонстрации диаграммы рядом с данными, по которым они построены.

Диаграмма на отдельном листе удобна, если нужно вывести ее на печать для подготовки слайда.

Создание внедренной диаграммы с помощью Мастера диаграмм

Порядок действий:

1. Выделить данные, по которым будет строиться диаграмма. При выделении несмежных рядов данных нужно удерживать нажатой клавишу CTRL в процессе перетаскивания указателя по каждому дополнительному ряду данных. Если один из рядов включает ячейку с названием, все остальные ряды должны включать соответствующую ячейку, даже если она пустая.

2. Выполнить Вставка\Диаграмма.

3. Следовать указаниям в последовательности открывающихся диалоговых окон.

В лаб. "Построение диаграмм" первая диаграмма создается на основе листа «Структура стоимости имущества» (данных из строк Основные средства и внеоборотные активы и Оборотные средства). Порядок действий:

1. Перейти на лист «Структура стоимости имущества». В строке Основные средства и внеоборотные активы, зажав клавишу CTRL, выделить данные в тыс. грн. (450,6 300 900,9 200). Не отпуская клавишу CTRL, выделить также данные в строке Оборотные средства. (1010 1030 1435 1891).

2. Выполнить Вставка\Диаграмма.

3. В первом диалоговом окне Тип диаграммы выбрать тип диаграммы (гистограмма), ее вид (трехмерная гистограмма с раскладкой значений по категориям и рядам данных) и нажать кнопку Далее.

4. Во втором диалоговом окне Источник данных диаграммы, находясь во вкладке Диапазон данных, проверить, чтобы ряды были в строках, а также проверить правильность указанного диапазона данных. Перейти на вкладку Ряд. В списке названий существующих рядов данных выделить название Ряд1. В поле Имя следует ввести название ряда. Для этого выполнить щелчок в поле Имя, затем перейти на лист Структура стоимости имущества и выделить название первого ряда значений, а именно Основные средства и внеоборотные активы. В списке названий существующих рядов данных выделить название Ряд2 и ввести для него название ряда, выделив на листе ячейку с текстом Оборотные средства. Введенные названия рядов отобразятся в легенде.

5. Выполнить щелчок мышью в поле Подписи оси Х. Затем на листе Структура стоимости имущества щелкнуть на ячейке, содержащей год 1996. В поле Подписи оси Х, после появившегося адреса, поставить точку с запятой и выполнить щелчок по ячейке, содержащей год 1997. Поставить после адреса точку с запятой и т.д. до 1999 года. После последнего адреса точка с запятой не ставится. Нажать кнопку Далее.

6. В новом диалоговом окне Параметры диаграммы войти во вкладку Заголовки и ввести название диаграммы Динамика изменения стоимости имущества предприятия за 4 года и название оси Z тыс.грн.; войти во вкладку Легенда и снять галочку в поле Добавить легенду. Легенда не будет отображаться на диаграмме. Нажать кнопку Далее.

7. В диалоговом окне Размещение диаграммы установить указатель Поместить диаграмму на отдельном листе. Нажать кнопку Готово.

8. Чтобы получить гистограмму в точно таком виде, в каком она представлена в задании, следует изменить поворот объемной диаграммы. Для этого нужно установить мышь на верхний правый угол диаграммы, и когда она примет вид крестика, зажав левую кнопку, развернуть диаграмму влево.

9. Вставить плавающий текст в диаграмму можно с помощью панели инструментов Рисование\Автофигуры\Основные фигуры.

10. Прежде чем приступать к форматированию диаграммы, ее следует выделить двойным щелчком. Чтобы изменить любой из элементов диаграммы, достаточно указателем мыши указать на этот элемент, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выполнить форматирование. Чтобы изменить тип диаграммы, ее параметры или исходные данные, следует выполнить щелчок в области диаграммы и выбрать соответствующую команду из контекстного меню или из верхнего пункта меню Диаграмма.

11. Чтобы изменить порядок рядов на диаграмме нужно выделить ряд, затем правой кнопкой мыши войти Формат ряда данных\ вкладка Порядок рядов.

Вторая диаграмма в лаб. раб.7 создается на основе листа «Баланс». Данные берутся из шести первых строк актива по столбцам значений, представленных в тыс. грн. Порядок действий:

1. Перейти на лист «Баланс». Зажав клавишу CTRL, выделить данные в тыс. грн. по столбцам актива (не включая данные из строки Итого активов) за 1996, 1997, 1998 и 1999 годы.

