27. Лекция 4. Защита листов и рабочих книг.

28. Работа с окнами

Защита листов и рабочих книг

MS Excel позволяет защитить ячейки, графические объекты, листы, окна и целые рабочие книги от неосторожных изменений, а также скрыть секретную или патентованную информацию, для чего можно скрыть формулы так, чтобы они не появлялись на экране в строке формул, и использовать пароль, чтобы информация оставалась недоступной для посторонних.

Процедура защиты рабочего листа и его содержимого включает две команды. Первая команда форматирует ячейки или объекты, с которых нужно снять защиту. Вторая команда включает защиту листа или всей рабочей книги.

Форматы по умолчанию для всех ячеек – защищаемые и показываемые. Следуя приведенным ниже инструкциям, можно отформатировать часть ячеек так, чтобы они оставались доступны для редактирования при включенной защите листа или рабочей книги. Защита листа или рабочей книги от редактирования, а также скрытие формул от просмотра, включается и выключается с помощью команды Сервис\Защита.

Порядок включения защиты (лаб. раб.4, пункт 7):

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек, которые должны быть доступны для редактирования при включенной защите.

2. Выполнить команду Формат\Ячейки\ вкладка Защита. Сбросить флажок Защищаемая ячейка. После включения защиты в этих ячейках можно будет производить изменения. Все остальные ячейки рабочего листа должны иметь включенной опцию Защищаемая ячейка. Нажать кнопку OK.

3. Выделить ячейку или диапазон ячеек, для которых следует скрыть формулы.

4. Выполнить команду Формат\Ячейки\ вкладка Защита. Установить флажок Скрыть формулы. Нажать кнопку OK.

5. Выбрать команду Сервис\Защита\Защитить лист или Сервис\Защита\Защитить книгу. В диалоговом окне ввести пароль. Пароль может содержать числа, пробелы, прописные и строчные буквы. Нажать кнопку OK.

После установки защиты большинство команд в меню будут недоступны.

Можно включить защиту, не используя пароль. Если пароль все-таки установлен, будет предложено ввести его вторично, чтобы удостовериться, что он установлен правильно. Обязательно следует запомнить и написание пароля и регистр, который был использован, т.к. в пароле заглавные и строчные буквы различаются.

Чтобы снять защиту листа или рабочей книги следует выполнить команду Сервис\Защита\Снять защиту листа или Снять защиту книги, а затем ввести пароль в точном соответствии с заданным.

Форматирование и скрытие столбцов

Чтобы изменить ширину одного или нескольких столбцов с помощью мыши, следует:

1. Выделить один или несколько столбцов.

2. Поместить указатель мыши на разделитель первого выделенного столбца, т.е. на вертикальную линию справа от его заголовка. Указатель примет вид двусторонней горизонтальной стрелки. Далее нужно перетаскивать указатель вправо или влево, пока пунктирная линия не окажется в нужном положении. Все выделенные столбцы станут такой же ширины.

Чтобы изменить ширину одного или нескольких столбцов с помощью команд, следует:

1. Выделить ячейку в каждом из столбцов, который нужно изменить

2. Выполнить Формат\Столбец\Ширина или Формат\Столбец\Автоподбор ширины.

В документах предназначенных для общего пользования иногда необходимо временно скрыть информацию, чтобы она не отображалась на экране или ее нельзя было напечатать.

Чтобы скрыть столбец, используя мышь, нужно:

1. Переместить указатель мыши на линию разделителя столбцов справа от заголовка столбца, который необходимо скрыть. Указатель примет вид двусторонней стрелки.

2. Перетаскивать разделитель столбца влево до тех пор, пока он не окажется левее соседнего разделителя.

Чтобы показать столбец, используя мышь, нужно:

1. Переместить указатель мыши так, чтобы его левый край касался разделителя столбцов справа от скрытого столбца. Указатель примет вид двусторонней стрелки с зазором в центре(<╫>).

2. Перетаскивать разделитель столбцов вправо до отображения заголовка столбца.

Чтобы скрыть один или несколько столбцов, можно также использовать команду Формат\Столбец\Скрыть, предварительно выделив нужный столбец. Чтобы показать скрытый столбец:

1. Выделить диапазон, включающий ячейки по обе стороны скрытого столбца.

2. Выполнить команду Формат\Столбец\Отобразить.

Форматирование и скрытие строк

Высота строки автоматически меняется, чтобы вместить самый высокий в строке шрифт.

