1.5. Подготовка и оформление приказов

Приказ - внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Оформлению приказами подлежат:

- утверждение внутренних положений (об учетной политике, о проведении аттестации и т.п.);

- прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;

- поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий,

- другие вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости.

Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Проекты приказов должны составляться на основе всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, а также исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

При составлении проекта приказа необходимо:

- увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

- определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений.

Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее изданные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в какой части.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данному вопросу. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: "Пункт 2 приказа от_____________ N _________ изложить в следующей редакции___________" и далее приводится новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин невыполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим срыв выполнения ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от_______ N______".

Наличие приложений к приказу должно обязательно оговариваться в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется: "Приложение к Приказу".

При наличии нескольких приложений они нумеруются, но без знака N "Приложение 1 к приказу ____".

В приказах по основной деятельности не рекомендуется отражать вопросы по личному составу, т.к. сроки хранения этих документов различны. В приказах по созданию, реорганизации, ликвидации организации наряду с изложением задач нового подразделения допускается в указание о назначении его руководителя.

При реорганизации организации или ее структурного подразделения в приказе должны быть отражены все основные сведения о характере проводимых структурных изменениях, передаче основных фондов, помещений, документов, оборудования и т.п. Трудовые отношения с работниками реорганизуемых структурных подразделений оформляются приказами по личному составу.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке "Приказ" или на общем бланке с указанием вида документа. Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Заголовок приказа начинается с предлога "О", например: "Об утверждении... ", "О создании...", "Об объявлении...", "Об итогах..." и т.д.

Констатирующая часть раскрывает причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа или обосновывает необходимость его выпуска.

Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: "В соответствии с...", "Во исполнение...", "В целях...", "Для...".

Если приказ издается на основании или в развитие документов контролирующих органов, в констатирующей части указывают: наименование этих документов, дату, номер и, при необходимости, краткое изложение содержания документа в целом или его раздела.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, положений и т.д.).

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого табулятора.

Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручения каждый пункт должен включать: ответственного исполнителя; содержание задания; срок исполнения (дата).

Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты.

В тексте распорядительной части следует избегать неконкретных заданий.

Последним пунктом приказа должно быть определено структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом ("Контроль за исполнением приказа возложить на...").

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую экспертизу.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект приказа.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения - составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, юристом. Заместители руководителей структурных подразделений имеют право визировать приказы только при отсутствии руководителей, это право должно быть зафиксировано в положении об этом подразделении.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с главным бухгалтером.

Юрист в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.

Юрист имеет право вносить в проекты приказов редакционные поправки и замечания в пределах своей компетенции, а также обязывать исполнителей уточнять отдельные формулировки или проводить дополнительное согласование.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку его подписи и дату согласования. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта приказа может осуществляться с вышестоящими организациями; с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания приказа, или когда его содержание затрагивает их непосредственные интересы; с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области; с коллегиальными, профсоюзными органами и другими общественными организациями.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования.

Гриф согласования включает в себя слово "согласовано", наименование должности (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования:

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством или специально изданным по данному вопросу.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписываются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено в соответствующих документах (положении, приказе).

Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.

В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать приказ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном приказе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать только те подразделения и организации, которых он касается. Ответственность за определение тиража и правильность расчета рассылки несет исполнитель.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок из приказов производится канцелярией, где они формируются. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая отметка в списке на рассылку.