Ограничение на доступ к архивным документам

Законом установлено (ст. 25), что доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Использование архивных документов

Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ (ст. 26 Закона).

Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства РФ об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством РФ, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Ответственность за несоблюдение сроков хранения документов

За несоблюдение сроков хранения документов организации и индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности. Кроме того, за несоблюдение сроков хранения, установленных для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, может быть применена налоговая ответственность.

Несоблюдение сроков хранения документов приводит к их отсутствию. На основании статьи 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета с организации может быть взыскан штраф в размере 5000 рублей, а если документы относятся к нескольким налоговым периодам - 15000 рублей; 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 рублей, если отсутствие указанных документов повлекло за собой занижение налоговой базы.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения первичных учетных документов руководитель и главный бухгалтер организации могут быть привлечены по решению суда к административной ответственности - штрафу в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Руководитель организации и заведующий архивом по решению суда также могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб. за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу (ст. 13.20 КоАП РФ).

Проверку деятельности юридических и физических лиц по выполнению требований законодательства об архивном деле осуществляет Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). Должностные лица Росохранкультуры в случае обнаружения правонарушения, предусмотренного ст. 13.20 КоАП РФ, уполномочены составлять протоколы об административном правонарушении. Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено позднее 2 месяцев со дня обнаружения правонарушения и составления соответствующего акта.

Меры ответственности не могут быть применены, если утрата документов произошла вследствие каких-либо чрезвычайных обстоятельств, например стихийного бедствия, а также пожара, затопления, кражи и т.п. Однако для освобождения от ответственности должны быть документы от соответствующих органов, подтверждающие произошедшее. Так, факт пожара подтверждается справкой из территориального органа Государственной противопожарной службы МЧС России, факт кражи - справкой из отдела внутренних дел, факт затопления - справкой из обслуживающего ремонтно-строительного управления, а факт стихийного бедствия - справкой из территориального управления МЧС России.

Вместе с тем если чрезвычайное обстоятельство произошло по вине должностных лиц организации (например, в сгоревшем помещении, где хранились документы, не соблюдались правила противопожарной безопасности), то ответственности не избежать.

Положением "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 г. N 105 установлено (п. 6.8), что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. В состав комиссии, как правило, входят работники бухгалтерии и другие специалисты, например юрист, инженер по технике безопасности и т.д.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте необходимо подробно описать место происшествия, характер повреждений. Помимо этого к акту прилагается опись утраченных (поврежденных) документов.