Тема 20. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации (8 часов)

Цель занятия: изучение назначения информационно-справочных документов и особенностей оформления каждого вида документа.

После изучения данной темы студенты должны:

• иметь представление о типовых ситуациях, оформляемых унифицированными формами информационно-справочных документов;

• знать виды информационно-справочных документов, требования к оформлению каждого вида;

• уметь составлять все виды информационно-справочных документов и иметь навыки их оформления на компьютере.

Основное содержание занятия

20.1. Процедура подготовки, составление и оформление докладных и объяснительных записок, справок, актов, заявлений, представлений, списков, перечней и др.

20.2. Служебная переписка. Правила составления и оформления служебных писем.

20.3. Правила составления и оформления телеграмм, телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных сообщений.

20.4. Типичные ошибки при оформлении информационно-справочных документов.

20.5. Оформление документов коллегиальных органов. Протокол, его разновидности правила составления и оформления.

Формуляры и образцы информационно-справочных документов.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1. Уточните виды информационно-справочных документов, при каких управленческих ситуациях они создаются. В чем их отличие от распорядительных документов?

2. Выявите особенности каждого вида информационно-справочного документа (справки, акта, докладной записки, объяснительной записки и др.).

3. Какие реквизиты входят в состав формуляра протокола? Какова структура текста протокола?

4. Составьте и оформите варианты полного и краткого протокола совещания. Подготовьте выписку из протокола.

5. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма? Подготовьте формуляр служебного письма на бланках с продольным и угловым расположением реквизитов.

6. Укажите особенности составления и оформления служебных писем. Назовите разновидности служебных писем.

7. Составьте и оформите служебное письмо (письмо-извещение, письмо-просьбу, письмо-приглашение, письмо-отказ и др.) на основе предложенных преподавателем ситуаций.

8. Проанализируйте предложенную коллекцию документов (3-5 документов), определите реквизиты, укажите недостатки в их расположении и оформлении.

Литература

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. №418.

• Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

• Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

• Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

• Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

• Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2005. - 480 с.

• Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

• Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

• Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

• Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

• Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. - М.: МЦФЭР, 2004. - 256 с.