Важным моментом при конструировании числовых форматов является учет того, что пользовательские форматы могут состоять из четырех секций, разделенных знаком точки с запятой:

положительный формат; отрицательный формат; нулевой формат; формат текста

Первая секция определяет формат для положительных чисел в ячейке, вторая - для отрицательных чисел, третья - для нулевого значения числа, четвертая – для текста. Все секции заполняются последовательно друг за другом в одной строке. При отсутствии необходимости заполнения всех 4-х секций, формат в секции отсутствует, но ставится точка с запятой.

Примеры конструирования форматов

Пример 1.

В ячейках даны значения чисел. Требуется представить положительные числа синим цветом с указанием денежной единицы и фразы Поступило на счет; отрицательные – красным цветом с указанием денежной единицы и фразы Снято со счета; нулевые значения заменить фразой Счет пуст зеленого цвета, значения, не являющиеся числом и текст – анализировать как ошибку заполнения.

-35 000 45 600 0 900 -7 000 8478.58

Следует получить результат →

Снято со счета 35 000,00 грн Поступило на счет 45 600,00 грн Счет пуст Поступило на счет 900,00 грн Снято со счета 7 000,00 грн 8478.00 Ошибка заполнения

Рассуждаем и конструируем формат.

Активизируем первую ячейку (число -35 000). Выполним по ней щелчок правой кнопкой мыши и выберем Формат ячеек\вкладка Число\группа Числовые форматы\(все форматы)\щелчок в поле Тип. Слово Основной убрать.

Проанализируем возможные варианты ввода чисел в данную графу. Из примера видно, что в графе могут присутствовать положительные и отрицательные числа, нулевые значения и возможны ошибки ввода.

Поскольку первая секция представляет формат для положительных чисел, запишем в ней: [Синий]» Поступило на счет” # #0,00”грн”;

Поставим точку с запятой, что указывает на конец формата для положительных чисел. Далее запишем формат для отрицательных чисел:

[Красный] ”Снято со счета” # #0,00”грн”;

После точки с запятой приступим к вводу формата для нулевых значений:

[Зеленый] ”Счет пуст”;

Заполним четвертую секцию пользовательского формата. При вводе последнего числа 8478.57 допущена ошибка: в качестве разделителя целой и дробной части стоит точка. Настройки Windows XP предполагают использование запятой в качестве разделителя целой и дробной части. Поэтому число 8478.57 будет интерпретировано MS Excel как текст, и, следовательно, как ошибка. Формат четвертой секции:

@” Ошибка заполнения”

В итоге получим:

[Синий]» Поступило на счет”# #0,00”грн”;[Красный]”Снято со счета”# #0,00”грн”;[Зеленый]”Счет пуст”;@” Ошибка заполнения”

Если пользователю не требуется выводить никаких данных в третьей (нулевой секции), то ее формат можно опустить, оставив только точку с запятой. В этом случае формат в ячейке примет вид:

[Синий]» Поступило на счет”# #0,00”грн”; [Красный]» Снято со счета”# #0,00”грн”;;@” Ошибка заполнения”

В самом конце построенного формата точка с запятой не ставится.

Формат построен. Нажимаем OK. Копируем построенный формат во все остальные ячейки данной графы.

Пример 2.

В ячейках даны значения чисел. С учетом того, что информация в данных ячейках изменяется ежедневно, требуется представить миллионы в виде числа миллионов с надписью млн. грн; тысячи представить в виде числа тысяч с надписью тыс. грн, сотни и значения меньше – представить в виде числа с указанием денежной единицы грн. Полученный результат должен содержать два знака после запятой.

35 000 45 697 000 450 900 7 089 8 478 800

Следует получить результат:

35,00 тыс. грн 45,70 млн. грн 450,00 грн 900,00 грн 7,09 тыс. грн 8,48 млн. грн

Конструируем формат. Активизируем первую ячейку данного столбца чисел. Проанализируем содержимое ячеек. Форматирование следует начинать с чисел имеющих максимальную разрядность в столбце. В данном случае максимальная разрядность – миллион. Вспомним, что пробел в конце числового формата осуществляет сдвиг десятичной запятой на три разряда влево. Соответственно, два пробела в конце числового формата сдвигают десятичную запятую на шесть разрядов влево. Поэтому запишем:

[>999 999]# #0,00_ _” млн. грн”;[>999]# #0,00_” тыс. грн”;# #0,00” грн”

Пример 3.

