Тема 18. Текстовая содержательная часть документа

Понятие «текст» документа, его особенности при различных способах документирования. Особенности текстов документов учреждений дореволюционной России.

Порядок изложения текста документов. Критерии точности, краткости и ясности изложения текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Форма представления текста. Линейная и нелинейная формы представления текста.

Элементы текста. Заголовок как элемент текста служебного документа, его назначение и место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления.

Содержание простых и сложных документов. Рубрикация текста документа. Абзацное членение текста. Оформление абзацев. Внутренние заголовки и подзаголовки как форма рубрикации. Структура текста.

Тема 19. Унификация текста документа

Понятие об унификации и стандартизации. Объекты унификации и стандартизации. Методы унификации. Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Унификация структуры текста документа. Элементы формализации.

Унификация языковых средств. Формы унификации текста документа: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы. Сборники типовых и трафаретных текстов документов

Раздел 5. Классификация документов и систем документации

Тема 20. Принципы и методы классификации документов

Понятие «классификация» документов. Цели и объекты классификации. Основания классификации. Факторы, влияющие на выбор классификационной схемы.

Иерархический и фасетный методы классификации. Классификация документов с точки зрения знаковых средств закрепления информации; необходимости использования для восприятия информации специальных технических средств; материала носителя; способа распространения в обществе; регулярности выхода; состава основного текста; места в системе получения или переработки информации; целевого назначения.

Классификация управленческих документов по происхождению, по степени конфиденциальности, по срокам хранения, по видам и направлениям деятельности, по функциям управления и др.

Тема 21. Системы документации, классификация систем документации

Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации. Системы и подсистемы документации. Развитие систем документации. Системы документации государственных учреждений дореволюционной России.

Основные функциональные системы документации в Российской Федерации, их состав. Системы управленческой документации: система организационно-правовой документации; система плановой документации; система распорядительной документации; система отчетной документации; система договорной документации; система информационно-справочной и справочно-аналитической документации

Системы документации обеспечивающего типа: система документации по обеспечению персоналом; система документации по финансовому обеспечению; система документации по материально-техническому обеспечению: система документации по маркетингу; система документации по документационному и информационному обеспечению и др. Отраслевые системы документации, фиксирующие производственную деятельность предприятия.