2. Выполнить Вставка\Диаграмма.

3. В первом диалоговом окне Тип диаграммы выбрать тип диаграммы (график), ее вид (график с маркерами, отмечающими точки данных) и нажать кнопку Далее.

4. Во втором диалоговом окне Источник данных диаграммы, находясь во вкладке Диапазон данных, проверить, чтобы ряды были в столбцах, а также проверить правильность указанного диапазона данных. Перейти на вкладку Ряд. В списке названий существующих рядов данных выделить название Ряд1. В поле Имя следует ввести название ряда. Для этого выполнить щелчок в поле Имя, затем перейти на лист Баланс и выделить название первого ряда значений, а именно ячейку с годом 1996. В списке названий существующих рядов данных выделить название Ряд2 и ввести для него название ряда, выделив на листе ячейку с годом 1997 и так далее для всех рядов. Введенные названия рядов отобразятся в легенде.

5. Выполнить щелчок мышью в поле Подписи оси Х. Затем на листе Баланс щелкнуть на ячейке, содержащей текст Основные средства и прочие внеоборотные активы. В поле Подписи оси Х, после появившегося адреса, поставить точку с запятой и выполнить щелчок по ячейке, содержащей текст в т.ч. основные средства. Поставить после адреса точку с запятой и т.д. до ячейки Расчеты с дебиторами включительно. После последнего адреса точка с запятой не ставится. Нажать кнопку Далее.

6. В новом диалоговом окне Параметры диаграммы войти во вкладку Заголовки и ввести название диаграммы Динамика роста основных показателей деятельности предприятия за 4 года и название оси Y тыс.грн. Нажать кнопку Далее.

7. В диалоговом окне Размещение диаграммы установить указатель Поместить диаграмму на отдельном листе. Нажать кнопку Готово.

Чтобы добавить ряд в диаграмму нужно:

1. Выполнить щелчок в области диаграммы и выполнить команду Диаграмма\Исходные данные\ вкладка Ряд\Добавить.

2. Щелкнуть в поле Имя и на листе Баланс выбрать ячейку, например, Долгосрочные пассивы.

3. Щелкнуть в поле Значение и на листе Баланс с клавишей CTRL выделить все значения строки Долгосрочные пассивы по годам в тыс. грн..

4. Нажать кнопку Готово

Третья диаграмма в лаб. "Построение диаграмм" создается на основе листа «Структура стоимости имущества». Данные берутся только за 1996 год в тыс.грн.. из четырех строк (Основные средства и внеоборотные активы, Материальные оборотные средства, Денежные средства, Средства в расчетах). Порядок действий:

1. Перейти на лист «Структура стоимости имущества». В указанных строках, зажав клавишу CTRL, выделить данные по столбцу в тыс. грн. за 1996 год. Выполнить Вставка\Диаграмма.

2. В первом диалоговом окне Тип диаграммы выбрать тип диаграммы (круговая), ее вид (объемный вариант разрезанной круговой диаграммы) и нажать кнопку Далее. Круговая диаграмма отображает соотношение частей и целого и строится только по одному ряду данных. Эту диаграмму можно использовать, когда компоненты в сумме составляют 100%.

3. Во втором диалоговом окне Источник данных диаграммы, находясь во вкладке Диапазон данных, проверить, чтобы ряды были в столбцах, а также проверить правильность указанного диапазона данных. Перейти на вкладку Ряд. Выполнить щелчок мышью в поле Подписи категорий. Затем на листе Структура стоимости имущества щелкнуть на ячейке, содержащей текст Основные средства и внеоборотные активы и, поставить точку с запятой; выполнить щелчок по ячейке, содержащей текст Материальные оборотные средства, поставить точку с запятой и т.д. Введенные подписи категорий отобразятся в легенде. Нажать кнопку Далее.

4. В новом диалоговом окне Параметры диаграммы войти во вкладку Заголовки и ввести название диаграммы Структура стоимости имущества за 1996 год; войти во вкладку Легенда и снять галочку в поле Добавить легенду; войти во вкладку Подписи данных и установить опцию категория и доля Нажать кнопку Далее.

5. В диалоговом окне Размещение диаграммы установить указатель Поместить диаграмму на отдельном листе. Нажать кнопку Готово.