Чтобы изменить ширину одной или нескольких строк с помощью команд, следует:

1. Выделить ячейку в каждой из строк, которую следует изменить

2. Выполнить Формат\Строка\Высота или Формат\Строка\Автоподбор Высоты.

Чтобы настроить высоту строки по самому высокому в ней символу, следует сделать двойной щелчок по линии разделителя под номером строки в области заголовков строк.

Процедура изменения высоты строки с помощью мыши похожа на процедуру изменения ширины столбца.

Строки с информацией можно скрыть, выделив их и выполнив команду Формат\Строка\Скрыть. Чтобы показать скрытые строки нужно выделить диапазон, включающий ячейки по обе стороны скрытых строк и выполнить команду Формат\Строка\Отобразить.

Можно также скрывать и отображать строки с помощью мыши, помещая указатель на нижнюю границу заголовка скрываемой строки и перетаскивая его вверх.

Одновременный просмотр нескольких областей документа

Разделение окна MS Excel на части позволяет видеть два либо четыре фрагмента текущего листа. Часть окна называется областью. Использование нескольких областей удобно при работе с большими листами и с базами данных. При вертикальном разделении окна на области лист прокручивается горизонтально в каждой области независимо. Прокрутка вверх и вниз осуществляется одновременно в обеих областях, т.е. вертикальная полоса прокрутки для них одна.

При горизонтальном разделении окна на области происходит наоборот: лист прокручивается вертикально в каждой области независимо и одновременно он прокручивается в горизонтальном направлении.

При необходимости прокручивать большой список или базу данных, можно разделить лист на четыре области и зафиксировать их. В этом случае при прокрутке листа в поле зрения остаются заголовки строк и столбцов.

Чтобы разделить окно листа на области нужно:

1. Активизировать окно.

2. Для вертикального разделения окна на области надо сделать щелчок по имени столбца, находящегося справа от будущей границы разделения. Для горизонтального разделения окна на области надо сделать щелчок по имени строки, находящейся ниже от будущей границы разделения. Чтобы получить сразу горизонтальное и вертикальное разделение окна на четыре области, которое позволить осуществлять прокрутку данных и слева направо, и сверху вниз (лаб. раб.4, пункт 10), следует выделить ячейку ниже и правее будущей границы разделения.

3. Выполнить команду Окно\Разделить. Появится подвижная граница областей, которую можно перетаскивать мышью.

4. Выполнить команду Окно\Закрепить области. Эта команда выполняет жесткое разделение окна на области. В результате выполнения этой команды появится граница в виде сплошной линии, которую нельзя смещать, ее можно только снять. Закрепленный участок не поддается прокрутке.

Чтобы отменить разбиение окна на области следует выполнить команду Окно\Снять разделение. При этом активной может быть любая ячейка.

Чтобы снять закрепление областей нужно выполнить команду Окно\Снять закрепление областей.

Отображение рабочих листов в отдельных окнах

Чтобы показать листы одной и той же рабочей книги в разных окнах, надо сделать книгу активной и выполнить команду Окно\Новое столько раз, сколько требуется одновременно видимых листов. Затем выполнить команду Окно\Расположить, выбрать порядок расположения окон и нажать кнопку OK.

Возможность одновременной работы с несколькими окнами существенно экономит время, когда нужно установить связи между листами, просматривать графики, проверять соответствие тех или иных данных.

При сохранении книги на диске сохраняются все открытые окна, их формы, размеры и позиции. Чтобы сохранить книгу только с одним открытым окном, следует убедиться, что остальные окна закрыты.

Чтобы скрыть лист в книге и защитить его данные от просмотра:

1. Перейти на скрываемый лист (если этот лист единственный видимый в книге, то его нельзя скрыть).

2. Выполнить команду Формат\Лист\Скрыть.

3. Выполнить Сервис\Защита\Защитить книгу. Установить флажок Окна и ввести пароль.

Чтобы показать скрытый лист:

1. Активизировать рабочую книгу.

2. Выполнить Сервис\Защита\Снять защиту книги. Вести пароль.

3. Выполнить Формат\Лист\Отобразить. Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать отображаемый лист и нажать OK.

Аналогичным образом можно скрыть окно и защитить его от просмотра:

1. Выполнить Сервис\Защита\Защитить книгу. Установить флажок Окна и ввести пароль.

2. Выполнить Окно\Скрыть. Ввести пароль.

Чтобы показать скрытое окно:

1. Выполнить Окно\Отобразить. Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать отображаемое окно и нажать OK.

2. Ввести пароль. Скрытое окно отобразится.