3.3. Методические рекомендации по самостоятельной работе и подготовке к экзамену

Самостоятельная работа - это особо организованный вид учебной деятельности, который предполагает изучение исторического наследия прошлого по данной дисциплине, исследований современных российских и зарубежных ученых, учебной и дополнительной литературы, обработку своих конспектов лекций.

Самостоятельная работа должна отвечать определенным требованиям:

• планомерное, разумное использование личного времени, хорошо продуманный и строго соблюдаемый режим труда;

• регулярность и последовательность изучения учебных материалов;

• сознательная активность.

Работа с научными и литературными источниками предполагает их библиографическое описание, которое удобнее всего делать на стандартных карточках. Карточки можно сортировать в любом удобном порядке, но предпочтительным является алфавитный порядок. На карточках указывают не только библиографические сведения об издании, но и отдельные страницы, которые могут использоваться для цитирования источника в контрольной и курсовой работах, а также для подготовки ответа к экзамену.

При изучении лекционного материала рекомендуется кратко, в виде тезисов или конспекта, записать содержание основных вопросов по теме. Особое внимание необходимо обратить на материалы для самостоятельного изучения, которые содержат вопросы и задания по ключевым проблемам, рассматриваемым в лекции. Выполнение этих заданий позволит студентам и в подготовке к экзамену.

Экзамен - конечная форма изучения предмета, механизм выявления и оценки результатов учебного процесса. Цель экзамена - проверить сложившуюся у студента систему знаний и оценить степень ее усвоения. Тем самым экзамен содействует решению главной задачи учебного процесса - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Экзамен как особая форма учебного процесса имеет свои особенности, которые студенту необходимо знать и учитывать в своей работе. Студент должен ясно представлять:

• что и как запоминать при подготовке к экзамену;

• по каким источникам и как готовиться;

• на чем сосредоточить основное внимание;

• каким образом в максимальной степени использовать программу курса;

• что и как записать, а что выучить дословно.

Подготовка к экзамену только по лекционному материалу недостаточна, необходимо использовать также иную учебную литературу и дополнительные источники.

Словарь основных терминов

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адекватность (определённость) документированной информации - соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа.

Адресат - гражданин или организация, которым адресовано почтовое отправление, почтовый перевод денежных средств, телеграфное или иное сообщение.

Архив (недопустимо: архивохранилище) - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бренность документированной информации - частичная или полная утрата информации, зафиксированной на материальном носителе вследствие подверженности его различным видам старения и разрушения.

Вид документа - принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Видеограмма (документа) - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

Виза (официального) документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

Гриф утверждения - реквизит, проставляемый на организационных и некоторых других документах и придающий им нормативный или правовой характер.

Дата (официального) документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Дескрипторы - ключевые, значимые слова или словосочетания, несущие смысловую нагрузку.

Диктофон – миниатюрный магнитофон, специально предназначенный для электромагнитной записи и воспроизведения речевой информации.

Дискретность документированной информации - возможность передачи, хранения и использования информации по частям.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документальная информация - информация, основанная на документах, подтвержденная документами.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документная информация - информация, содержащаяся в самом документе.

Дубликат – второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу, так как представляет собой повторно изготовленный оригинал документа, оформленный и подписанный в установленном порядке, но не заверенный.

Документоведение – наука о документе и документно-коммуникативной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок (официального) документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Иконографический документ - документ, содержащий преимущественно произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Калам - заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила и которой писали на папирусе, пергаменте.

Камедь - густой сок, выступающий у некоторых деревьев на поверхность коры при ее повреждении, употребляемый как клей.

Кипу (узелковое письмо) - способ записи словесной и числовой информации с помощью разноцветных шнуров различной длины, привязанных к палочке или толстой веревке.

Когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.

Кодекс - 1) систематизированный свод законов, относящихся к какой-либо области права; 2) совокупность правил поведения, привычек, убеждений и т.п.; 3) документ, состоящий из страниц, скрепленных между собой по одному краю.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Криптография - специальная система изменения обычного письма с целью сделать текст понятным лишь для тех лиц, которые знают эту систему, тайнопись.

Кумулятивная функция – способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Машиночитаемый документ - документ, использование которого требует специально предназначенных технических средств.

Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Микрокарта – документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью.

Микрофильм – микроформа на рулонной светочувствительной плёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда.

Микрофиша – микроформа на прозрачной форматной плёнке с последовательным расположением кадров в несколько рядов.

Микрофотокопия – копия документа в уменьшенном виде.

Мультипликативность документированной информации - возможность одновременного существования одной и той же информации на различных материальных носителях.

Наименование документа - обозначение вида документа.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Органайзер - электронная записная книжка, предназначенная для разного рода деловых и личных записей, заметок, писем.

Оригинал документа - 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отпуск - полная копия документа, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, наносимая в бланк документа при его заполнении.

Пиктографическое письмо - закрепление и передача какого-либо сообщения в целом посредством рисунков (пиктограмм); наиболее древний тип письма.

Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа - 1) первоначальная авторская рукопись произведения, документа в отличие от копии; 2) документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Предметное письмо - передача информации с помощью условных знаков, различных предметов, за которыми закреплено конкретное значение (зарубки на бирках или деревьях, узлы на шнурах, определенный цвет раковин и пр.).

Рассеяние документированной информации - способность информации к движению, т.е. передаче её во времени и пространстве.

Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Релевантность документированной информации - способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

Стенография - способ быстрой записи устной речи посредством особой системы знаков и сокращений слов и словосочетаний.

Стило (стиль) - узкая палочка из кости, меди, серебра длиной в 4-5 указательных пальцев с заострённым одним концом и сплюснутым – другим. Острым концом – писали, а плоским – стирали ошибки.

Тезаурус - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Текст (официального) документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текстовый документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Товарный знак и знак обслуживания - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.

Транскрайбер - диктофон, предназначенный не только для записи и прослушивания речи, но и для машинописного оформления аудиозаписей.

Транслируемость документированной информации - возможность размножения информации, передачи её с одного материального носителя на другой.

Удостоверение документа - заверение документа подписью, печатью, грифом утверждения.

Ультрамикрофиша – микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз (ёмкость ультрамикрофиши размером 75х125 мм составляет 936 страниц книжного формата).

Умноженные оригиналы - оригиналы, составляемые в нескольких идентичных экземплярах (контракты, договоры, соглашения).

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Факсимиле - 1) точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, подписи какого-либо лица; 2) клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, обычно руководителя.

Филигрань - проволочное изображение, укрепляемое на сетке для отлива бумажных листов с целью получения водяного знака.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец (документа) - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Эргономичность документированной информации - оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя.