Вставка данных из другой таблицы

Запрос на добавление используется для добавления записей из одной таблицы в другую. Реализующая таблица может быть расположена в той же или в другой базе данных.

Исходная и результирующая таблицы могут иметь различное количество полей. В этом случае Access определяет поля с одинаковыми полями и только в них добавляет данные, а остальные поля игнорирует.

Например, в базе данных Телефонно-адресная книга хранятся адреса клиентов, некоторые из которых временно не вошли в состав таблицы Клиенты базы данных Заказы. Теперь их нужно добавить из таблицы Телефонно-адресная книга в таблицу Клиенты (например, тех, кто работает в СП*).

Для выполнения данного запроса необходимо:

1. открыть базу данных Телефонно-адресная книга;

2. открыть окно Конструктора запросов и добавить в бланк Конструктора таблицу Телефонно-адресная книга;

3. выполнить команду Запрос/Добавление или кнопка Тип запроса/Добавление:

Добавление записей в таблицу

Имя таблицы О в текущей базе данных О в другой базе данных Имя файла

Поскольку мы хотим информацию из Телефонно-адресной книги добавить в таблицу другой базы данных, необходимо выбрать переключатель "В другую базу данных", затем указать имя файла (Заказы.mdb) и выбрать из списка имя таблицы Клиенты;

4. далее необходимо указать поля, данные из которых предлагается поместить в результирующую таблицу.

Поле	Код клиента	Фамилия	…	Предприятие
Таблица	Телефонно-адресная книга	Телефонно-адресная книга		Телефонно-адресная книга
Сортировка
Добавление	Код клиента	Фамилия		Предприятие
Условия отбора				Like "СП*"
или

Если, например, в Телефонно-адресной книге поле имело название Предприятие, а в таблице Клиенты – Организация, то в поле Добавление не будет автоматически подставлено соответствующее поле таблицы Клиенты. Тогда его нужно выбрать из списка в строке Добавление самостоятельно;

5. перейти в режим Таблицы и проверить правильность выбранных данных, и только потом запустить запрос (!).

Будет выдано сообщение о количестве добавленных записей.

Создание новой таблицы с помощью запроса

Например, в конце каждого года необходимо создавать и сохранять таблицу с суммарным итогом объемов продаж по каждому товару.

Тогда:

1) нужно создать запрос следующего содержания:

Поле	Код товара	Сумма: [Заказы]![Продано]*[Заказы]![Условия]
Таблица	Заказы	Заказы
Груп. операция	Группировка	Sum
Сортировка
Вывод на экран		
Усл. отбора

2) после этого изменить тип запроса на Запрос/Создание таблицы или Тип запроса/Создание таблицы. Последует запрос:

Создание таблицы Имя таблицы О в текущей базе данных О в другой базе данных Имя файла

Следует ответить, какое имя будет присвоено новой таблице и где она будет размещена.

3) запустить запрос на выполнение.

Сформулируем задачу следующим образом: необходимо в конце каждого месяца иметь итоговую сумму продаж по каждому изделию и сохранять эти данные в сводной таблице.

Для такой задачи нужно создать запрос на создание сводной таблицы с вычисляемыми полями, а затем преобразовать данный запрос в запрос-добавление в каждом новом месяце.

Поле	Месяц: month([Дата продажи])	Код товара	Сумма: [Заказы!][Усл]*[Заказы!][Цена]
Имя таблицы		Заказы	Заказы
Группировка	Группировка	Группировка	Sum
Вывод на экран			
Условия отбора	Month (Date())

Данный бланк запроса вычисляет итоговые суммы по каждому товару за текущий месяц.

• запрос на выборку следует первоначально преобразовать в запрос на создание таблицы и указать имя таблицы Сводная. Потом запустить данный запрос и сохранить его;

• в следующим месяце, прежде чем запросить данный запрос, его нужно преобразовать к запросу на добавление, в результате чего к таблице Сводная будут добавляться новые записи по текущему полю.