Для контроля ошибок при вводе данных в ячейку отобразить числа:

• красным цветом, если они меньше или равны 500;

• синим цветом, если они больше или равны 1000;

• черным цветом все промежуточные значения.

[Красный] [<=500] 0,00;[Синий] [>=1000] 0,00; 0,00

Пример 4.

При вводе семизначного либо шестизначного числа в ячейку, эти числа должны идентифицироваться как телефонный номер. Например, введенное в ячейку число 7895458 должно быть представлено в виде 789-54-58, а число 348954 – в виде 34-89-54. Число 45678 не будет идентифицировано как телефонный номер, поскольку содержит менее шести цифр. В этом случае будет выдано сообщение «Ошибка ввода номера». Если число имеет более семи цифр, то оно может быть принято как телефонный номер (как мобильный или как номер с указанием кода города).

Формат:

[>999999]000-00-00; [>99999]00-00-00;”Ошибка ввода номера”

Форматирование чисел

Панель инструментов Форматирование содержит кнопки, помогающие быстро форматировать ячейки для отображения чисел. Это кнопки для денежного, процентного форматов, для разделения групп разрядов, для уменьшения или увеличения числа десятичных знаков после запятой (процентный формат, формат с разделителями, уменьшить разрядность, увеличить разрядность).

Чтобы форматировать ячейки с помощью команд меню, следует:

1. Выделить ячейку.

2. Выполнить Формат\Ячейки\Число и выбрать числовой формат из представленного списка форматов. При этом:

Выбранная категория	Отображаемые параметры	Описание
Числовой, Денежный, Финансовый, Процентный, Экспоненциальный	Число десятичных знаков	Устанавливает количество знаков после запятой
Числовой	Разделитель групп разрядов	Разделяет группы разрядов пробелами
Числовой, Денежный	Отрицательные числа	Позволяет выбрать из списка форму отображения отрицательных чисел
Денежный, Финансовый	Денежная единица	Позволяет вслед за числом отражать денежную единицу р.

Если активная ячейка содержит число, то его представление в выбранном формате можно видеть в поле Образец.

С целью скрытия чисел, формат в секции (положительной, отрицательной или нулевой) не указывается, но ставится точка с запятой. Скрытые числа присутствуют на рабочем листе и могут быть использованы в формулах. При выделении ячейки они отображаются в строке формул.

Форматирование даты и времени

Независимо от того, как вводятся дата и время, можно отображать их в любом из существующих в MS Excel форматов даты и времени. Например, необходимо для всего столбца таблицы дату, представленную как 09.08.04, отобразить в виде 9 августа 2004 года. Для этого:

1. В ячейку ввести 09.08.04.

2. Выделить ячейку.

3. Выполнить Формат\Ячейки\вкладка Число\Дата. Выбрать необходимый формат из списка Тип и нажать OK.

4. Скопировать формат на весь столбец.

В соответствии с выбранным типом и будет осуществляться отображение даты в ячейках.

Комбинация клавиш Ctrl+; вставляет в ячейку текущую дату.

Комбинация клавиш Ctrl+: вставляет в ячейку текущее время.

Автозаполнение

Чтобы выполнить автозаполнение ячеек столбца или строки, следует:

• ввести значение в первую ячейку столбца или строки;

• поместив указатель мыши в правый нижний угол заполненной ячейки, протащить введенное значение по соседним ячейкам.

Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (т.е. заполнить вниз), следует нажать клавиши CTRL+D. Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной слева (т.е. заполнить вправо), следует нажать клавиши CTRL+R.

Для выбора варианта заполнения выделенных ячеек, первая из которых заполнена, существует возможность Правка\Заполнить. Например, можно выбрать режим Влево, Вправо, Вниз, Вверх, Прогрессия.

Например, первая ячейка заполнена цифрой 45. Выделим ячейки для автозаполнения. Выполнив команду Правка\Заполнить\Прогрессия и выбрав Тип прогрессии Арифметический, шаг прогрессии 2, получим в выделенных ячейках значения:

45 47 49 51 53

Форматирование группы листов в рабочей книге

Форматирование группы листов в рабочей книге предполагает, что когда форматируется активная ячейка в группе, форматирование применяется к таким же ячейкам на других рабочих листах группы.

Чтобы сразу отформатировать группу листов в рабочей книге, следует сначала сгруппировать все объединяемые листы, выделив их ярлычки мышью при зажатой клавише Ctrl, а затем выполнить форматирование группы листов.

Чтобы снова разделить группу на отдельные листы нужно выполнить щелчок правой кнопкой мыши по любому из ярлычков группы и выполнить команду Разгруппировать листы.